探討辦公室秘書工作中的溝通方式

文/北京飛機維修工程有限公司 劉欣欣

溝通是人們?yōu)榱艘粋€既定目標，通過語言和情感的傳遞，最終完成協(xié)商的過程。良好的溝通有利于增強人與人之間的情感和信任度，可以更好更快地解決問題。合資企業(yè)的辦公室秘書承擔(dān)著該企業(yè)日常活動的安排和對外聯(lián)系，為了提高企業(yè)的辦事效率，恰到好處的溝通技巧是其必不可少的一項技能。本文針對合資企業(yè)的辦公室秘書所面對的不同溝通對象，分別提出了不同的溝通方式，希望能為合資企業(yè)辦公室秘書的日常溝通提供幫助和指導(dǎo)。

一、合資企業(yè)辦公室秘書與領(lǐng)導(dǎo)的溝通方式

（一）時刻認清自己的位置。合資企業(yè)的辦公室秘書要時刻切記自己是領(lǐng)導(dǎo)的輔助，要遵守各項規(guī)章制度，認真完成領(lǐng)導(dǎo)分配的任務(wù)。對于自己分內(nèi)的事情要盡職盡責(zé)，盡自己最大的努力做到最好。對于分外之事不可擅自做主，必須向自己的上級請示過后，得到領(lǐng)導(dǎo)的批準才可行事。

（二）時刻注意自己的態(tài)度，努力做到未雨綢繆。合資企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)往往日常工作繁忙，要想成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，秘書通常需要提前了解和安排領(lǐng)導(dǎo)的行程和工作。在與領(lǐng)導(dǎo)溝通時，秘書要有清楚的思路和頭腦，匯報內(nèi)容條理清晰、簡潔明了，這樣不但節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的寶貴時間，而且提高溝通效率。在工作中要尊重領(lǐng)導(dǎo)，遇到矛盾和不同意見時不可和領(lǐng)導(dǎo)頂撞，要理性對待問題。同時也不可唯命是從，而是要做到不卑不亢，積極與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商，幫助領(lǐng)導(dǎo)提出相應(yīng)對策。

（三）要善于觀察，對于不同性格的領(lǐng)導(dǎo)采用不同溝通方式。合資企業(yè)辦公室秘書在與領(lǐng)導(dǎo)相處過程中要善于觀察，了解自己領(lǐng)導(dǎo)的性格與處事方式，形成適合的溝通方式。在與性格冷靜的領(lǐng)導(dǎo)相處與溝通時，辦公室秘書要多聽領(lǐng)導(dǎo)的意見和建議，對待自己的工作認真仔細，努力做到萬無一失，一段時間后就會逐漸得到冷靜型領(lǐng)導(dǎo)的信任；在與有魄力的領(lǐng)導(dǎo)相處與溝通時，辦公室秘書可以大膽提出自己的想法和見解，必要的時候多多展現(xiàn)自己的才能，此種性格的領(lǐng)導(dǎo)多數(shù)更賞識性格開朗、善于自薦的工作者。但凡事都要把握一個“度”，過度展現(xiàn)可能會起到反作用。

雖然秘書接觸的領(lǐng)導(dǎo)性格十分多樣化，但只要秘書人員能夠按時完成任務(wù)，不斷思考與學(xué)習(xí)，以及應(yīng)用巧妙的溝通方式，都會得到領(lǐng)導(dǎo)的賞識與信任。

二、合資企業(yè)辦公室秘書與同事的溝通方式

（一）尊重他人，真誠相待。尊重是待人處事的前提，尊重他人也是尊重自己。辦公室秘書在與自己的同事相處過程中，一定要尊重他人的隱私，不在背后議論他人，并且不輕易聽信謠言。當(dāng)與同事在工作中出現(xiàn)分歧時，一定要善于傾聽他人的想法和觀點，切不可一意孤行。只有做到真誠待人，才會得到對方的信任，從而為自己營造積極的工作環(huán)境。

（二）誠實守信，寬以待人。誠信是人與人建立信任的基礎(chǔ)，在與同事的相處過程中，要樹立誠信的觀念，做到“言必信，行必果”。答應(yīng)別人的事情一定要按時做到，如果有特殊原因沒有完成，要誠懇地向?qū)Ψ浇忉尅．?dāng)與他人產(chǎn)生矛盾時，要懂得寬容，主動與他人化解矛盾，積極取得他人的理解。

（三）謙虛謹慎，注意團隊合作精神。在工作中如果遇到困難，要虛心地向自己的同事請教，不要覺得害羞或者不好意思；同時，當(dāng)自己的同事遇到難題向自己尋求幫助時，辦公室秘書也要給予對方力所能及的幫助。在日常工作中，作為辦公室秘書，要善于整合大家的意見和建議，相互配合，發(fā)揮各自的優(yōu)勢和特長，加強團隊精神，這樣才會使公司的業(yè)績蒸蒸日上。

三、合資企業(yè)辦公室秘書與客戶的溝通方式

辦公室作為合資企業(yè)的職能部門，其主要的工作就是接待客戶，而負責(zé)接待工作的主要是辦公室秘書。因此，掌握熟練恰當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞剑羌訌姽九c客戶之間信任度的重要方面。同時，辦公室秘書也是合資企業(yè)的形象代表，如果缺乏良好的溝通技巧，不但不會取得客戶的信任，而且會加劇矛盾，造成不必要的損失。在與客戶溝通的過程中，辦公室秘書要注意以下技巧：

（一）注意個人形象。好的外表會增加對方對自己的好感度，辦公室秘書作為公司的形象代表，要格外注意自己的個人形象。得體的打扮、禮貌的用語、規(guī)范的禮儀都是辦公室秘書的必要條件。無論客戶是何種身份，辦公室秘書都要微笑相待，給客戶留下好印象。

（二）耐心傾聽，積極協(xié)調(diào)。辦公室秘書在與客戶溝通交流時，需要關(guān)照對方的情緒，做到耐心傾聽。特別是當(dāng)對方帶有負面情緒時，秘書要做耐心的聽眾，了解客戶的需求，并分析問題所在，找到能夠幫助客戶解決難題的方法。如果暫時無法解決問題，應(yīng)該靈活運用溝通方式與技巧，穩(wěn)定客戶的情緒，進而慢慢商談解決辦法。對于蠻橫、不講道理的客戶，辦公室秘書要隨機應(yīng)變，使用緩兵之計，委婉地勸說對方，切忌激化矛盾。

四、結(jié)語

綜上所述，合資企業(yè)辦公室秘書的工作紛繁復(fù)雜，要想在復(fù)雜的工作中做到得心應(yīng)手，恰當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞绞潜夭豢缮俚囊豁椉寄堋Ｓ行У臏贤ǚ绞讲粌H會營造輕松愉悅的工作環(huán)境，而且會促進各項工作的順利展開，即使在公司面臨難題時也會變得迎刃而解。因此，公司秘書要時刻牢記溝通原則，熟練掌握溝通方式，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)積極做好工作。