大數(shù)據(jù)時代加強合同檔案信息化管理的有效措施

文/上海市堤防（泵閘）設施管理處 徐燕

在事業(yè)單位管理中，合同成為其經(jīng)濟活動的重要憑證，為事業(yè)單位經(jīng)濟活動提供了重要保障，作為經(jīng)濟活動中各方權利和義務關系的重要憑證，是事業(yè)單位商業(yè)經(jīng)濟信息記錄的直接載體，直接決定著合同檔案管理水平，對提升事業(yè)單位經(jīng)濟活動水平有著積極的促進作用。在大數(shù)據(jù)時代，加強合同檔案管理應樹立正確的信息化意識，在分析加強合同檔案信息化管理重要作用的基礎上，將大數(shù)據(jù)技術應用到合同檔案管理中，改變傳統(tǒng)的合同檔案管理模式，全面促進合同檔案管理規(guī)范化、標準化，以便更好地服務于事業(yè)單位經(jīng)濟管理活動。

一、加強合同檔案信息管理的重要作用

（一）創(chuàng)新合同檔案管理模式。傳統(tǒng)的合同檔案管理往往圍繞合同的類型、作用范圍對檔案類型進行劃分，這種傳統(tǒng)的答案劃分方法使合同檔案呈現(xiàn)分散性特征，各種合同檔案信息資源難以有效集中，由于一些事業(yè)單位缺乏合同檔案集中管理意識，并沒有成立單獨的業(yè)務部門針對合同檔案實施統(tǒng)一管理，難以提高合同檔案管理效率。以筆者所在事業(yè)單位為例，主要工作是負責一些水利檔案及相關資料審核工作，采用傳統(tǒng)檔案管理方法，效率較低。伴隨著信息技術的發(fā)展，很多企業(yè)部門將信息技術應用到合同檔案管理中，借助信息管理系統(tǒng)對合同檔案實施統(tǒng)一管理，以信息技術為主要手段實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的有效對接及系統(tǒng)集成，以合同檔案管理集成化系統(tǒng)對各種合同檔案信息資源實現(xiàn)統(tǒng)一分類，針對合同檔案的不同類型將其存儲到相應數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)電子合同與紙質合同的集成化應用，使傳統(tǒng)檔案信息化管理模式得到有效創(chuàng)新。

（二）保證合同檔案內(nèi)容完整可靠。依靠信息技術創(chuàng)新傳統(tǒng)合同檔案管理模式提高了合同檔案管理的有效性，并使合同檔案得到更廣泛的應用，合同檔案管理系統(tǒng)也實現(xiàn)了高度集成。規(guī)避了人工管理中無法有效分析合同檔案類型，將合同責任人的資信證明材料與合同簽署有關材料歸檔環(huán)節(jié)忽略掉，影響合同檔案內(nèi)容完整性的風險。對合同檔案實現(xiàn)信息化管理，借助檔案信息管理系統(tǒng)對合同經(jīng)辦人職責清晰界定，通過相關的資信證明及合同簽署有關材料的功能模塊設置，能及時報送合同責任人有關信息材料。在合同簽署后，借助可視化系統(tǒng)上傳電子印章，進一步對數(shù)字合同數(shù)據(jù)進行完善，確保合同檔案管理系統(tǒng)電子合同數(shù)據(jù)內(nèi)容完整。在保證合同數(shù)據(jù)完整基礎上對紙質文本合同及時歸檔，將相關電子合同數(shù)據(jù)存儲到相應數(shù)據(jù)庫中，紙質文本合同存儲到檔案保管室，以保障合同檔案內(nèi)容的完整性。

（三）推進紙質合同檔案及時歸檔。將信息技術全面應用到紙質合同檔案管理中后，建立相關的數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)針對數(shù)字合同信息進行有效的采集分析，尤其設置相關傳感器對檔案系統(tǒng)的入庫信息及時采集分析，要對系統(tǒng)采集信息數(shù)據(jù)及時追蹤處理。將合同檔案信息通過數(shù)字信息系統(tǒng)及時與事業(yè)單位管理系統(tǒng)對接，使紙質合同文件能及時歸檔并及時促進報賬。檔案管理人員對紙質合同進行歸檔后，激活合同報賬流程，并通過經(jīng)辦人發(fā)起合同報賬，確保紙質合同檔案能及時歸檔，防止信息泄露。

