淺談醫院專業技術檔案的建立與管理

文/肇慶市第一人民醫院 馮曉美

專業技術人員個人技術檔案的建立和管理，是專業技術人員管理工作的一項基本工作，是人事檔案的補充和完善，建立專業技術人員的業務檔案，對合理地開發利用人才資源，充分發揮專業技術人員的作用，具有重要的意義。

一、個人專業技術檔案的現狀和特點

（一）專業技術性。醫院個人專業技術檔案，其內容和形式具有明顯的專業性。它集中反映了醫院各類專業技術人員業務學習、工作業績、職稱晉升、科研水平、論文專著發表、接受繼續教育等業務活動狀況。因此，個人專業技術檔案的收集必須是以業務活動中自然形成的文件材料為前提。

（二）個體性。醫院個人專業技術檔案，是每個具有專業技術職稱人員從分配到醫院開始，到初級職稱評定，中、高級專業技術職稱晉升，歷次業務進修學習、學術論文發表等業務活動中，個人業務水平不斷提高過程的真實記載，是獨立的整體，具有較強的個體性，因此個人專業技術檔案必須是以個人作為保管單位。

（三）動態性。醫院個人專業技術檔案是一個不斷變化的有機體，它伴隨著專業技術人員的職稱晉升、繼續教育學習證明、論文發表、進修學習、業務交流、臨床帶教等表明個人工作能力和業務水平逐步提高過程中不斷產生的主要文件材料而變動，是在不斷補充、充實中逐步完善的。

二、個人專業技術檔案的作用

個人專業技術檔案真實地記載了個人的專業技術思想、專業技術方法和專業技術經驗，是廣大醫院專業技術人員勞動的結晶，它能為科研管理機構和醫院專業技術人員在進行專業職稱晉升、科研管理、專業技術決策、科學研究、技術交流、經驗總結等方面提供信息和依據，起到憑證和參考作用。專業技術人員個人應高度重視專業技術資料形成的規范化，保持檔案資料的原始面貌，確保資料的真實性。同時，按照規定及時完整移交醫院管理部門整理歸檔保存。個人專業技術檔案的建立包括檔案的收集、整理和歸檔等環節。

（一）個人專業技術檔案的收集是管理專業技術檔案工作的重要基礎環節。是為利用工作累積信息的過程，是維護檔案完整性和真實性，保證其作用發揮的重要環節。應側重于個人專業技術檔案收集范圍，同時也應注意凡不宜歸入人事檔案又不屬于文書檔案的，而確屬反映醫院專業技術人員業務活動的材料，都應歸入個人專業技術檔案的范圍，使個人專業技術檔案更加完善、規范。因此，我院對個人專業技術檔案規定了收集范圍：一是科學技術干部業務考績檔案；二是任職期滿資格考核評審表；三是專業技術年度考核登記表；四是各種成績單（計算機模塊、職稱英語等）；五是職稱晉升相關資料；六是國內外學習進修情況、業務培訓、專業水平等；七是各種證書（學歷、學位證、資格證、執業證、任職學術團體證書）等；八是繼續教育證書及學分證；九是刊登論文復印件。科學技術干部業務考績檔案，其內容包括：個人簡歷基本情況、主要工作經歷、擔任過的主要技術工作、業務自傳、技術業務個人小結和技術組織評語、考核登記、國內外進修情況登記、科研成果和技術業務工作受獎登記、著作和論文登記、出國短期學習及參加國際學術活動等情況、培養人才情況登記等。但檔案立卷后不是一成不變的，而是隨著個人所從事的社會實踐活動不斷增加而豐富。所以檔案管理人員要不失時機地維護好個人專業技術檔案的完整性。

（二）個人業務文件材料是在每項活動結束后進行隨時歸檔。歸檔的文件材料必須完整、準確，書寫材料規范，能全面如實地反映個人業務活動的過程及結果。

三、個人專業技術檔案的規范化管理和利用

專業技術人員業務技術檔案的特點決定了材料構成的形式不同于其它檔案：一是建立科學的又切合本單位實際的分類方案，以人建檔，組卷采取一人一卷和袋裝形式，編排是按照姓氏、入職時間、工號進行排列。存放上架采用袋裝方式，袋的封面、背脊處貼有姓名編號，我院每位專業技術人員的工號作為檔案號，以便于查閱和利用。二是對調出調入的專業技術人員，原單位應將個人專業技術檔案轉至新單位。做到“檔隨人走，檔如其人”，避免因檔案轉移不及時產生“有檔無人、有人無檔”的現象，防止編造、篡改檔案等行為。對新分配的人員必須在規定時間內建檔，保證檔案資料的延續性和完整性，使個人專業技術檔案管理工作規范化、制度化。

檔案的管理與利用是相輔相成、互相促進的，既要抓好管理，又要抓好利用，將兩者有機地結合起來，才能達到檔案工作的根本目的和要求。

總之，醫院個人專業技術檔案管理的最終目的就是利用，要充分發揮個人專業技術檔案的作用，就必須提高專業技術檔案管理水平。檔案管理工作應該積極轉變思路，不斷深化對檔案工作意義的認識，健全法規制度，以人為本，夯實業務基礎，提高人文素質，增強服務意識，建立現代化管理模式，多途徑、多渠道地開發利用檔案信息資源，使其在醫院現代化發展進程中發揮更大的作用。檔案管理部門應積極收集利用專業技術檔案的反饋信息，進行深入研究，分析專業技術檔案信息發揮作用的情況，不斷總結經驗教訓，提高利用效率。只有這樣，才能使個人專業技術檔案更好地為領導決策服務，為醫院管理服務，為臨床醫療服務，為教學科研服務，更好地發揮潛在的經濟效益和社會效益。