職業院校檔案管理工作新思路研究

文/聊城市技師學院 劉憲梅

檔案可以將學校在工作和其他活動中的成敗予以真實記錄，所以，在職業院校日常管理工作中，檔案管理工作占據著極為重要的位置。立足于現階段我國職業院校檔案管理的實際情況而言，我國高校的檔案管理工作仍有諸多缺陷存在。只有不斷對職業院校檔案的管理工作予以改善，才可以促進學校教學和管理水平提高，為職業院校教育事業的發展奠定堅實的基礎。

一、加強意識，健全機構

不僅要將職業院校檔案的意義、作用、地位和價值充分認識到，還要對職業院校檔案現代化建設的重要性有更加深刻的認識。若不能充分認識檔案信息服務和檔案工作的重要性，就會對檔案信息服務工作的深入開展造成嚴重影響。檔案現代化建設的好壞是對高校現代化水平高低進行衡量的標尺，把檔案現代化建設做好，可以為職業院校的良好發展奠定堅實的基礎。基于認識的提升，要將觀念轉變，加強檔案意識，要用科學發展觀對高校檔案現代化建設予以指導。進一步強化檔案意識，促進服務意識的增強，確保檔案工作始終順應社會的發展。嚴格貫徹并落實檔案法，加強法制教育，促進法制觀念的增強，在普法宣傳計劃中納入檔案法。在落實國家的檔案法規以及本校檔案管理制度時，要竭盡全力做到“三納入”，也就是在學校的規劃和計劃、相關人員的職責范圍和學校的各項管理制度中納入檔案工作，并在各方面大力支持檔案工作。

二、提高檔案管理人員素質

在職業院校的不斷發展中，對檔案管理人員的專業技能以及熟練程度提出了更為嚴格的要求，為確保高校檔案管理工作順利開展，職業院校要立足于國家對高校檔案管理的要求，選擇某一固定時間培訓檔案管理人員，使管理人員更加熟練檔案工作，為職業院校檔案管理工作的發展奠定堅實的基礎。優秀的職業院校檔案管理人員必須具備良好的職業修養和素質，精通業務。同時職業院校的檔案管理人員要求穩定，借助不斷學習檔案專業理論知識和參與檔案業務培訓，促進其綜合素質的提升，并采用先進設備技術和現代化管理技術，提升檔案管理水平，實現高校檔案管理的自動化。

三、頒布職業院校檔案管理制度

要想將職業院校檔案管理現狀有效改善，頒布一套完善的檔案管理制度意義極為重大。職業院校檔案管理工作應立足于我國相關法律，同時和職業院校實際情況相結合，頒布一套和職業院校自身相符的檔案管理制度。具體可以分為下述幾點：

（一）制定一套完善科學的檔案管理工作機制。并把相應機制形成檔案文件，為檔案管理工作提供重要參考。同時，頒布收集、整理檔案等相關條例，讓職業院校檔案管理工作更加科學、正規。

（二）把檔案管理責任制落到實處。在檔案收集和整理中要落到實處，同時要對檔案管理責任人予以明確，充分了解檔案管理工作人員的職責。

（三）嚴格遵守規章制度。職業院校內部應在制定相關制度后，嚴格遵守規章制度，為檔案管理的有序、正常運行奠定堅實的基礎。

四、逐步優化檔案管理模式，優化配套設施

要對職業院校檔案管理模式予以優化，首先要充分認識到體制的重要性，然后檔案管理人員要具備強烈的責任意識。因為職業院校檔案管理工作和院校工作的各個方面都有關，不僅有教學、教師、整體規劃，還有科研、學生、師生的切身利益。所以，必須嚴格遵循科學的原則，構建完整的檔案管理工作模式，進一步強化檔案工作的科學化管理，借助經費投入，把基礎設施配套力度加大。如根據防竊密、防盜、防火、防潮的標準把庫房和安保系統配備好，構建高質量的數據支持和網絡支持系統，將計算機、復印機等必要裝備配備。經費要真正做到年初有預算，使用有保證，專款專用，重點保障。

五、技術手段的創新

長時間以來，職業院校的檔案管理模式傳統性的傾向十分嚴重，其均借助手工手段管理或利用，對檔案的管理水平和利用程度造成了嚴重阻礙。技術創新可以推動檔案管理創新，檔案管理的技術創新主要包括：首先，檔案工作人員在檔案管理和保護中創新性運用社會科技成果，以免損毀檔案，使檔案老化速度變慢。其次，要求檔案工作者就檔案工作操作技術方面存在的缺陷和弊端，將新的檔案工作技術和方法研制出來，以促進工作質量和效率的提升。現代職業院校檔案管理還要將檔案信息化管理順利實現，在積極參與設計和建設機關辦公自動化系統中，把條目錄入工作做好，使檔案條目檢索自動化順利實現，將文檔一體化問題順利解決，以實現服務質量和工作效率的最佳化。主動結合檔案工作重點和學校中心工作，服務于教學和科研，讓職業院校檔案管理占據主導地位，做到管理手段的多元化和社會化。

六、結語

在社會的不斷發展下，在檔案事業發展中諸多問題隨之出現。要實現職業院校檔案的高準確率和完整性，并讓其在學校今后的各項事業中實現最佳化的效果，要求檔案工作人員具有敏銳的管理和創新精神，超前管理各類檔案并加大檔案立卷的超前指導力度，確保檔案管理工作特色鮮明。