提升企業秘書信息工作能力 輔助領導科學決策

文/金陵科技學院 周克勤

決策可以分為經驗決策與科學決策。科學決策是決策者為了達成特定目標，以獲取的客觀信息為基礎，借助一定的理論、方法、工具等，對實現目標的諸因素進行分析、計算和判斷，從而謀劃和優選出合理方案的過程。企業任何一項決策，都離不開具體的信息。領導決策往往關系到企業發展全局的大事。企業領導要使決策符合市場和社會的變化，必須根據各方面的信息進行科學決策。現代社會信息量巨大，瞬息萬變。領導信息掌握得多、快、準，才能贏得決策工作的主動權。這就需要秘書密切關注企業內外相關情況，盡可能全面、準確、及時地收集和處理領導決策所需信息。因此，企業秘書不但需要強烈的信息意識，而且需要不斷提升各種信息工作能力，輔助領導進行科學決策。

一、廣泛收集決策信息的能力

決策信息是決策活動的前提和基礎。決策信息涵蓋的范圍很廣，除了決策對象自身因素外，還包括影響決策活動的各種社會因素、自然因素。企業秘書應通過文件、期刊、報紙、網絡、人脈等渠道收集領導需要的決策信息，應充分關注兩類信息：

（一）企業外部信息。1.國家新頒布的與企業相關的法律法規信息，如《中小企業促進法》《反不正當競爭法》《環境保護稅法》等。2.中央和地方政府頒發的政策信息，如產業政策、金融政策、稅收政策等。3.上級行業主管部門的決定、意見、通知等指導性信息。4.國內外的經濟科技信息，如國家經濟發展戰略、本地區經濟發展規劃，行業最新科研成果和技術工藝。

（二）本企業內部信息。包括基本信息、員工信息、生產信息、科技研發信息等。企業秘書要了解領導正在或將要決策的目標，使自己的信息工作具有針對性和實用性。秘書不能以自我為中心，而要站在領導的角度，對信息進行“換位思考”，考慮領導的需求，廣泛收集有利于領導決策的信息。企業秘書要在工作實踐中培養對信息的敏感度和判斷力，收集有用信息和關鍵信息。

二、及時獲取高質量決策信息的能力

現代社會信息更新非常快速。這就要求秘書增強信息工作的時間觀念，時刻關注和獲取決策對象所處內外環境的動態信息，如國家頒發的新政策、國際上的高新技術、原材料價格變化等信息。信息的質量決定著決策的質量。高質量的決策信息主要體現在可靠性、完整性兩方面。

（一）可靠性。信息的可靠性是其指真實性和準確性。只有可靠的信息才能使決策建立在科學的基礎上。倘若信息失真，就會導致決策失誤，造成嚴重后果。秘書為決策者收集到的原始信息和加工后的信息均須真實準確。因此，秘書在決策信息的收集、加工上，應高度負責，實事求是，保證信息質量可靠。企業秘書要提高信息識別能力，善于辨別、校驗、分析和判斷信息的真偽。秘書要多方面確認信息的可信度。一般地說，直接從原始信息源獲取的信息可信度高，而從間接渠道獲取的信息，轉換次數越少則可信度越高，轉換次數越多則可信度越低；從自然事物中獲取的信息一般較為可靠，如某地的山川、礦產之類信息；而社會信息具有不確定性，如“某單位員工的能力高”之類信息。秘書尤其要注意的是網絡、自媒體的信息門檻限制較低，只要是合法的內容就可以發布，但合法不等同于可靠，應認真加以辨別、核實。

（二）完整性。決策信息的完整性，要求秘書兼顧正反兩面信息，不可偏廢，以便領導科學決策。企業領導在決策過程中既需要正常情況、成績、經驗等正面信息，又需要非正常情況、不足、教訓等反面信息，才能客觀把握事物的全貌和發展變化。秘書倘若報喜不報憂，就會使領導過高地估計積極因素，作出盲目、冒險的決策；報憂不報喜則會使領導猶豫于消極因素，貽誤良機，作出被動、保守的決策。現代社會的復雜性、多變性，要求秘書多源頭、多渠道地收集盡可能完整的信息。有時候一項決策失敗，原因竟然是當初決策時未考慮到某方面信息，而這些信息其實并不難獲得。因此企業秘書在輔助領導作決策時，必須考慮信息的完整性，明確需要哪些方面的信息，不可遺漏。