二、大數(shù)據(jù)時代合同檔案信息化管理模式構建

（一）全面推動大數(shù)據(jù)合同檔案信息資源建設。大數(shù)據(jù)技術應用到合同檔案信息資源管理中要注重以紙質文獻為主的資源利用主體建設，包括檔案記錄、檔案信息采集及特色檔案資源建設等。檔案資源建設面向不同的服務人群提供資源支持，在自身職能發(fā)揮過程中要發(fā)揮出特色檔案資源的優(yōu)勢，使特色檔案資源符合人們的使用需求。考慮到檔案管理部門有限的人力物力，以合同檔案信息資源為核心的檔案管理模式建設，首先要滿足檔案信息查詢需求；其次要滿足檔案文獻查詢需要，對于不同部門的檔案信息查詢需求可協(xié)同其他信息服務機構和政府部門為相應的部門使用檔案資源提供保障，面向檔案信息使用者提供開放獲取服務，與社會其他領域的檔案信息化服務相區(qū)分，滿足不同需求用戶的資源獲取需求。

（二）大數(shù)據(jù)合同檔案信息數(shù)據(jù)庫建設。大數(shù)據(jù)檔案管理模式逐漸以信息使用者的開放獲取資源服務為核心，檔案管理部門作為檔案資源體系的重要支撐部分，在面向不同部門提供相關檔案信息查詢服務的基礎上，著重于檔案資料存儲數(shù)據(jù)庫建設，以相關的存儲數(shù)據(jù)庫面向用戶提供優(yōu)質的檔案資源服務，為了滿足不同用戶的檔案資源使用需求，在整合大部分開放性數(shù)據(jù)資源的基礎上建設檔案數(shù)據(jù)庫，針對不同方面的檔案資源提供長期保存服務，與社會科學網(wǎng)絡對接，既發(fā)揮檔案資源的時效性價值，也著力擴展相關的檔案資源服務，使檔案更能滿足用戶的個性化需求。

（三）檔案資源進行大數(shù)據(jù)采集、加工、存儲。對分散的檔案數(shù)據(jù)資源采集、加工是檔案管理的重要組成部分，主要是針對大量資源的集成與應用開展服務活動。大數(shù)據(jù)管理模式的構建更應側重對各個層面分散的檔案資源采集、加工、存儲，尤其是針對大量開放的合同檔案資源進行采集，并從海量的檔案資源數(shù)據(jù)中提取出高價值的信息，使用大數(shù)據(jù)算法對檔案數(shù)據(jù)進一步加工整合，使檔案數(shù)據(jù)成為有價值可供用戶參考咨詢的檔案信息。這點可借鑒英國政府的檔案管理經(jīng)驗，使用數(shù)據(jù)采集技術針對分散在各個網(wǎng)絡空間及領域的檔案資源進行采集，采用分布式數(shù)據(jù)庫技術進一步存儲，建設大量的檔案資源數(shù)據(jù)庫豐富館藏資源體系，為用戶提供大量專業(yè)的合同檔案數(shù)據(jù)，并構建專供用戶使用合同檔案信息的數(shù)據(jù)共享網(wǎng)絡，與檔案管理者共享檔案資源，使大數(shù)據(jù)分析技術與資源共享有效結合。

三、加強合同檔案信息化管理的有效措施

（一）全面加強大數(shù)據(jù)合同檔案管理系統(tǒng)建設。在當前基礎設施建設還未完善、網(wǎng)絡制度還不健全的環(huán)境下，使用大數(shù)據(jù)技術構建檔案管理模式還存在一定困難，而且檔案資源管理系統(tǒng)建設也絕非一日之功，不僅需要大量的人力、物力投入，還需要建立完善的信息化基礎設施。隨著網(wǎng)絡信息技術的快速發(fā)展，檔案信息管理系統(tǒng)也面臨越來越多的安全風險，要求檔案管理部門要從根本上重視新技術、新標準的使用，注重結合不同的網(wǎng)絡技術及時更新系統(tǒng)平臺。在開放的網(wǎng)絡環(huán)境中，為了對檔案管理系統(tǒng)后期進行有效維護，可以考慮由政府、互聯(lián)網(wǎng)科技公司以及不同資本財團合作開發(fā)的模式設計檔案資源管理系統(tǒng)，可以發(fā)揮各自的功能優(yōu)勢，根據(jù)我國檔案管理行業(yè)發(fā)展情況，開發(fā)出適用于本行業(yè)使用的檔案管理系統(tǒng)，并結合數(shù)據(jù)挖掘、采集、存儲、分布式處理技術，對合同檔案信息做數(shù)據(jù)分析，提高合同檔案資源的使用價值。政府和科技企業(yè)可以作為合同檔案資源管理系統(tǒng)的資源提供方和資金供給方，除了給予必要的指導之外，企業(yè)可以積極引進優(yōu)質的IT資源，及時利用新技術降低研發(fā)成本，使大數(shù)據(jù)技術與合同檔案管理有機結合。

