新形勢下教育人事檔案動態管理淺析

文/貴州省興仁市教育局 申倩

隨著社會的不斷發展，檔案管理工作也在不斷地改進和提升。但是，目前的檔案管理工作仍然存在著不少的問題，嚴重制約了檔案管理的進一步發展。同時，檔案管理工作的質量將直接影響著教育部門的可持續發展。因此，我們很有必要對檔案管理工作存在的問題進行分析，并提出適當的改善意見。

一、教育人事檔案動態管理存在的問題

（一）缺少一套完善的系統化的管理模式。由于檔案管理的工作量過大，且其中的結構相對繁瑣，因此如果單純依靠人工進行分類整理的話，勢必會產生一定的工作誤差。當今世界是一個信息化水平高度發展的社會，大量人工進行的工作將會逐漸被淘汰，因此教育部門在進行教育人事檔案管理工作時，需要將信息化管理加入到管理工作中，但是由于目前的信息化管理水平相對較差，使得利用信息化的管理手段也同時存在以下的問題：首先，由于對檔案管理進行研發的投入不夠大，使得和管理工作相匹配的硬件設施跟不上，對目前先進的管理模式不能很好地適配，因此很有必要對硬件設備進行加強，使其能夠跟上管理的發展節奏。其次，由于軟件公司對信息管理模式的軟件研發的投入不夠大，使得目前市面上流通的軟件已經被時代淘汰，之前的設計軟件是根據以往的管理模式編程的，在當時可能很先進的技術在目前看來還是存在很多的缺陷，使得對目前的管理方法不能共同工作，對目前的信息管理工作的發展造成了一定的的阻礙，落后的軟件對信息的查詢有很大的困難，使得信息的管理對今后的適用沒有幫助。由此可見，在當代的管理技術發展還相對落后的前提下，對檔案管理不能一味采取過去不合時代發展的管理軟件進行管理，對檔案管理進行信息化的建設需要找到能夠適應目前社會發展的信息系統幫助完成，由于當時的硬件和軟件不能完全滿足時代的發展，因此需要投入更多的資金進行軟硬件的研發工作，只有加強了基礎設施的研制，才能為后來管理水平的現代化提供前提條件。

（二）目前的信息管理缺乏一定的時效性。當今社會講究的是工作的時效性，只有信息管理工作的時效性問題得到解決，才會真正推動信息化管理的正常發展。然而由于目前對信息化的管理工作沒有足夠的規范，使得信息管理的內容與實際問題的解決所需要的信息可能有一定的誤差，而出現誤差的原因主要在以下幾個方面有充分的體現：首先，由于對信息化管理模式的接受程度不是很高，使得負責信息管理的工作人員對自己的工作沒有充分的認識。員工工作態度的消極使得工作的進行受到一定的阻礙，對信息化管理的現代化進程造成了一定的影響。另外，由于目前負責管理的工作人員負責的管理職責并沒有那么明確，有些甚至是其他崗位的員工偶爾兼職做信息管理工作，因此，使得信息管理工作的時效性明顯降低，使得有些工作的檔案信息管理沒有在最短的時間內做好歸檔工作，這直接造成了檔案管理的延時性，對檔案管理模式建設造成了一定的阻礙。

（三）負責檔案管理的工作人員技能水平有限。雖然管理部門對所有信息化的檔案管理工作提出了管理理念，但是由于管理人員的工作能力不能夠完全勝任這份工作，對信息化的管理模式不能有更加清楚的認識，使得信息化的管理造成了一定的阻礙。從現代技術的角度看，雖然目前總體技術的發展速度較快，發展的水平也較高，但是由于對信息管理的投入一直都較低，因此，目前的先進科技能被轉化為信息管理的方法目前還比較少，并且相關管理部門沒有投入經費安排管理人員進行培訓學習，使得管理人員對專業性的管理方法不能掌握。因此，這就需要管理部門對信息的管理投入一定的經費，派遣員工參加檔案管理專業技能的培訓，使得整個管理部門的員工檔案管理水平得到較大的提高。

二、完善人事檔案動態管理的方法

對于不同的管理部門來說，管理方法并不是一樣的，由于管理方法與各個部門的具體情況有著直接的關系，因此在制定管理方法的時候，需要根據教育部門的具體情況進行制定，使得新的管理方法能夠完全適應教育部門人事檔案動態管理的需求。在對檔案管理方法使用的過程中，需要注意對方法的及時更新，并且根據實際的發展狀況進行實時的調整。此外，需要對檔案管理人員進行一系列的約束，使得他們能夠兢兢業業完成管理工作。管理部門的管理決策者需要及時了解管理工作的更新動態情況，使得檔案管理人員及時對檔案管理的方法進行適當的調整，并符合當前運營情況及未來發展狀況，及時對管理方法進行更新。

三、結語

綜上所述，我們可以看到，由于技術的發展速度十分迅速，因此在進行管理的同時需要多注意外界新方法、新技術的更新，對新的方法進行學習，并且由于一些教育人事檔案比較特殊，管理人員需要仔細篩選這些檔案，進行分類個性化的管理。管理人員需要不斷提高自身的素質，使得教育人事檔案管理機構在員工的有序管理下，部門的總體業務能力得到提高。