財務會計檔案信息化管理建設探討

文/右江民族醫學院附屬醫院 黃海清

信息技術近年來快速發展，并深入應用在醫院財務檔案管理中，對提升醫院管理水平，促進醫院各項管理工作順利開展具有重要作用。但是目前我國各大醫院財務會計檔案管理在實現信息化建設中，還存在諸多不足，難以充分發揮信息技術在財務會計檔案管理中的優勢和價值。基于此，有必要深入探究財務會計檔案信息化管理建設的意義，及時采取有效策略推進管理建設，逐步提升醫院財務會計檔案信息化管理水平。

一、財務會計檔案信息化管理建設的意義

在信息技術高速發展過程中，越來越多的領域開始深入應用信息技術，并在發揮信息技術優勢的基礎上，促進領域發展。醫院在不斷改革與發展中，也積極利用信息技術，建設信息化檔案管理體系，而目前醫院檔案信息化程度直接影響著醫院整體網絡化進程。所以，醫院財務會計人員需要積極推進檔案信息化建設，集中收集并整理各種分散信息，利用大數據技術等對重要、有價值信息實現精準、高效的提取，為醫院發展提供支持服務。雖然醫院在建設信息化檔案管理體系過程中，需要耗費大量人力、財力和物力，但是該信息化系統可以長期應用，對提高財務會計檔案管理效率，提升檔案信息利用率具有重要價值。在醫院檔案管理當中，財務會計檔案屬于關鍵組成部分，在醫院評估當中屬于關鍵依據。相比其他檔案，財務會計信息檔案利用價值更高，它主要是對醫院各方面財務工作的動態記錄，對指導醫院日常工作、重大決策制定等都要重要價值。因此，醫院加強會計檔案信息化管理，對提升醫院管理水平，促進醫院健康發展與改革都具有重要意義，需要加快建設。

二、財務會計檔案信息化管理建設策略

（一）樹立正確的建設理念。醫院對財務會計檔案進行信息化建設，能夠促進醫院整體運作效率更高，在高效處理檔案信息基礎上，促進醫院后續檔案管理工作可以更加順利、有序地開展。醫院各科室工作人員，都要充分認識財務會計檔案信息化建設的重要意義，樹立正確的建設觀念，在日常工作中全力支持相關建設工作。醫院管理層需要對財務會計檔案開展信息化建設工作給予充分支持，認識到只有積極利用大數據、云計算等現代化信息技術，才能提升財務會計檔案管理水平，同步促進醫院整體管理水平的提升。在此基礎上，要增加資金投入，加快體系建設，做好人員配備和培訓，逐步提升醫院檔案現代化管理水平。

（二）加強基礎性軟件與硬件設施建設。醫院以往都是以照片、紙質形式保存財務會計檔案，但是在這些資料文件保存期間，需要加強溫控管理，避免發生火災，需要為檔案存儲營造良好環境。但是醫院財務會計檔案持續增多，檔案資料數量越來越大，缺乏充足的檔案保存空間，并且一些檔案資料在長期保存中字體會逐漸消失或者變淺，不利于后續利用，難以長期保存。因此，醫院在對財務會計檔案實現信息化管理建設過程中，首先要為檔案保存建立堅實的物質基礎，充分購進硬件設備，比如計算機、存儲設備、輸入系統以及圖像采集系統等。同時，為了更加安全、有效地保存檔案資料，還要購入一些溫控設備、濕度控制設備以及防火、防盜設備等，像除濕機、空調等。除了硬件設施，還要加強建設軟件設施，引進完善的文件檢索、文件錄入以及文件管理系統等，并配備安全系統，以免軟件系統受到網絡入侵。

