簡述如何做好高等學校檔案管理工作

文/吉林化工學院 鄒晏秋

教育事業的飛速發展，作為記錄和承載學校歷史沿革的檔案，在學校發展中發揮著越來越重要的作用。檔案管理工作是整個學校發展過程中的重要組成部分。

高校檔案有著自身的特點和屬性，也有著不可替代的價值和意義，做好高校檔案的管理工作直接關系到學校的教育和教學管理等各項工作，只有了解高校檔案管理工作的性質，提高校檔案管理者的素質，加強高校檔案管理的意識，順應時代進步，才能為高校發展打下良好的基礎。

一、了解高校檔案管理工作的性質

（一）高校檔案工作具有綜合性。高校的檔案管理工作包括文書類、教學類、財務類、基建類、出版類等等，高校檔案不僅在教學作中發揮著應有的作用，在學校的學科建設、基礎建設、國際學術交流、外事活動，學生就業、考研、讀博等諸多方面，都需要檔案工作的配合，從而體現檔案工作的全面性和綜合性。

（二）高校檔案工作具有系統性。高校檔案的資料形成于高校的各個行政管理部門，分支多、類型多、載體多樣，如紙質、實物類和現代的電子、音像類，檔案的系統性體現在對這些類型的統一分類，逐一整理，有序排列，形成體系，使高校的檔案管理工作遵章有序、協調一致。

（三）高校檔案工作具有應用性。高等學校培養人才、學科建設、科學研究等等都離不開社會經濟發展的需要，高校檔案管理工作也不能脫離社會，檔案管理工作要利用各種渠道向社會提供資源，幫助和協同社會發展，使高校檔案管理工作擴大服務范圍，提升利用價值，增加應用功能。

二、加強高校檔案工作的意識

（一）安全意識。高校檔案是具有歷史意義的，是有保存價值的文獻和資料，屬于國家和集體所有的信息資源。因此檔案的安全是檔案管理工作的重中之重。從檔案館藏的大環境到檔案收集整理的每個環節，都要嚴格保證每一件檔案的安全與完整，以較高質量，達到長時間保存利用的目的。

（二）保密意識。《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》都適用于高校檔案管理工作。根據國家規定的檔案密級制定完善全面的保密制度，在執行制度的過程中設立有效的監督機制，做到公正無私、奉公廉潔，忠于檔案事業，時刻提高警惕，嚴守黨和國家的機密，確保高校檔案管理工作的順利進行。

（三）開放意識。長期以來，檔案作為高校的歷史基奠，在學校的教學、科研和學科發展等諸多方面，發揮著重要的作用。隨著時代的發展和進步，需要打破檔案所屬的局限性。在合理合法的范圍內，通過先進的技術手段，對社會公開部分檔案資源，以提升檔案利用效率，使檔案價值實現最大化。

（四）發展意識。要有高校檔案發展的責任感，傳統的檔案管理方式方法已經遠遠落后于時代的步伐，電腦和網絡的飛速發展，給檔案作提供了先進的科學平臺，電子信息數據庫的建立和檔案信息網站的開通，實現了高校檔案管理工作的飛躍，進入了真正的科學現代化管理行列。

三、提高高校檔案管理者的素質

提高檔案管理人員的整體素質，是提高檔案管理水平和檔案服務質量的先決條件。只有檔案員整體素質提高了，人人精通業務，個個獨擋一面，才能提高檔案管理水平和檔案服務質量。

高校的檔案管理工作是一項黨性和政治性很強的工作，檔案工作者要時刻保持清醒的頭腦，自覺學習黨的路線方針政策，堅持黨的領導，堅持與黨的路線保持一致。堅守為人民全心全意服務的工作理念，從小事做起，從本職工作做起，承擔高校檔案工作的責任，做到懂法、懂理論、懂業務、堅決保守秘密，做一名合格的檔案管理工作者。

高校檔案管理工作需要專業性強、業務熟練、知識面廣的管理者。積極主動學習高校檔案業務知識，深入了解國家關于檔案制定的政策，下發的條例規定等等，有目的、有方向地參加檔案知識培訓，聽取關于高校檔案的高端講座，參與社會各界檔案交流會，借以開闊眼界，學習和積累先進經驗，促進高校檔案工作的進步和發展。

高校檔案管理工作者要認真系統地學習《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》，把它熟記于心，嚴格遵守其中的規定，按照方法進行檔案分類，把分散的各類繁雜文件進行分類，做到有理有序，立體交叉，歸一整合，從索引到查詢步步清晰，繁而不亂，立卷有序，建檔整齊，歸檔統一。

高校檔案管理工作者的服務性，高校檔案管理工作最終的目的是服務于學校，服務于教師，同時服務于社會。本著“全心全意為人民服務”的宗旨，對來訪者實行全方位的服務，熱情禮貌的態度，快速有效的查找，耐心細致的解答，以滿足來訪者的利用需求。

高校檔案管理工作需要思路清晰、日積月累、逐步完善，以極大的耐心和熱情去完成每一個環節的工作，努力解決工作中遇到的困難，保障高校檔案管理工作有序順利地進行，服務于學校，貢獻于社會。