勘察設計行業數字化出版及歸檔管理模式下工程檔案管理探討

文/中國電力工程顧問集團西南電力設計院有限公司 喬俏

信息技術改變了人們的生活和工作方式，給企業的管理模式和生產經營帶來了革新，同時也為企業檔案工作帶來機遇和挑戰。數字化出版及歸檔管理對于勘察設計企業而言，不僅是企業管理工作的創新，也是企業降本增效的重要途徑。國家檔案局2017年發布的《企業數字檔案館（室）建設指南》中明確要求，“（企業）數字檔案館（室）建設期間應完成辦公自動化系統形成的電子文件歸檔并實現至少一個核心業務系統電子文件歸檔。”而設計文件數字化是勘測設計行業發展方向，數字化出版將有效解決原有藍圖審查、施工、歸檔方式存在的溝通共享效率低、出版圖紙和歸檔圖紙內容不一致等問題。通過為數字化出版管理系統與數字檔案館系統建立接口，對工程檔案進行全過程在線化管理，保證文件自形成伊始就處于可控狀態。勘察設計類企業形成的工程檔案數量浩繁，管理流程環環相扣且情況復雜多變，簽署不全、版次較多，尤其遇到勘測設計成品變更的情況更要嚴加規范。

一、勘察設計行業數字化出版及歸檔管理的必要性

勘察設計行業數字化出版及歸檔管理是對工程設計成品質量控制的有效途徑，是提高設計工作效率的必由之路，也是企業降本增效的客觀要求。傳統的歸檔模式以難以滿足信息化背景下企業高效管理與運轉的要求，工程設計成品數字化出版和歸檔是勘測設計行業發展方向。而數字化交付是貫通工程項目全生命周期信息共享和行業管理的關鍵，數字化和白圖交付將徹底解決原有藍圖審查、施工、歸檔方式存在的溝通共享效率低、圖紙多版次管理難度大等問題，有助于勘察設計企業加強過程管控與內部質量控制，有助于節約資源、提高質量與經濟效益。數字化出版及歸檔管理系統是貫穿電子文件圖紙收集、整理、歸檔、統計、打印等全過程出圖管理平臺。該方式將徹底取消公司現有的通過打印硫酸紙底圖并曬圖的模式，以提高出圖和圖紙歸檔效率為核心，規范出圖和圖紙歸檔的標準為目標，實現項目圖紙的批量出圖及自動歸檔。

二、數字化出版歸檔與傳統歸檔的模式比較

（一）歸檔流程。傳統出版歸檔模式為：設計輸出（PLTPDF）-打印硫酸紙-手工簽名／蓋章-曬藍圖-歸檔。這-出版歸檔模式在勘測設計行業得到了多年的廣泛應用。數字化出版上線后的歸檔模式為：通過設計協同平臺編制卷冊計劃清單-創建卷冊目錄-進行成品圖紙校審（DWGDOCEXCEL）-設計輸出（PDF）-委托出版-成品歸檔。數字化出版及管理系統上流轉的電子文件符合電子文件的前端控制理念，從電子文件生成伊始就處于可控狀態，保證了電子文件的真實性與完整性。