三、創造性整合決策信息的能力

決策的關鍵是信息的創造性整合。從信息的角度，我們可以將決策理解為組織或個人在特定目標指引下，經過對相關信息進行加工整合而創造性地提出解決問題的方案并作出最終決定的思維過程。企業秘書要能在眾多冗余信息干擾下區分出有用信息，并輔助領導整合成有創造性的決策方案。秘書要根據實際，從大量信息中找到對企業決策有啟發和有價值的信息，對決策信息先進行思考和分析，再提供給領導。秘書在工作過程中，應善于觀察，勤于研究，發散思維，挖掘出帶有全局性、前瞻性的信息。秘書應把繁雜的信息進行分類，以降低信息的復雜度，再依據類別對信息進行歸納及研究，從而得出信息中所隱含的新創意、新機遇。企業秘書在信息創新過程中不但要超越傳統信息觀念的固定模式，而且還要超越自我習慣的定式思維。秘書應時常運用逆向思維思考，發現問題關鍵，提出一己之見，拓寬領導決策的視野和思路。企業秘書提供信息只是基礎型的輔助決策，而提出建議則是深化型的輔助決策。高級秘書還應利用有效信息構思和提出可行性的初步方案，供領導參考和選擇。

四、反饋信息調整決策的能力

科學決策的過程是不斷修改、調整的過程。企業的決策在其執行過程中，由于現實情況變化等原因，會出現一定程度的偏差。秘書應在決策實施過程中，及時了解來自各方面的反映，不斷收集和反饋信息，分析原因，從而輔助領導不斷修正和完善決策方案。

企業秘書要明白領導決策意圖，熟悉決策內容和預期成效，了解實施步驟和環節，及時將決策效果反饋給領導。秘書要時時監測事物的發展變化，進行全面和迅速的信息反饋。當發現決策實施效果不符預期時，秘書就要對原有信息進行再分析、再研究，并且要收集新信息，輔助領導對決策方案及其實施進行調整，避免造成重大損失。比如，企業領導決定推出新產品時，會進行短期試銷，獲取購買新產品用戶的反饋信息。這些反饋信息包括客戶對新產品的質量、價格、款式等方面的意見和建議。秘書應將這些信息反饋給領導，作出相應調整，采取措施解決問題，從而推進決策的成功。

五、熟練運用信息設備和技術的能力

信息化時代的特征是信息量巨大，處理的復雜性增加。信息技術的不斷發展對秘書提出了更高的要求。企業秘書應該緊跟時代發展，認真學習和熟練掌握各種先進的信息設備和技術，增強對信息收集、處理和利用的能力，輔助領導科學決策。

現代社會要求企業秘書能夠借助信息設備和技術對文字、圖像、聲音、數字等傳達的信息進行篩選、處理和運用，高效地輔助領導科學決策。企業秘書提升運用信息設備和技術的能力：首先，要全面學習計算機、多媒體技術、信息和網絡知識。其次，要積極主動提高計算機操作能力、辦公自動化設備運用等能力，能夠以計算機和網絡為載體，有效地進行信息資源的利用。再次，要能熟練地操作各種信息系統，包括部門管理信息系統、生產管理信息系統、科技管理信息系統、銷售信息系統等，從而能夠快速、準確地檢索和使用信息。最后，要掌握以搜索引擎、微博、微信、QQ為代表的各類新媒體的運作技能，收集和處理各類信息。

六、結語

總之，企業領導作出科學決策時，需要秘書進行輔助決策。企業秘書應高度重視信息工作，熟練運用信息設備和技術，全面提升信息工作能力。企業秘書的決策信息提供，貫穿了決策的全過程。企業領導決策前，秘書要提供廣泛和有用的信息；決策策劃時要及時提供高質量和創造性的信息；決策運行時，要積極反饋變化和協調的信息。