高校儀器設備全生命周期管理平臺的建設與實踐

王文君, 胡美琴, 劉淑云， 劉洪顏

(山東大學 資產與實驗室管理部，濟南 250100)

0 引 言

儀器設備是教學科研工作順利開展的重要保障和必要條件，也是資產管理中數量最多、情況最復雜的資產之一。隨著國家信息化發展戰略的組織實施和高校“雙一流”建設的深入推進，高校儀器設備的種類、數量和質量均有所提高，儀器設備資產的快速增長，對儀器設備的管理提出了更高的要求[1-2]。近年來，在云計算、虛擬化和大數據等新技術不斷涌現的大背景下，現行儀器設備管理手段和方式已無法充分發揮儀器設備資源在“雙一流”建設中的支撐效能。

為進一步提升儀器設備信息化管理水平，統一資源，優化配置，精化管理，規范處置，以適應新形勢下儀器設備管理工作的需求，應借助“互聯網+”技術和移動終端技術加強對儀器設備業務流程的全生命周期管理。這不僅為管理層的分析決策和宏觀管控提供規范化、系統化和實時動態化的技術支持，還對有效提高設備管理者的工作效率和管理水平，充分發揮儀器設備資源的綜合效益具有重要的現實意義。

1 平臺建設背景及目標

高校固定資產具有種類多、數量大、應用廣且分布散的特點，其高效管理存在困難。儀器設備在整個管理周期的各個環節產生的大量信息以不同方式和形式分散保存在不同部門，雖然各部門都有自己的管理流程和管理工具，但由于部門間缺乏高效的信息互聯、互通渠道，“信息孤島”現象嚴重，導致信息獲取和上報過程繁瑣，效率低下[6-8]。此外，隨著“211工程”和“985工程”的有效實施，以及“雙一流”建設的不斷推進，高校儀器設備進入了快速增長期。截至2017年底，我校儀器設備總量達22萬余臺件，總價值超30億元，較2016年數量增加 1萬余臺件，同比增長5.43%，價值增加 2.12 億元，同比增長10.71%。面對學校儀器設備巨大存量和快速增量，傳統的儀器設備管理模式已無法滿足高校事業發展的要求[3-5]。

2017年，學校以全生命周期視角重新審視、梳理設備管理業務，將其核心業務歸納為18大類(見表1)，圍繞核心業務，以滿足儀器設備全流程業務工作需求為路標，充分考慮用戶體驗，在采用統一身份認證管理的基礎上重新改造了現行設備管理系統，旨在借助信息化手段，打破原有的資源壁壘，有效對接相關部門業務信息系統，構建“一站式”儀器設備線上全生命周期管理平臺，實現數據互通共享和儀器設備管理業務的網絡化、平臺化、智能化，全面提升設備管理水平和效率，為教學科研和行政管理等各項工作提供堅實的保障。

表1 儀器設備全生命周期管理核心業務匯總表

2 平臺的建設及實踐

2.1 加強制度建設，為全生命周期管理保駕護航

規章制度是實現工作規范化、權責明晰化和管理科學化的基礎[13-14]。儀器設備管理服務信息系統重塑了設備管理各業務流程，調整了審核、審批權限以及固定資產建賬標準，銜接了招標辦、財務部、信息辦等部門子系統關聯業務。系統開發過程中通過多次與相關業務部門召開協調會議，溝通設備管理全生命周期業務流程在政策和操作上的變化點，明確統一管理標準，并由此在深入貫徹和嚴格落實國家相關各項規章制度基礎上，對設備管理上下游相關制度文件進行了修訂，通過一系列制度建設相關工作的推進和實施來保障儀器設備全生命周期管理的順利、高效運行。