（二）使用大數(shù)據(jù)技術提高合同檔案管理系統(tǒng)的風險預警能力。在當前合同檔案信息化管理中，促進大數(shù)據(jù)技術與合同檔案管理有機結合，要保障合同檔案管理系統(tǒng)具有一定的信息風險防范能力，有效應對各方面的風險。要從加密技術與信息安全管理兩個方面入手，提升自身的風險防御能力。首先是信息加密技術方面，檔案資源管理部門注重應用不同的算法挖掘工具對重要合同檔案進行加密，在用戶登錄信息系統(tǒng)時，對用戶身份進行認證。檔案管理部門可以采用生物識別技術、區(qū)塊鏈技術、層級加密技術對重要的合同檔案資源層層加密。生物識別技術可以應用到用戶的身份驗證方面，可以采用指紋識別、面部識別、虹膜識別等方法對用戶的身份進行確認，當系統(tǒng)識別的生物特征與系統(tǒng)存儲的用戶身份相符時，才能賦予用戶系統(tǒng)登錄的權利，檔案資源管理系統(tǒng)還要賦予用戶查詢重要檔案信息資源資源的權限，當用戶的身份與系統(tǒng)的備案資料不相符時，系統(tǒng)不能賦予用戶登錄權利，用戶也不具備查詢與下載檔案資源的權限。區(qū)塊鏈技術與層級加密技術針對重要合同檔案以電子代碼或是數(shù)字代碼的方式進行加密，區(qū)塊鏈技術適用對檔案資源加密分析，將不同的信息資源分割成獨立的信息模塊，以一種隱性代碼的方式確定各個不同信息模塊間的數(shù)字關系，進而防止重要檔案資源泄露；層級加密技術可針對各種結構的檔案資源進行加密，包括重要的圖片、影音資料等，通過建立不同疊層的防護機制保障信息安全，為大數(shù)據(jù)系統(tǒng)對檔案資源的有效分析提供保障。

（三）大數(shù)據(jù)時代應著力健全合同檔案管理法律體系。雖然我國大數(shù)據(jù)技術近年來快速發(fā)展，但是有關大數(shù)據(jù)技術的合同檔案立法工作、法規(guī)制度建設、系統(tǒng)構建及標準還處在探索中。由此，政府及相關領域機構要意識到大數(shù)據(jù)檔案管理模式構建的重要意義，將推動檔案資源管理系統(tǒng)建設提到議事日程上。要以政府為主導攜手社會各領域力量，積極推進檔案資源管理系統(tǒng)建設，在確定建設模式基礎上，盡快根據(jù)檔案資源信息系統(tǒng)模型，構建相關的標準體系，根據(jù)檔案信息系統(tǒng)在不同領域的使用標準完善法規(guī)制度建設，要對檔案資源信息化相關的監(jiān)督、管控、懲戒予以明確，要明確合同檔案資源管理系統(tǒng)的標準化問題，確定系統(tǒng)的使用規(guī)范，保障大數(shù)據(jù)技術與檔案管理有機融合。與此同時，作為檔案管理者在推進政府立法機構完善大數(shù)據(jù)情景中法律體系健全的基礎上，將根據(jù)立法機構表達的法治思想?yún)f(xié)同本單位領導、法律工作者著力完善本單位、本部門的合同檔案法律管理制度建設，根據(jù)本單位實際情況出臺相關的管理制度，并做好制度管理工作，推進本單位合同檔案管理水平提升。

四、結語

大數(shù)據(jù)時代，為全面提高合同檔案信息化管理水平，檔案管理者應認識到合同檔案信息化管理的重要作用，結合大數(shù)據(jù)技術建立大數(shù)據(jù)合同檔案管理模式，根據(jù)合同檔案管理的特點、類型、使用范圍，采用大數(shù)據(jù)技術找到推進合同檔案管理的有效措施，通過完善合同檔案信息管理系統(tǒng)建設、強化合同檔案抗風險能力、健全法律保障體系、推進合同檔案管理信息化管理水平提升，使大數(shù)據(jù)技術在合同檔案管理中得到充分應用，使合同檔案信息化管理技術得到提高。