醫院文書檔案管理辦公自動化探微

文/青島市第五人民醫院 高真

先進的管理模式是推動管理現代化不可或缺的方式，在目前的情況下，在對醫院的檔案信息進行管理的時候，通過融合自動化的模式，在一定程度上與時代的發展要求不謀而合，能夠使檔案的管理更具科學性。

一、醫院文書檔案管理辦公自動化存在的問題

（一）文書檔案管理不夠規范。在目前的情況下，通過調查我們可以發現，許多醫院在進行文書檔案管理時，存在著管理工作不夠規范的情況，比如，對于文件的分類以及名稱的標注存在著各種缺陷和不足。另外，卷宗組卷不科學同樣也是一個十分突出的問題，應當引起相關人員足夠的關注和重視。在醫院文書檔案管理所存在著的諸多問題之中，檔案檢索的效率問題受到了越來越多的人關注。在一般的情況下，檔案檢索的方式可以劃分為人工檢索以及電子檢索兩種。并且在基層醫院中，人工檢索的方式依舊有著很大的運用空間。一些檔案管理人員經過多年的工作實踐，已經實踐出了許多檔案檢索的工具，由于他們的觀念存在錯誤，以為工具運用的越多，越能夠提升檔案管理的效率，長此以往，導致多而不精的情況出現。

（二）基礎設施沒有完善。盡管在目前這個時期，許多醫院都已經在檔案管理的過程中運用了電子化管理的方式，但是，這種方式畢竟處于初始時期，還存在著很大的發展空間。首要的問題就是基礎設備不完備，在這樣的情況下，給醫院辦公系統的高效運轉帶來了一定的困難。另外，由于缺乏基礎設施，導致不能建立局域網內的數字檔案接收站，因此，在接收數字文件信息的時候存在著諸多的不足，長此以往，難以形成醫院檔案管理的專門體系。

（三）檔案管理人員的自身素質和管理水平并不是很高。基于醫院檔案信息管理自身所具有的特點，相關的人員只有具備良好的技能，才能夠使工作開展更加順利，但是，在目前的情況下，許多檔案管理人員的專業技術存在不過關的情況，比如，在對信息進行編排的時候，不能夠熟練完成相應的工作，給醫院檔案管理的高效帶來了嚴重的影響。

二、提高醫院文書檔案管理辦公自動化的措施

（一）逐步推動文書檔案信息化管理。推動文書檔案的信息化是提高醫院文書檔案管理辦公的一個重要的舉措。相關的醫院應當對檔案的管理工作進行統籌規劃，以醫院的實際特點出發，制定符合要求的方案。醫院還應當對檔案管理的關鍵環節保持足夠的關注，通過這樣的方式，搭建完備高效的信息平臺。除了采取以上措施以外，醫院還應當對管理模式進行規范，通過這樣的方式，讓自動化辦公成為可能。相關人員還應當意識到，檔案管理工作是一個循序漸進的過程，在通常的情況下不是一蹴而就能夠完成的，基于這樣的原因，檔案管理要不斷堅持，只有這樣，才能把管理工作落實到實處。

（二）加強對管理人員的培養。為了能夠讓醫院的檔案管理工作更加具備實效性，最為關鍵的一個環節就是進行管理人才的建設和培養。在當前的情況下，醫院檔案管理人員一方面要具備良好的計算機技能，另一方面還應當對檔案管理知識保持足夠的熟悉。然而，當前這類人才嚴重匱乏，培養一大批專業技術人員是一項相當重要的任務。首先，醫院應當有計劃地向有關學校輸送相關的人才，給他們創造更多的鍛煉和學習的機會。其次，醫院還應當提高待遇和條件，通過這樣的方式，吸收越來越多的人才加入，進而讓醫院檔案管理的自動化成為可能。總而言之，強化人才培養工作，要從實際出發，結合醫院自身所具有的特點，制定明確的發展和規劃目標，以醫院檔案管理的實際情況作為出發點和落腳點，采取逐步過渡的方式，最終實現文書檔案信息化管理。

（三）領導要高度重視檔案信息自動化管理。醫院的領導要對檔案信息自動化管理保持足夠的關注，只有這樣，才能夠從源頭上把檔案信息自動化管理落實到實處，另外，在進行檔案管理的時候，要與時代發展的要求相適應，否則，就會面臨淘汰的境地。因此，只有領導對檔案信息自動化管理有足夠的重視，才能夠提升檔案管理的水準。

三、實施醫院文書檔案管理辦公自動化的優點

在檔案管理的過程中融入自動化，具有如下的優勢：第一，能夠最大限度地使檔案管理的時效性出現前所未有的提升。第二，在某種程度上使檔案信息資源共享成為現實，以便能夠更好地給醫院提供各種信息和資料。第三，檔案辦公自動化不會過多受到外部因素的影響，因此，使文件保存的穩定性提升到了一個十分穩定的狀態。

四、結束語

總而言之，辦公自動化在醫院文書檔案管理中有著光明的發展前景，為檔案管理工作帶來了巨大的轉變，不管是在時間還是在空間上，他都能夠最大限度地提升檔案管理工作的效率，因此，應該對這樣的方式進行積極推廣。