（三）加快實現檔案數字化管理。醫院要基于自身實際情況，結合檔案數字化工作，制定完善的規范制度，促使檔案管理有效提升數字化速度。當前所有財務檔案基本上都要通過數字化形式進行存儲，而以往紙質化、圖片化檔案信息，也要加快轉錄為電子文檔形式，保證所有檔案全面實現數字化管理，促進檔案信息化建設。在檔案信息化建設中，可以積極通過網絡技術，掃描財務報告、會計憑證以及會計賬簿等，將其轉為電子文檔，并將電子檔案傳輸到信息化檔案管理系統當中，以提升會計信息檔案實際管理效率。

（四）科學地建立信息檢索體系。通過管理軟件進行檔案信息的收集與轉化之后，還要借助現代化信息技術，建立科學檢索系統，為檔案管理與使用人員，提供多樣化的檢索方式，并確保檢索工具的全覆蓋和準確度。在對互聯網檢索技術實現充分利用基礎上，各個科室以及檔案管理部門，可以更加高效、順暢地通過互聯網管理和調用財務會計檔案，有效實現檔案資源共享，發揮財務檔案最大作用。

（五）對檔案管理人員做好信息化培訓工作。醫院財務會計檔案在實際管理過程中，相關工作人員不僅要扎實地掌握檔案管理專業化知識，還要掌握一定財務管理相關理論。同時，為了高效推進財務檔案信息化建設，還要求相關管理人員對多種數字化設備實現熟練操作，對多種現代化技術能夠靈活運用，以更快適應信息化檔案管理工作，提升檔案管理成效。醫院在日常管理中，需要著重對檔案信息建設相關人員加強培訓，并對此類崗位人員提高招聘門檻，對檔案管理工作者做好業務培訓工作，制定系統化培訓制度，不斷更新自身管理知識和信息操作能力，引進現代化檔案管理理念，提升檔案信息管理水平。在檔案管理工作者逐步提升職業素質和專業技能基礎上，要配合開展研討會、座談會等活動，促使檔案管理工作者及時學習優秀的工作經驗和先進技術，逐步提升自身信息化水平，促進財務會計檔案信息化管理質量有效提升。

（六）建立完善的檔案信息化管理制度。醫院在對財務會計檔案實現信息化管理的過程中，一個關鍵內容就是要保證管理系統具備充足的安全性，確保檔案資料充分安全的基礎上，才能更高效地利用檔案資源，為醫院其它管理工作提供服務支持。比如針對財務會計檔案數據庫，要制定完善的監控制度；針對重要數據，要制定嚴格的備份制度；對于財務檔案管理，要制定相應保密制度；對于檔案資源的錄入，要制定有關存入制度；對于財務檔案相關管理人員，要制定并落實崗位責任制等。為了充分發揮信息化管理體系在財務會計檔案管理當中的重要作用，財務管理人員需要從多個方面入手，構建系統化檔案信息化建設以及管理制度，配備完善的獎懲機制，推行責任終身制，促進財務會計檔案信息化管理建設。在相關制度建設基礎上，要進一步推進信息化檔案管理體系建設，保障財務檔案管理的完整性和安全性，進一步推進信息化管理系統建設。在信息化檔案體系建設過程中，需要深入探究多方面問題，包括存儲條件標準、檔案分類標準等。通過信息化檔案體系建設，可以促使檔案管理工作有序、高效地開展。

（七）對動態數據信息加強整理和挖掘。醫院財務會計檔案實現信息化建設期間，需要合理優化資源配置，并對動態數據信息實現動態管理和深入挖掘。財務檔案管理中，財務檔案室屬于數據采集源，在數字化信息數據存儲、查詢、傳遞、檢索以及管理中，屬于重要基地。因此，需要合理建立數據庫，及時錄入并管理數據信息，對隱藏信息進行深度挖掘，充分提升數據庫資源的完備性。

三、結束語

財務會計檔案信息化管理建設，能夠有效提升檔案管理效率，提升檔案信息利用率，充分發揮檔案資源價值和作用，促進醫院整體管理水平的提升。為了有效促進醫院健康可持續發展，需要醫院積極采取有效措施，推進信息化財務檔案管理建設，對現代化信息技術實現高效、合理的利用，并在管理體系建設中，提高財務檔案管理質量和效率。