檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問題與對策分析

文/陜西省一三九煤田地質(zhì)水文地質(zhì)有限公司 趙磊

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展過程中各項活動的記錄。它們代表了企業(yè)的發(fā)展過程，反映了企業(yè)發(fā)展過程中的各種決策。檔案對企業(yè)的后續(xù)發(fā)展具有維護經(jīng)濟利益、指導(dǎo)企業(yè)決策的重要意義。隨著信息時代的到來，企業(yè)檔案管理的重要性日益突出。在企業(yè)發(fā)展過程中，不僅要重視企業(yè)檔案的整理與保存，而且要重視企業(yè)檔案的開發(fā)與利用。通過對以往檔案信息的分析，可以為企業(yè)的決策提供依據(jù)，促進企業(yè)的發(fā)展。

一、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案信息化建設(shè)主要從上世紀80年代開始，從點到面逐步發(fā)展。當(dāng)時部分條件較好的單位引進先進的計算機管理設(shè)備，將企業(yè)的檔案信息管理存儲到計算機當(dāng)中，實現(xiàn)了檔案信息的集中化，達到快速檢索的目的，有效提高了檔案管理工作的效率。上世紀90年代，我國政府為進一步推進檔案信息化管理的建設(shè)，將其列為“十二五”企業(yè)建設(shè)的匯總重點項目，其中主要涵蓋兩項建設(shè)任務(wù)：一是企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作任務(wù)；二企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)。其中企業(yè)檔案信息化管理工作主要是指加強電子文件的管理，加快數(shù)字檔案館的建設(shè)。隨著政策的引導(dǎo)，我國各大國有企業(yè)以及事業(yè)單位都積極對自身的檔案管理工作進行創(chuàng)新與改革。進入新世紀之后，計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展更加快速，國有企業(yè)與事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的重心不僅是管理信息與計算機，更需要真正實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的一體化管理，在提高管理水平的基礎(chǔ)上，運用信息數(shù)據(jù)幫助企業(yè)爭取競爭優(yōu)勢。

二、檔案信息化建設(shè)的問題

（一）缺乏設(shè)計，資源浪費較為嚴重。許多國企單位與事業(yè)單位雖然積極構(gòu)建信息化的檔案管理系統(tǒng)，但是在實際的管理過程中，多是各個部門各自為政，導(dǎo)致信息化管理系統(tǒng)不具備兼容性，需要資源重復(fù)收集，或是部門之間的信息資源不一致，造成嚴重的資源浪費。

（二）忽視保密與權(quán)限的重要性。檔案信息化建設(shè)必將依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機技術(shù)，將紙質(zhì)檔案信息上傳到區(qū)域網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，在客觀上為不法分子提供了信息數(shù)據(jù)盜取的可能性，而大多數(shù)國有企業(yè)與事業(yè)單位忽視保密與權(quán)限的設(shè)置，導(dǎo)致檔案信息的安全受到威脅，容易造成檔案資源非法訪問，從而給企業(yè)帶來巨大的損失。

（三）對檔案數(shù)據(jù)缺乏深度挖掘。檔案信息不僅是企業(yè)過往決策的記錄，也是企業(yè)未來發(fā)展的重要依據(jù)。在以往的檔案信息化建設(shè)過程中，許多企業(yè)僅僅對信息化進行建設(shè)，忽視了對檔案數(shù)據(jù)的深度挖掘，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)沒有得到合理的運用，沒有發(fā)揮檔案信息對于企業(yè)決策的輔助作用。

三、檔案信息化建設(shè)的對策

（一）提高檔案管理人員自身的素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)將直接決定檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量與效率。以往各大國有企業(yè)的檔案信息化建設(shè)過程中，需要的人員并沒有專業(yè)的計算機知識，對于檔案信息化的建設(shè)也是一知半解，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量不高。企業(yè)必須重視管理人員素質(zhì)的提高，積極開展培訓(xùn)工作，提高管理人員的計算機專業(yè)知識，提高企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的質(zhì)量。

（二）加深對檔案數(shù)據(jù)的挖掘程度。通過對檔案數(shù)據(jù)的分析，可以清晰發(fā)現(xiàn)以往企業(yè)決策執(zhí)行的效果，及時將目前的檔案管理數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，通過對檔案數(shù)據(jù)的分析，為企業(yè)未來戰(zhàn)略目標(biāo)的制定提供依據(jù)，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)的統(tǒng)計作用。并且重視企業(yè)信息的安全性，加大對檔案管理權(quán)限的控制，對重要的信息進行加密處理，保障企業(yè)檔案信息的安全。

（三）重視頂層設(shè)計。頂層設(shè)計即是在檔案信息化建設(shè)的過程中，需要建立專門檔案信息管理部門，實現(xiàn)各個部門信息的協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)部門之間各自為政的情況。將信息的收集與管理全權(quán)交由該部門負責(zé)，實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理的目的。在涉及各部門專屬信息的管理時，則交由相關(guān)部門負責(zé)，以保證檔案管理的安全性。

（四）建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理共享模式。隨著信息時代的到來，企業(yè)檔案管理的工作量越來越大，給檔案的開發(fā)利用帶來了困難。為了提高檔案開發(fā)的效率，必須將現(xiàn)代管理技術(shù)融入企業(yè)檔案的開發(fā)利用之中。建立信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺是將現(xiàn)代管理技術(shù)融入檔案信息化建設(shè)的重要手段。建立共享平臺，使企業(yè)充分利用檔案信息，提高檔案管理信息化建設(shè)的效率。在實際工作過程中，企業(yè)檔案管理人員可以通過共享平臺獲取最新的管理信息，及時對企業(yè)檔案進行分類整理。企業(yè)各部門也可以利用共享平臺快速查詢所需信息，提高企業(yè)檔案的利用率。

四、結(jié)束語

企業(yè)檔案的信息化建設(shè)是將從傳統(tǒng)的企業(yè)管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理方式的重要手段。在企業(yè)檔案的開發(fā)與利用過程中，企業(yè)要利用先進的技術(shù)手段。如：計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，提高檔案管理的現(xiàn)代化。在對企業(yè)檔案進行開發(fā)與利用的過程中，要根據(jù)市場發(fā)展的要求為企業(yè)的決策提供科學(xué)依據(jù)，保障企業(yè)的核心競爭能力，為企業(yè)的市場競爭提供優(yōu)勢。