事業(yè)單位辦公室檔案管理有效方法探討

文/南京市疾病預(yù)防控制中心 張寧

對于事業(yè)單位來說，建立一套科學(xué)、系統(tǒng)、民主以及透明的管理制度是非常有必要的。可以有效地維持事業(yè)單位良好的運(yùn)行以及健康發(fā)展。辦公室檔案管理作為事業(yè)單位管理的重要組成部分，決定了整個事業(yè)單位是否高效以及有序運(yùn)行。目前事業(yè)單位辦公室檔案管理方法并不完善，存在較多問題。為了保持事業(yè)單位的良好運(yùn)行，完善事業(yè)單位辦公室檔案管理方法是必要以及急需的。

一、事業(yè)單位辦公室檔案管理中存在的問題

（一）對于檔案管理缺乏足夠的重視。事業(yè)單位往往對于辦公室的檔案管理缺乏足夠的重視，認(rèn)為檔案管理工作的技術(shù)含量較低，只是非常簡單的資料整理，對于事業(yè)單位發(fā)展并無幫助。因此很容易導(dǎo)致事業(yè)單位對于檔案管理的疏忽，一旦出現(xiàn)問題則非常容易影響事業(yè)單位的有序運(yùn)行。在服務(wù)方面，檔案管理的工作變得更加重要。雖然工作逐步調(diào)整，但檔案管理卻被一些部門忽略，檔案工作更有效，妨礙了發(fā)展。服務(wù)部門根據(jù)情況的變化，對服務(wù)和單位的管理能力表示懷疑，檔案管理框架管理者缺乏專業(yè)精神和敬業(yè)精神，這對企業(yè)未來的發(fā)展不利。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不足。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)如今的事業(yè)單位從事檔案管理的人員普遍素質(zhì)較低，大部分沒有檔案管理專業(yè)的學(xué)習(xí)經(jīng)歷。辦公室的檔案管理具有一定的專業(yè)性以及技術(shù)含量，檔案管理人員應(yīng)了解檔案分類的原則以及檔案保存的相關(guān)方法。檔案素材裝袋后，檔案管理工作不能安置在適當(dāng)?shù)奈恢茫瑱n案工作需要相當(dāng)?shù)膶W(xué)習(xí)，員工需要綜合的合成品質(zhì)，工作責(zé)任重大，是檔案管理者持有的最基本資料，職業(yè)道德也是必要的，需要有素質(zhì)。商務(wù)單元的商務(wù)管理者不花費(fèi)時間，不能在一定程度上適應(yīng)新的文件管理任務(wù)的要求。許多商務(wù)單元的文件管理者不受專業(yè)限制。另外，商務(wù)單元的職員不強(qiáng)調(diào)文件管理，因此需要專門的工作。有些業(yè)務(wù)可以返聘已經(jīng)退休的老員工進(jìn)行管理。

（三）缺乏完善的管理體系以及設(shè)備。目前，大部分事業(yè)單位沒有針對辦公室檔案管理設(shè)立相關(guān)的管理制度以及管理體系，由于制度的混亂導(dǎo)致了管理人員在實(shí)際操作當(dāng)中缺乏足夠的執(zhí)行力，因此辦公室的檔案管理很難發(fā)揮出真正的作用。與此同時，混亂的管理體系還非常容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。大部分事業(yè)單位對于檔案外借，并無相關(guān)規(guī)范以及流程，因此非常容易出現(xiàn)檔案有借無還的現(xiàn)象。隨著社會的發(fā)展，信息化的水平越來越高。傳統(tǒng)的檔案管理方法以及設(shè)備已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段的需求。一部分事業(yè)單位還在采取手寫檔案的方法，速度較慢，效率低下。很多事業(yè)單位檔案室缺少有效的除濕裝置，此舉容易導(dǎo)致檔案損毀。現(xiàn)階段的事業(yè)單位缺乏足夠的檔案管理設(shè)備以及檔案管理知識對檔案進(jìn)行管理以及維護(hù)，使得事業(yè)單位辦公室檔案管理出現(xiàn)嚴(yán)重阻礙。