2.2 協同共建，提升整體管理效益

儀器設備全生命周期管理平臺建設是個系統工程，需要學校各部門統一認識、高效合作。這就要從全局視角出發，以理念一致、功能協調、結構統一、資源共享、接口標準化等系統論的方法，對系統涉及的各部門業務的各層次、各要素進行統籌考慮[9-10]。由此，資產主管部門需要與人事部、信息化工作辦公室、財務部、檔案館、圖書館等多個部門協同合作，實現部門間和要素間的良性互動。部門間相互協調的程度決定著儀器設備管理的水平和效果，通過有效銜接各部門子系統，建立起多維度、統一管理的信息平臺，打破“信息孤島”，才能真正實現信息共享[11-12]。要素間協同主要包括信息協同和人員協同，信息協同是將人員信息、設備信息、房屋信息與儀器設備業務流程進行有機整合，通過業務操作帶動信息進入、流轉和共享，提升系統整體執行力；人員協同需要領用人和各層管理員共同參與、通力合作，對儀器設備的基本信息和變動信息進行及時維護、更新，以確保系統信息的有效性和完整性。

2.3 流程再造，打造特色服務平臺

為深入貫徹落實“放管服”精神，學校以用戶需求作為系統研發路標，聚焦問題，再造流程，基于儀器設備全生命周期業務設計了資產管理服務信息系統功能框架(見圖1)，構建了電腦端網頁系統與手機端微信公眾號“資采通”實時聯動的儀器設備管理共享平臺，實現了端到端、優質、快捷和有效管理。系統將設備管理全生命周期所涉及的各業務鏈打通，通過數據信息互聯共享機制，避免信息重復填報，節省人力；并借助電子簽名和簽章形式，實現無紙化，節省物資。此外，學校結合“雙一流”建設發展需求還對系統進行了個性化設計，將大儀評價、檔案管理、數據上報和超期預警等模塊嵌入其中，使系統功能不僅能夠滿足教育部、財政部等上級部門對數據上報的要求，還符合學校新時期教育事業發展的需要。

圖1 資產管理服務信息系統功能框架圖

2.4 構筑管理文化，提升工作人員業務能力

信息化為高水平、高效率的設備管理提供了條件和保障，同時對設備管理人員的服務質量和水平提出了更高的要求。高效率的設備管理不僅僅是借助高新技術手段升級硬件，而應以營造與培養與儀器設備全生命周期管理相應的管理文化為基礎，在部門中形成自覺地流程管理意識。設備管理文化是設備管理精神風貌的集中反映，具有目標導向、軟約束功能、凝聚功能和激勵功能，是對設備進行有效管理，以保證其高效運作的必然要求[15-16]。隨著“雙一流”建設的不斷深入和資產管理服務信息系統的逐步推進，校資產與實驗室管理部通過創建“教工先鋒號”，建設以“改作風，順機制，促服務”為理念的服務文化。將人性因素和理性因素納入現代化運作和管控體系，突出“以人為本”的思想，重視工作人員需要，摒棄陳舊的管理思維定式，拓展新的管理風格，借助崗位設計、績效考評等措施激勵工作人員積極性和服務自覺性，并將此融入日常工作，以保持工作人員活力；同時通過加強工作人員知識培訓，培育良好的外部關系，形成組織內部融合的工作環境以及部門間的良好合作，全面提升工作人員業務技能和有效溝通能力。

3 平臺建成效益

3.1 推動管理體制機制創新

全生命周期視域下的資產信息化管理模式的推行和落實需要與之配備的管理制度保駕護航。新形勢下，借著平臺建設的東風，學校結合“放管服”要求，修訂并完善“山東大學國有資產管理辦法”“山東大學大型儀器設備使用效益考評與激勵暫行辦法”“山東大學儀器設備管理辦法”等一系列設備管理相關制度，建立了新時期設備管理體制機制。同時，充分利用“互聯網+”和移動互聯技術，最大限度的簡化優化了辦事流程，實現了“網絡化、無紙化、不排隊、不跑路”的管理方式和“管理隨身，服務同行”的服務模式，使推送至主管部門的業務可隨時隨地完成審批或審核，有效提高了辦事效率。校資產管理服務信息系統上線后，2018年上半年設備家具建賬數量合計9 774臺件，比2017年同比增長66.68%；建賬金額合計1.30億元，比2017年同比增長55.27%。