（二）歸檔方式。1.傳統出版歸檔模式下的歸檔方式。將簽署齊全完整后的硫酸紙底圖曬制藍圖，實體檔案分為底圖檔案和藍圖檔案分別歸檔，電子文件則是通過對底圖進行掃描生成，將其掛接至數字檔案館系統內已著錄的相應卷冊條目下。這種模式因自動化程度不高存在一系列固有弱點：首先，對底圖和藍圖歸檔保管最直觀的缺陷在于資源的浪費和高昂的成本。其次，分別管理已歸檔的底圖和藍圖占用了大量的庫房面積。傳統出版歸檔模式由于在工程設計產品形成開始階段不受系統的約束，導致存在設計、校核、審核和批準等簽署不齊全和檔號重復等問題，不僅影響工程設計成品質量，還給檔案管理工作帶來相應問題。2.數字化出版及歸檔管理模式下的歸檔方式。當某一項目的首個卷冊出版及歸檔同時，在數字檔案館中對應的工程項目類別下自動新建條目，并生成該項目級信息，支持自動新建案卷級條目與案卷信息，支持自動新建文件級條目，即項目級、案卷級條目生成后，將卷內目錄導入數字檔案館內，自動生成文件級（含卷內目錄、套用圖）條目，并生成文件信息。卷內文件級條目生成后，電子文件應自動匹配至所屬文件級條目下，套用圖自動匹配所屬實體文件。而工程設計圖紙電子文件經過流轉后點擊出版即可發送至印制出版部門打印藍圖，檔案部門人員收到藍圖后，核字檔案館內相對應卷冊信息確認無誤便可操作歸檔。通過協同設計平臺流轉，打印藍圖歸檔，節約了高昂的硫酸紙成本同時，還契合了電子文件的前端控制理念；通過系統約束設、校、審流程與圖號、檔號的編制，有效規避了簽署不齊全和標識錯誤等問題；在數字化出版及歸檔系統中形成的案卷及文件等信息和數據可以被充分利用，極大減輕檔案整編人員等工作量，使得后續的檔案管理工作在效率和質量方面都得到顯著提升。

三、數字化出版及歸檔管理的現狀及存在問題

（一）數字化出版及歸檔管理模式覆蓋檔案類型單一。目前本公司實行的數字化出版及歸檔系統只能全面覆蓋工程設計成品，因工程設計成品自其形成至歸檔流程相對可控、規范，故基本可以保證其順利形成、流轉直至歸檔。但對于形成過程較為復雜、類型多樣且流程不盡相同的檔案類型則難以控制，故數字化出版及歸檔管理目前無法完全覆蓋原始檔案、設備檔案等檔案類型。

（二）設計變更控制流程仍需嚴格規范。工程設計成品會根據工程的需要進行更改或替換，確認版次的最終性和正確性則是質量把控的關鍵一環。如何在數字化出版及歸檔管理系統中嚴格控制流程以保證已歸檔卷冊的準確性和有效性，給檔案工作也帶來新的問題。

（三）歸檔電子文件“四性”控制難度較大。一方面，雖然系統已約束了工程設計成品的流轉過程和標準格式信息，但仍存在一些人為誤操作導致的電子文件信息不完整、標識錯誤等問題。在歸檔前需經過檔案管理人員的反復核查確認才能保證歸檔電子文件的準確性和有效性以及與歸檔藍圖的一致性；另一方面，電子文件的真實性、完整性、可用性以及案卷和文件的描述信息均依賴于數字化出版及歸檔管理系統的流程與檢測技術，要保證歸檔電子文件及其元數據的真實性、完整性、可用性與安全性也為數字化出版及歸檔系統及數字檔案館帶來更大的挑戰與更高的要求。

四、數字化出版及歸檔管理存在問題的建議

（一）將數字化出版及歸檔要求納入質量管理體系。所謂“無規矩不成方圓”，為保證數字化出版及歸檔管理模式下的工程檔案電子文件與藍圖檔案的質量，需要通過將標準固化在系統中、將數字化出版及歸檔系統中生成的文件要求納入企業的質量管理體系，建立相關的質量績效考核，才能更好地予以實現。

（二）推動數字化出版及歸檔系統的優化提升。事物的發展總是經過量變到質變的過程，通過發現系統在實際運行中出現的問題，不斷對問題進行總結和梳理，針對系統不同的問題制定相應的對策，從電子文件“四性”檢測、系統架構完善、標準規范的嵌入等方面著手，對系統不斷優化提升，以適應檔案管理的需求。對于數字化出版及歸檔系統難以覆蓋的檔案類型，分析其形成規律、全生命周期過程以及歸檔要求，建立能夠滿足企業各類型檔案管理需求的高度集成的信息系統，完善數字化出版及歸檔管理系統。