基于人事制度改革背景的大學(xué)人事檔案管理分析

文/晉中學(xué)院 高靜

人事檔案管理是高校人事管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，良好的人事檔案管理可以使高校人事部門詳細(xì)了解高校工作人員的信息，對(duì)于高校相關(guān)工作人員的考察和任用有極大的指導(dǎo)意義。此外，人事檔案管理工作在維護(hù)高校教職工權(quán)益、規(guī)范人才管理和任用等方面也有著重要作用。在當(dāng)前人事制度改革的大背景下，加強(qiáng)人事檔案管理工作是極為必要的。

一、當(dāng)前高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）人事檔案管理制度不健全。在人事制度改革的大背景下，目前我國(guó)高校的用人制度普遍采用的是聘用制，通過公開招聘、簽訂聘用合同的方式完成高校教職員工的聘任。雖然用人制度發(fā)生了變化，但是人事檔案管理制度卻沒有相應(yīng)地進(jìn)行完善，人事檔案管理部門在聘用人員的檔案接收、資料轉(zhuǎn)遞以及人事信息檢查和審核等方面缺乏完備的制度規(guī)范。需要?dú)w檔的未及時(shí)歸檔，甚至部分檔案缺失，材料不完整，這給高校人事部門在人員考察和選用方面造成了一定的影響。

（二）人事檔案管理手段落后。進(jìn)入21世紀(jì)以來，人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，而當(dāng)前我國(guó)高校人事檔案管理手段依然停留在傳統(tǒng)模式上，這依然無法滿足高校人事檔案管理的需要，同時(shí)也嚴(yán)重影響了高校人事檔案管理工作效率的提升。在當(dāng)前信息化技術(shù)高度發(fā)達(dá)的背景下，高校人事檔案管理也應(yīng)對(duì)引入數(shù)字化信息化的管理手段，利用先進(jìn)的技術(shù)手段提升高校人事檔案管理工作的效率。但是，目前高校人事檔案管理缺乏引進(jìn)信息化管理手段的意識(shí)，這極大阻礙了高校人事檔案管理的改革和進(jìn)步。

（三）人事檔案管理的完整性無法滿足當(dāng)前人事管理的要求。高校人事檔案對(duì)于高校教職工的崗位調(diào)動(dòng)升遷有著重要的參考意義，因此，高校人事檔案的真實(shí)性和完整性顯得極為重要。人事檔案除了常規(guī)的一些資料以外，還應(yīng)當(dāng)包括教職工的思想道德、日常出勤以及績(jī)效考核等相關(guān)內(nèi)容，從而使得人事部門在進(jìn)行人員任用的時(shí)候可以全方面了解教職工的信息。此外，人事檔案記錄應(yīng)按照一定的規(guī)律記錄，避免雜亂不堪、沒有條理的記錄。

二、人事制度改革背景下大學(xué)檔案管理改革措施

（一）完善人事檔案管理制度。為了適應(yīng)人事制度改革所帶來的變化，要相應(yīng)地完善人事檔案管理制度，使得高校人事檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化。首先，在人事檔案的轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出方面要嚴(yán)格把關(guān)，規(guī)范管理，檔案管理人員在檔案轉(zhuǎn)入時(shí)要按照類別進(jìn)行整理，妥善保管，保證高校人事檔案從轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出整個(gè)過程中檔案的完整性。其次，人事檔案管理部門要嚴(yán)格遵守《檔案法》，貫徹落實(shí)人事檔案調(diào)閱制度以及保密制度，結(jié)合本校實(shí)際情況實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，使人事檔案管理工作有據(jù)可查，有章可循。

（二）充分利用現(xiàn)代信息化手段。高校人事檔案管理部門要積極引進(jìn)現(xiàn)代信息化技術(shù)，建立高校人事檔案電子信息庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化。建立人事檔案電子信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息化管理，一方面方便人事檔案信息的分類、整理、轉(zhuǎn)遞以及調(diào)閱等，提升人事檔案管理工作的效率；一方面便于對(duì)高校人事檔案進(jìn)行管理，建立電子檔案以備調(diào)用查閱，紙質(zhì)檔案可以進(jìn)行歸檔，妥善保存，雙重保險(xiǎn)，可以有效防治檔案丟失造成的影響。但是需要注意的是，避免由于網(wǎng)絡(luò)安全問題造成高校人事檔案泄露，在進(jìn)行人事檔案信息化管理過程中可利用校園局域網(wǎng)，同時(shí)采用加密的方式進(jìn)行檔案的查閱、轉(zhuǎn)遞等。

（三）豐富和完善人事檔案的內(nèi)容。高校人事檔案的真實(shí)性和完整性直接關(guān)系到檔案在人事任用時(shí)的參考價(jià)值，只有真實(shí)有效地認(rèn)識(shí)檔案才能對(duì)高校人事管理有指導(dǎo)作用。因此，在人事檔案管理過程中，處理收錄教職工的常規(guī)信息以外，同時(shí)，還可以將對(duì)教職工思想道德的調(diào)查情況、績(jī)效考核情況以及保險(xiǎn)檔案等相關(guān)內(nèi)容也納入人事檔案管理當(dāng)中。這對(duì)于高校人事調(diào)動(dòng)升遷有了更高的指導(dǎo)意義，更便于高校人事部門開展人事管理工作。

三、結(jié)語

高校人事檔案作為高校教職工信息的重要載體，對(duì)于高校人事部門開展人事管理工作有著重要的指導(dǎo)意義，在當(dāng)前人事制度改革的背景下，針對(duì)人事檔案管理凸顯出的新問題我們需要認(rèn)真對(duì)待，積極尋找方法解決，最大程度發(fā)揮人事檔案的作用，進(jìn)而促進(jìn)高校人事檔案管理工作順利開展。