新形勢下如何做好海外工程檔案工作

文/中建三局第一建設(shè)工程有限責(zé)任公司 陳柳伊

伴隨我國“一帶一路”倡議的逐步深入，國內(nèi)工程企業(yè)實力不斷提升，拓展海外市場的能力不斷增強，通過成功交付實施，越來越多的海外工程項目打開了市場和知名度。項目增多的同時加大了海外工程檔案管理工作的難度，造成海外工程檔案管理混亂。如何在新形勢下做好海外工程檔案管理工作，促進企業(yè)工程的順利完成，是一個值得細細研究的問題。

一、海外工程檔案管理概述

我們都知道，海外工程檔案關(guān)系重大，不僅是記錄企業(yè)在海外發(fā)展歷史的憑證，更是工程質(zhì)量和項目安全檢查的重要依據(jù)，企業(yè)的生存和發(fā)展離不開工程檔案，特別是電子檔案，更是對于提高企業(yè)勘察設(shè)計工作效率的提高起到積極作用。因此，保證海外工程檔案管理的質(zhì)量和利用率，是當前企業(yè)發(fā)展過程中的重點工作。

二、海外工程檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）海外工程業(yè)務(wù)人員檔案管理意識不強，人員隊伍薄弱。海外項目領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員對于檔案管理沒有很強的意識，對工程進行過程中產(chǎn)生的文件不夠重視，或是只對業(yè)主要求的文件進行整理，甚至存在一些技術(shù)人員不上交材料的現(xiàn)象，不注重對文件資料的整理和排放。

（二）檔案管理體系不健全。多數(shù)海外項目沒有完善的檔案管理體系，檔案管理工作方面的權(quán)責(zé)不明確，再加上領(lǐng)導(dǎo)的不重視，進而出現(xiàn)沒有直接責(zé)任人負責(zé)對檔案資料進行歸檔處理的現(xiàn)象。

（三）海外工程檔案管理標準不統(tǒng)一。根據(jù)不同國家的標準，海外工程項目對工程的要求也不同，依據(jù)的法律法規(guī)也不盡相同，這就使得海外工程在檔案管理工作上沒有統(tǒng)一的標準。

（四）海外工程檔案文件歸檔滯后。受到地域的限制，海外工程檔案主要存儲在海外辦事處或者海外項目部，靠相關(guān)人員回國時帶回。由于這些人員回國的次數(shù)有限，造成了檔案歸檔的不及時，因此文件歸檔滯后的現(xiàn)象普遍存在。

（五）對海外工程檔案的監(jiān)督指導(dǎo)不到位。海外工程檔案的管理人員應(yīng)當對檔案工作開展定期的檢查，使檔案規(guī)范化，但是由于地域的限制，管理人員只能通過電話、網(wǎng)絡(luò)與海外項目部取得聯(lián)系，很難做到實地檢查，發(fā)揮不出應(yīng)有的監(jiān)督作用，導(dǎo)致國內(nèi)的檔案管理人員只能被動接收檔案，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案信息不完整或者不規(guī)范的現(xiàn)象。

三、新形勢下如何做好海外工程檔案工作

（一）建立完善的海外工程檔案管理體系。企業(yè)在海外的項目部應(yīng)當建立一整套工程檔案管理體系，明確檔案管理工作的權(quán)責(zé)。工程檔案管理體系中，項目經(jīng)理應(yīng)當是檔案管理工作的主要負責(zé)人，明確各崗位人員的責(zé)任，細化工作分工，設(shè)立項目專職資料員崗位，保證海外資料及時收集、分類整理，認真歸檔。如資料收集、檔案整理等，在各個部門設(shè)置兼任的檔案管理人員，將各類工程檔案報企業(yè)本部備案。將項目部經(jīng)理確定為工程檔案管理的主要責(zé)任人，是重視檔案管理工作的體現(xiàn)，而且完善的檔案管理體系，能夠極大地推動檔案管理質(zhì)效的提高。

（二）完善海外工程檔案管理制度。制度是海外工程檔案管理的重要保障，也是實現(xiàn)項目管理目標的前提。完善的海外工程檔案管理制度能夠制約不規(guī)范的工作行為，保證檔案管理工作有章可循。企業(yè)應(yīng)當制定專門的海外檔案管理辦法，規(guī)定檔案管理工作的各項職責(zé)和文件的歸檔范圍。同時，針對海外工程檔案管理標準不統(tǒng)一的問題，企業(yè)應(yīng)當制定統(tǒng)一的標準和統(tǒng)一的檔案管理要求，以實現(xiàn)海外工程檔案管理的標準化和規(guī)范化。

（三）提高人員檔案意識及管理水平。一方面，企業(yè)應(yīng)當為海外工程項目配置檔案管理人員，專門負責(zé)監(jiān)督工程運行過程中產(chǎn)生的檔案文件，加強工程檔案的收集、整理和歸檔等工作，確保檔案信息的真實性和完整性。另一方面，檔案文件的形成并不只是一個部門或者崗位的工作，而是需要調(diào)動每個員工主動參與檔案管理的積極性，只有全體員工的檔案管理意識提高了，才能真正提高檔案管理水平。

（四）加強硬件軟件投入。為了滿足海外工程檔案管理的需求，企業(yè)應(yīng)當為海外項目部配備專業(yè)的硬件設(shè)施，應(yīng)設(shè)置專業(yè)的符合要求的檔案庫房、安裝檔案密集架用來存放、保管檔案，同時配備各種專業(yè)的檔案管理設(shè)備，以保證海外檔案的安全和完整。項目部還應(yīng)當配備一些防止檔案毀損滅失的工具。同時，企業(yè)應(yīng)當積極運用先進的檔案管理軟件，規(guī)范檔案管理的工作流程，增強檔案管理的流暢性。

（五）加大檔案監(jiān)督檢查力度。針對海外工程檔案檢查監(jiān)督不到位的情況，企業(yè)應(yīng)當采取一切有效的措施對工程檔案實行實地檢查，只有實地檢查，才能及時發(fā)現(xiàn)項目和檔案管理中存在的問題并加以解決，確保檔案資料的質(zhì)量。同時海外項目部應(yīng)該積極創(chuàng)造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保證海外項目檔案信息順利的錄入網(wǎng)絡(luò)，并通過系統(tǒng)進行查詢和管理。

四、結(jié)語

總而言之，要想做好海外工程檔案工作，就必須完善相關(guān)的制度，健全檔案管理體系，并促進海外工程檔案的信息平臺建設(shè)，同時加強檔案的監(jiān)督檢查，以做到權(quán)責(zé)明確，進而為企業(yè)的正常運營提供堅實的保障。