實驗材料采購平臺大數據對科技支撐服務知識價值的體現

蔣 蕓, 朱衛星, 陳永清, 盧 凡, 程 蘋

(1.蘇州大學 醫學部，江蘇 蘇州 215123；2.國家科技基礎條件平臺中心，北京 100862)

0 引 言

當今，社會信息化和網絡化的發展導致數據爆炸式增長。據統計，平均每秒有200萬用戶在使用谷歌，Facebook用戶每天共享的東西超過40億，Twitter每天處理的推特數量超過3.4億[1]。同時，科學計算、醫療衛生、金融、零售業等各行業也有大量數據在不斷產生[2]。在學術界，2008年《Nature》推出了大數據專刊對其展開探討；2011年《Science》也推出類似的數據處理專刊。IT產業界行動更為積極，持續關注數據再利用，挖掘大數據的潛在價值。為應對大數據帶來的上述困難和挑戰,以Google、Facebook、Microsoft等為代表的互聯網企業近幾年推出了各種不同類型的大數據處理系統[3-5]。借助于新型的處理系統,深度學習、知識計算、可視化等大數據分析技術也得已迅速發展,已逐漸被廣泛應用于不同的行業和領域[6-7]。

學校于2015年開始構建實驗材料采購管理電子平臺(以下簡稱平臺)，依靠強大的電子商務信息數據處理手段，實現集“商品選購”“審批”“配送”“驗收”“結算”為一體的采購平臺，實現采購的全互聯網服務[8-9]。基于“互聯網+”實驗物資采供管理系統與學校財務系統無縫對接，打破了長期以來“信息孤島”現象，做到終端用戶，物資采供部門、審計部門與財務部門的全方位數據共享。平臺上線運行3年來，真實完整地保留了學校實驗材料采購的數據情況，本文根據真實的數據分析，試圖去展現采購平臺對科技支撐服務的多方面的知識價值。

1 用戶行為分析

技術人員根據后臺數據對平臺構建以來每年的工作日不同時間段訂單量進行統計。詳細數據如表1所示。可以清晰的看出，主要采購時間還是集中在工作時間段，但是中午時間下單的比例明顯在逐年上升，說明平臺采購還是比較快捷方便，科研人員利用碎片時間就可以做好采購工作，從某種層面上保證了大段整塊的持續工作時間不被打擾，能夠更專注科研。科研人員的工作時間比較長，表中也明顯看到，下班后的訂單比例在逐年減少，這就證明了科研人員無需利用自己的休息時間繼續去做采購等瑣碎事宜，能夠很好地保證自己的休息時間，更好地照顧家庭，做到工作家庭兩不誤。創新的采購方式，方便了教師的工作，很好地響應了國家加快實施創新驅動發展戰略。

表1 工作日各時間段訂單數量比例 %

2 平臺內采購、自行采購數據對比分析

表2中展現的2015～2018年，平臺采購以及平臺自購訂單的數量對比及其趨勢。可以發現，自平臺搭建以來，通過平臺進行采購始終是占了很大的比例，且僅在搭建初期，平臺內比平臺自購訂單量略少，之后平臺內采購和自購訂單數量相比，優勢越來越明顯。說明了學校實驗采購平臺的確做到了按需采購，實時采購，真實采購，降低了囤積風險和廉政風險。另外，從最常用商品的購買情況也驗證了平臺的實時有效作用，常用材料逐年增加的購買量也說明了該平臺能基本滿足老師的日常實驗需求，為科研人員提供了便利，為科研提供最堅實的后勤保障。

表2 化學試劑平臺內外采購商品數量比較表 %

3 年末的訂單情況

傳統的高校采購都會伴隨著冗雜繁重的財務報銷問題，自行采購產生的票據數量過大，給后期的財務報銷事宜帶來了很大的不便，占用科研人員大量精力，擾亂正常科研秩序。經統計，我校2016年僅實驗材料和辦公物資采購量為100 532筆，其報銷量約占學校總報銷量的50%，盡管學校一再增加財務人員，但仍趕不上報銷業務量的持續攀升。

對于每個高校財務來說，12月份的報銷結算壓力非常大，因為經費結算的問題，常會導致集中報銷，超量采購等問題的產生。集中報銷會給財務造成很大壓力，大大降低工作效率，常常是財務恨不得24 h加班，老師這邊依然是怨聲載道。而因為急于結算經費導致的超量采購，集中預先采購，往往給用戶帶來更大的廉政風險，一不小心就違法違規了[10]。

由表3可看出，平臺2015年正式上線后，只是當年的12月報銷訂單超過11月，后來2年的12月傳統報銷高峰期，不管是自購備案報銷還是訂單總量都顯著低于11月，有效地避免了報銷高峰，大幅度減輕了財務和老師的壓力，大家不用在財務報銷、年終審計等問題上耗費原本不必要的時間和精力，使得科研人員可專心于本職工作。而且越到后期，在采購總量基本保持不變的情況下，通過平臺內直接采購的訂單數量有明顯的上升，表明用戶越來越認可平臺內直接采購，做到了按需采購，年底集中花錢，超量囤貨的現象得到了明顯改善。

表3 年末平臺內外訂單數量對比圖

4 平臺運營服務于學校科研教學工作

實驗材料采購管理平臺創建設計的思路就是用戶只需要在線購買和簽收，供應商在線接單并集中開票,財務做到批量集中結算，監管方可實時看到真實的數據，做到在線審計。

平臺通過幾年的良好運營，教學科研人員從改革初的不理解，到現在積極參與，更是主動積極地幫助校方聯系優質的供應商，協議供應商隊伍不斷得到優化，服務質量穩步提高。經統計，我校實驗材料協議供應商從2014年的10余家增加到目前的70余家。

由物資采供中心定期與供應商進行資金結算(每月結算一次)，實現了從“先付款后供貨”到“先供貨后付款”的轉變，由供應商墊支科研物資采購資金，大大提高了學校資金使用效益。另外，數據顯示，學校統一與供應商談判，科研物資采購單價基本低于市場價5%以上，提高了科教經費的含金量。也正是因為統一選取供應商，加強了物資采供內部控制，有效地防范了財務風險[11-12]。

而且，采購流程是采購人通過科研物資采供系統或平臺7×24 h發起物資采購申請，經審批生成訂單，供應商直接送貨上門，采購人收貨，驗收人驗收，實現科研物資采供“零庫存”管理。減少物資采供人力成本和倉儲成本，提升了物資采供管理效率和服務水平[13-15]。而且，不可忽略的是，經統計，2016年我校僅實驗材料與辦公物資共采購了100 532筆，實際報銷憑證僅24 849筆。大幅降低科研物資采購業務報銷量，有效提升會計核算效率和財務服務水平，節約了財務人力資源成本。

5 結 語

本文數據分析結果表明，該平臺最初的預期效果已大部分實現，充分證實了學校采用的基于比較成熟的電子商務平臺信息處理手段，參考政府協議供貨采購模式，依靠江浙地區發達的物流手段，在互聯網+的背景下采取平臺集中采購為主，零星自主采購為輔這一種比較人性化的采購模式取得了跨越式的成功。

學校的“互聯網+物資集中采購”，并不是簡單的兩者相加，而是通過信息技術以及互聯網平臺，讓互聯網與傳統行業進行深度融合，創造新的發展形態，從而提高管理服務等效率，讓大量繁瑣的事情變得異常簡單。通過挖掘蘇州大學實驗采購平臺后臺的數據并進行統計，對比，進而分析出蘊藏在大數據背后的科研人員的行為規律，并在此基礎上得出結論，推動平臺發展，加強對科研的支撐服務。