基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新

文/遼寧大唐國際阜新煤制天然氣有限責任公司 賀福梅

近年來，信息技術開始應用在很多領域，推動了社會的發(fā)展與進步。在現(xiàn)代信息化背景下，文書檔案管理作為服務社會的一項重要工作及企事業(yè)檔案管理的核心，如何充分發(fā)揮科學技術的先進性、便捷性，實現(xiàn)文書檔案管理的高效性，從而實現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能的轉型升級，已經(jīng)成為十分迫切的現(xiàn)實問題。

一、文書檔案信息化管理的意義

伴隨現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展與應用，運用電子化方式對文書檔案進行收集、分類與整理，進而實現(xiàn)文書檔案管理信息化成為可能，并具有重要的現(xiàn)實意義和較大的利用價值。

（一）有利于提高檔案管理的效能，減輕檔案管理的難度。文書檔案管理工作繁雜、管理內(nèi)容豐富。通過信息化檔案管理系統(tǒng)的引入，能夠更加有效地實現(xiàn)管理者對各類檔案進行全過程控制和全面覆蓋管理，減輕檔案管理的難度，提升檔案本身的價值。

（二）可以進一步規(guī)范文書檔案管理，提高管理流程的科學性。在信息化背景下，利用互聯(lián)網(wǎng)技術開展文書檔案管理工作，可以實現(xiàn)各類檔案數(shù)據(jù)信息的準確轉換與有效銜接，實現(xiàn)非結構化文檔的收集、識別、查詢和存儲，以滿足多種類、全方位、綜合性單位檔案數(shù)據(jù)的有效管理。

（三）有利于發(fā)揮檔案管理的價值，提高檔案信息的利用水平。通過信息化檔案管理系統(tǒng)，檔案管理可以實現(xiàn)信息檢索方式的靈活多樣，并使檔案管理過程具備更好的穩(wěn)定性、伸縮性、連續(xù)性等，提高檔案信息的利用水平。

二、文書檔案信息化管理特征及原則探討

（一）文書檔案信息化管理的特征。文書檔案信息化管理就是應用現(xiàn)代信息技術，以實現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能的轉型升級為切入點，對已有紙質(zhì)、照片及聲像檔案資料進行數(shù)字化處理，為企業(yè)提供檔案信息網(wǎng)絡化服務。文書檔案信息化管理具有如下特征：1.文件處理高速方便；2.文件傳遞安全快捷；3.文件保存持久穩(wěn)定等。

（二）信息化文書檔案管理的原則。在信息化高度發(fā)展的今天，文書檔案管理應該與信息化接軌，不斷提高文書檔案管理工作的效率。信息化檔案管理需遵循如下幾個原則：1.完整性。信息化檔案要保證同類信息在不同維度的完整與連續(xù)，達到檔案信息對企業(yè)決策與發(fā)展中完整而有效的促進作用。2.可讀性。在對不同類型信息的存儲和歸檔過程中，為了減少數(shù)據(jù)信息的缺失、遺漏和損毀，實現(xiàn)對企業(yè)全生命周期不同類別信息的有效管理，必須考慮不同類型信息在不同格式和呈現(xiàn)方式上的可讀性，保證數(shù)據(jù)的真實性、完整性和易讀性。3.保密性。信息化檔案管理會涉及眾多的電子檔案格式，為了實現(xiàn)文書檔案對企業(yè)發(fā)展至關重要的戰(zhàn)略作用，就必須通過建立完善的數(shù)據(jù)安全策略，杜絕企業(yè)重要信息泄露和被竊取，從而保證檔案數(shù)據(jù)的安全。4.穩(wěn)定性。主要指在檔案歸檔后和維護過程中要保持文檔信息的穩(wěn)定性，防止由于信息化檔案中文檔信息的易刪改性，導致數(shù)據(jù)的遺漏、損毀和任意刪改，從而造成的文檔價值的降低。此外，信息化檔案管理要注重檔案信息的穩(wěn)定性，要做好必要的備份和數(shù)據(jù)恢復措施。5.全程控制。要將檔案信息管理貫穿于企業(yè)發(fā)展日常的方方面面，實行對信息呈報、收集到分析、查詢和利用的全過程控制，從而更加有效地實現(xiàn)檔案信息在企業(yè)發(fā)展過程中的價值。

三、文書檔案管理工作創(chuàng)新方法

（一）充分利用辦公自動化，形成一套完整的檔案信息化管理系統(tǒng)。隨著信息技術的應用范圍越來越廣，開展信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作首先應充分利用打印機、復印機、電腦等辦公自動化方式，對文書檔案進行信息化加工，并借助網(wǎng)絡信息技術構建管理系統(tǒng)，連通入網(wǎng)，在實現(xiàn)檔案信息完整性、真實性和可讀性的前提下，不斷提升信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作的工作效率。

（二）建立穩(wěn)定的管理團隊，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)。為了方便企業(yè)文書檔案歸檔的效率和質(zhì)量，在檔案管理的信息化進程中，企業(yè)必須要保證檔案人員具有一定的計算機能力等專業(yè)素質(zhì)。因此，在檔案管理中首先應對管理人員進行如信息技術知識、信息技術操作方法與規(guī)程等方面專業(yè)的上崗培訓，以提升其專業(yè)化、職業(yè)化素養(yǎng)以及檔案管理工作效能，從而推動文書檔案管理創(chuàng)新工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

（三）加強溝通與協(xié)調(diào)，完善及優(yōu)化文書檔案工作模式及管理制度。只有合理進行協(xié)作和溝通，才能保證檔案管理創(chuàng)新工作順利開展。相關部門要成立專門的監(jiān)督團隊、交流溝通意見反饋團隊以及檔案測評團隊，對文檔管理創(chuàng)新工作進行監(jiān)督和控制，完善及優(yōu)化文書檔案工作模式及管理制度，以保證檔案保存環(huán)境、數(shù)據(jù)庫及應用安全，進而保證檔案管理創(chuàng)新工作能夠順利開展。

四、結語

綜上所述，應用信息技術手段創(chuàng)新文書檔案管理工作，是數(shù)據(jù)化時代、信息數(shù)據(jù)化趨勢對企業(yè)檔案管理提出的要求。為此，在文書檔案信息化管理過程中，我們要緊跟時代潮流，既要在技術手段上進行革新，還要在管理方式上進行創(chuàng)新，以促使檔案管理工作有序開展，并充分利用文書檔案價值，幫助企業(yè)提升整體綜合實力。