二、事業(yè)單位辦公室檔案管理的有效方法

（一）優(yōu)化檔案的管理體系以及流程。事業(yè)單位要想合理并且有效地提高檔案管理工作，就要加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的流程。目前各地區(qū)的事業(yè)單位辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一致，隨意性非常大，對于事業(yè)單位辦公室檔案管理工作極其不利。因此需要對事業(yè)單位辦公室檔案管理進(jìn)行規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)區(qū)域之間的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理者的工作態(tài)度和水平，真正按照公司制定的管理制度進(jìn)行自我約束，以良好的工作態(tài)度開展工作，才能不斷提高工作質(zhì)量。例如，根據(jù)文件的分類，可以通過不同的方法進(jìn)行合理的歸屬。日期、文件類別、文件的重要性會不斷歸屬，這種文件管理系統(tǒng)比較完善，提高工作效率，會給事業(yè)單位的發(fā)展帶來幫助。但事業(yè)單位要根據(jù)自身的實(shí)際情況制定相應(yīng)的文件管理制度，不斷加強(qiáng)員工間的培訓(xùn)，對每個人有效地實(shí)行管理，不僅可以規(guī)范事業(yè)單位辦公室檔案的管理制度，還有利于各事業(yè)單位的共享工作。

（二）檔案進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)。在現(xiàn)代社會飛速發(fā)展的背景下，建立一個信息化、技術(shù)化、科學(xué)化的檔案管理系統(tǒng)十分重要，上層管理模塊必須要對事業(yè)單位辦公室的檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，要改變過去傳統(tǒng)的思想，與時俱進(jìn)，利用現(xiàn)代的信息化技術(shù)改變傳統(tǒng)檔案管理方法的缺點(diǎn)。檔案的存放也要使用科學(xué)的方法，做到防潮防蟲，最大限度保證檔案的完整，避免因保護(hù)不當(dāng)造成檔案的損壞或丟失。信息管理站是與文件管理有關(guān)的網(wǎng)站，其目的是為了提供更可靠的信息來管理文件、資源共享和文件的透明性。為了管理文件并迅速傳送信息，這將越來越成為一種計(jì)算機(jī)化的文件管理模式。對快速發(fā)展的公司，利用信息技術(shù)提高文件管理的效率，建立現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)有助于為工作人員日常工作提供便利，有些工作人員可能在工作中有一些疏忽，優(yōu)質(zhì)的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)可以幫助人們減少失誤，提高工作效率。

（三）加強(qiáng)檔案管理工作人員的素質(zhì)培訓(xùn)。檔案管理工作人員是事業(yè)單位辦公室檔案管理的實(shí)施者，好的工作人員就像摩天大樓的基石一樣，必不可少，素質(zhì)優(yōu)秀的工作人員是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證，越是優(yōu)秀的工作人員越是對工作有責(zé)任感，因此工作人員的素質(zhì)對于事業(yè)單位辦公室檔案管理工作有著決定性的作用。加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的綜合素質(zhì)是提高事業(yè)單位辦公室檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵所在。事業(yè)單位應(yīng)不定期組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能的學(xué)習(xí)以及培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法以及知識，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。與此同時，還可以定期招收專業(yè)的人才帶動提升。

（四）加強(qiáng)檔案的資源建設(shè)。檔案的資源管理建設(shè)是檔案管理工作中的重中之重，檔案的資源建設(shè)以檔案信息化為前提。加強(qiáng)檔案的資源建設(shè)以兩點(diǎn)為標(biāo)準(zhǔn)：第一，檔案電子化。將現(xiàn)有的紙質(zhì)文獻(xiàn)以及檔案通過整理后，利用現(xiàn)代化技術(shù)（掃描或錄入）將紙質(zhì)文件變成數(shù)字化檔案。在此過程當(dāng)中一定要注意紙質(zhì)文檔以及數(shù)字文檔的統(tǒng)一性，以便后期查閱以及使用。第二，建立檔案數(shù)據(jù)庫。檔案電子化只是檔案資源建設(shè)的初級階段，檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)根據(jù)檔案的各自類別、作用、時間等各個要素進(jìn)行分類成庫。才能真正實(shí)現(xiàn)一體化、全網(wǎng)絡(luò)的檔案管理。

三、結(jié)語

辦公室檔案資料記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷程以及重要信息。做好事業(yè)單位的辦公室檔案管理具有非常重大的意義，如想促進(jìn)事業(yè)單位快速發(fā)展，就必須重視事業(yè)單位辦公室的檔案管理工作。只有加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案工作的管理以及不斷選拔優(yōu)秀管理人員，才可以更好地推進(jìn)事業(yè)單位辦公室檔案管理工作以及促進(jìn)事業(yè)單位快速發(fā)展。