做好企業技改項目檔案管理工作的探討

陳春艷

深圳天安云谷投資發展有限公司 廣東深圳 518000

近年來，隨著企業技術改造不斷向縱深發展，對技改檔案管理的要求也越來越高。然而，由于相關企業對技改項目檔案管理重視程度不夠，檔案管理水平沒有完全跟上其發展的步伐，還存在歸檔文件材料收集不齊全、歸檔文件質量不高、檔案整理不規范等問題。本文通過對目前企業技改檔案管理存在問題的分析，提出進一步做好技改項目檔案管理的措施，確保技改項目應歸檔文件齊全完整、整理規范、管理高效，為今后技改項目檔案的利用提供可靠的保證。

1 提升技改大修工程項目檔案管理水平的原因

一是檔案管理工作的要求，技改大修工程項目檔案管理是工程項目中重要的環節，有著舉足輕重的地位。在新時期，做好技改大修項目工程檔案管理是可以為工程項目帶來美好的前景。二是提升項目工程建設的科學有效性，用文件材料將項目工程的各個工作環節聯系起來，可以增強對工程建設的整體把握。將工程項目建成的過程形成歷史材料，可以真實的表面在工程項目建設中產生的問題，為完善工程項目建設提供更好地解決方案，從而提高技改待續工程項目的科學性。三是檔案服務和檔案利用的本質要求，檔案管理的最終目的是有效利用檔案，提高檔案的利用率，為項目建設未來的發展目標提供保障[1]。

2 企業技改項目檔案管理普遍存在的問題

2.1 重視程度不夠

項目單獨設立資料員崗位，因晉升和待遇問題導致人員不穩定，加之項目領導重視外業和施工進度工作，對施工資料缺乏管理或者管理不系統，導致施工工程管理與檔案管理脫節，平時應付檢查，交工竣工前花大量人力物力補資料，修改資料甚至大量返工。資料員晉升前途狹窄，施工項目中，資料歸工程部管理，所以資料員晉升最高職級就是資料工程師，崗位決定待遇問題，資料員是最低的員級待遇，一個資料員干的再好，也很少有資料員做到工程部經理的，所以導致絕大部分男同志為了前途也不愿意做資料員。

2.2 資料利用率低

已建工程的信息對工程建設人員來說是一個巨大的寶藏，但目前很少有人來挖掘這個寶藏，主要因為信息檢索及閱讀極不方便，首先，工程資料主要以表格形式存在，各地各部門的表格格式也不統一，這種載體形式內的信息難以使用關鍵詞檢索出來；其次，工程資料是依附于建筑工程本體的，必須先對建筑工程本體有相當的了解，才能閱讀明白對應的工程資料，而目前工程資料的展現形式與建筑本體是分割開的，需要閱讀者花費大量的時間才能尋找到某份資料與建造過程的對應關系，這都制約了人們對已有工程資料的利用[2]。

2.3 檔案管理部門參與項目工作的主動性不夠

企業技術改造項目建設周期長，環節復雜，專業性強，形成的資料多。有的項目建設周期長達數年，加之人員更迭，檔案管理部門如果不全程參與到一線進行指導，不制定檔案驗收標準，容易造成項目過程文件分類不清、歸檔資料不完整的情況，嚴重影響檔案案卷質量。比如施工過程中的變更，就要及時簽發變更通知單，并在施工圖上進行標注，如果當時不標注，就會產生實際情況與圖紙不符；有的施工單位根本不懂檔案分類，為完成給建設單位交資料，給施工圖直接蓋上竣工章冒充竣工圖，以上這些做法給企業未來改擴建活動埋下了隱患。

3 做好檔案管理工作的幾點建議

3.1 科學應用現代技術

現代科技的高速發展為我國建筑單位管理工程檔案資料提供了新的技術，管理技術逐步實現更高程度的信息化，在具體進行管理作業時，相關工作人員可以利用信息技術和計算機設備管理檔案資料，通過科學構建管理平臺，在企業內部構建信息庫，確保企業管理逐步實現更高程度的信息化，滿足企業發展大趨勢。通過應用信息化技術和計算機設備的編制建筑工程施工作業中各環節產生的具體數據和資料，確保管理人員能夠更為便捷的查詢相關資料，進而使管理人員具有更高的工作效率和工作質量，有效推進企業建設。

3.2 加強項目檔案管理人員的工作意識

重視理念建設可以保障檔案管理的科學性、有效性，也是工程建設過程中各項管理工作能夠順利實施的保障。只有領導的意識正確了，工作開展的到位了，才能使檔案管理工作得到有效的實施。并且現在很多技改大修專責對檔案管理工作的認識度不夠，為增強各專責的歸檔意識，要加強培訓，培養其自身的綜合素質，鍛煉工作技巧[3]。同時要加強管理人員學習檔案管理知識，使管理人員及時掌握先進的管理方法和技術，促進其能夠主動收集整理檔案材料，保證檔案材料的完整性和有效性。

3.3 控制資料編寫過程

在管理檔案資料時，相關工作人員首先需要確保工程技術資料具有統一的表格樣式，在準備籌建項目時，相關工作人員需要嚴格基于工程具體特點進行竣工資料表格的科學制定，確保能夠最大程度滿足檔案管理部門以及當地行政部門管理規定。有效統一表格樣式能夠在一定程度內簡化工程資料整理和編輯作業，他從而有效避免資料格式出現不規范和多樣化的現象。其次，還需要全面收集整理施工物質資料，在進行建筑項目施工作業時，受到時間以及其他因素的不良影響現場施工物質，材料檢驗報告和出廠合格證通常很難與相關材料同步到達施工現場。

4 結語

總之，企業管理者應該給予足夠的重視，項目管理部門應該進一步完善相關制度，對工作完成好的單位和個人給予獎勵和表彰，對表現差的單位和個人提出批評和懲罰，對批評教育后仍不能勝任工作的檔案工作人員，可調離崗位，直至其能勝任工作。項目相關職能部門也要緊密配合檔案管理部門，配備兼職資料員，按照檔案驗收標準開展日常管理。