3.2 形成“一體化”管理服務體系

學校由一校三地八校區組成，各校區運作模式差異大，資產類別多。全生命周期資產管理服務信息系統的建立打通了校區和部門間的業務渠道，打破了信息壁壘，解決了信息碎片化、應用條塊化和服務割裂化等問題，構建了設備、公房、責任人“三位一體”的資產信息共享平臺，實現了一校三地國有資產“一體化”的管理和服務；建立了資產盤點自查機制，通過對儀器設備全流程業務數據的實時采集和動態整合，擺脫了傳統繁瑣和費時費力的資產清查工作；完善了信息共享機制，通過業務數據共享，使設備購置、建賬、報銷、維修、報廢等各環節深入耦合，方便申請人實時了解各審批節點處理結果，實現設備管理業務程序的公開、透明、可追溯；建立了資產大數據中心，加強了資產數據的交互共享、處理分析和特種設備的監測能力，為學校決策提供技術支撐和數據保障，有效推進了學校資產管理現代化。

3.3 提高儀器設備數據信息精準度

儀器設備全生命周期平臺從源頭把控，借助統一身份認證，通過實名制賬目整理功能，將全校在賬設備資產分配到每一位教職工名下，由個人根據名下設備實際情況即時變更設備存放地信息，隨時提交領用人變更、調撥或報廢等業務申請來調整設備資產狀態，有效避免了因傳統層級申報或簽字延誤造成的資產現狀不明，交接管理不及時等現象，保障了數據精準度，提高了設備管理效率，同時促使“人人管資產，資產時時管”良好氛圍的形成。此外，平臺通過資產財務對賬功能，與財務預約系統聯動，隨著設備信息建賬自動發起財務預約，報銷完成設備自動入庫，保證了固定資產賬和財務賬的一致性，有效提高了數據準確度。

3.4 助力資產合理配置和精細管理

大型儀器設備全生命周期管理平臺還深度對接了房屋、土地、圖書、文物及陳列品等系統，通過互聯共享和大數據分析，實現了教育部、財政部、科技部等上級部門要求的各類報表即時生成和一鍵上報；構建了溯源機制，實現了操作記錄追溯功能，輔助管理者及時發現和解決問題；設計了特種設備超期預警功能，可對在賬特種設備狀態進行自動監測，對逾期未檢特種設備提醒領用人核檢，確保特種設備安全運行，防止和減少事故發生；定制了大儀評價功能，融入了學校和教育部兩種考核標準，實現了評分結果自動生成、大儀使用效益數據自動分析及效益結果多元化查詢，為實驗技術人員職務職稱考核和實驗室先進評選等提供了可靠的數據支撐；設計在建項目功能模塊，創新了自研自制儀器設備管理,簡化并優化了報銷程序,定制了大儀檔案管理模塊，借助系統自動判定機制，將大儀設備從購置至報廢業務中所產生的所有電子檔案進行自動歸類存檔，并可供相關業務部門隨時調閱、即時共享。

4 結 語

儀器設備全生命周期管理平臺建設是一項系統工程，需要在實踐中不斷的優化和完善。山東大學儀器設備全生命周期管理平臺通過分類、分層數據庫存儲體系的交互運作，實現了儀器設備全生命周期過程的智能化、動態實時跟蹤和集中監控管理，有效提升了儀器設備管理工作的質量和效率。隨著高等教育事業的穩步發展和“雙一流”建設的深入推進，儀器設備管理工作還將不斷通過對上問策、對標學習和對下調研，進行持續的探索和優化，更好地為教學、科研和行政服務，努力形成支撐世界一流大學的儀器設備管理工作新格局。