解析大數據下文書檔案管理及其信息化應用

王民

濟寧市技師學院 山東濟寧 272000

文書檔案管理對單位的有序發展具有重要的作用，文書檔案記錄單位日常管理活動中的各種信息，包括通知、決策等信息資料。文書檔案關系到整個單位的歷史與未來發展方向，許多單位文書檔案管理中實行信息化管理，信息化管理在檔案的信息記載等方面具有明顯的優勢，實現信息化管理，為文書檔案管理提供了跨越式發展平臺。

1 文書檔案實現信息化管理的好處

1.1 電子文件能夠長期且穩定地保存下來

比之下電子文檔的壽命就要長很多。在檔案保存的過程中，一些人為地非人為的因素都會使紙質檔案的纖維素受到不同程度的損害。而纖維素又是的紙質與紙質檔案耐久度的決定因素，而電子檔案對這些客觀條件并沒有那么高的要求。在電子技術迅猛發展的時代，我們已可以在任何時間、任何地點利用身邊的設備來獲取與儲存電子文件，譬如移動U盤等[1]。這些介體讀取與儲存十分便捷、方便攜帶、不易毀壞、不易受外部因素影響等的特點讓電子文件的儲存能夠更長效。

1.2 文檔信息得到充分共享

在傳統的文書檔案管理系統下，由于文件查閱困難以及文件傳遞不便使得文件共享不易實現且共享范圍小。由此造成大量的信息閑置進而造成資金和資源的損失。利用信息化的管理方式使得所有的檔案不再是一個個“個體戶”，管理員可以根據檔案的內外特征對檔案進行綜合性的管理。在計算機技術快速發展的背景下，檔案的信息化管理實現了檔案和其存在介體的分離，而且可以實現和其他信息平臺的互相關聯。由于信息化管理不受時空的制約，且能夠全面掌握各方面的信息狀況，讓文檔信息實現高效共享。

1.3 提高了文件傳遞的安全性

由于在以往的辦公中所有的文件都是紙質的，因此會經常存在文件丟失或者工作人員私藏文件的現象，以往傳遞文件基本上全部用郵遞的方式但是這種方式不僅受到目的地遠近的約束，而且文件在郵遞過程中遺失的風險也比較大，十分不利于檔案的安全。然而假如我們運用信息技術對文件進行信息化控制的話，便能夠依托互聯網來傳送有關文件，直接越過第三方，進而有效提升文件的安全水平。

2 文書檔案信息化管理現狀

傳統的檔案管理因地域限制、空間限制給查閱帶來許多不便，尤其是文書檔案，使用的頻率較高、查閱人員較多，因此可能會產生一些矛盾，導致檔案管理的時效性不強。而提出檔案信息化建設就是為了能夠改善檔案管理效率。檔案信息化建設是指在檔案管理過程中運用信息技術、確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案的信息化服務。信息化管理是一項系統工程，它不能簡單地等同于檔案數字化、網絡化，而是利用網絡建立更為寬泛的運用平臺使檔案以不同形式發揮作用，同時，因為網絡更新迅速，文書檔案的信息化管理還要不斷更新觀念、優化工作流程和工作方法，實現文書檔案信息化的規范建設、科學推進。在當今社會快速發展的情況下，信息成為社會與經濟發展的資源和財富，信息化是最便捷的管理形式，我國文書檔案管理信息化程度低，信息化管理起步晚，基本上還處于半手工管理的階段，檔案查閱者還需要親自到檔案管理部門進行查閱，缺乏時效性，降低了檔案利用效率，直接導致了檔案資料中蘊藏的豐富信息資源無法得到充分挖掘和利用，文書檔案的創新服務工作也不能完全滿足經濟社會日益增長的需要[2]。

3 大數據下文書檔案信息化管理工作的相關建議

3.1 轉變檔案管理理念，樹立信息管理意識

時代的快速發展使各種新技術和新理念不斷涌現，文書檔案管理也必須要順應時代發展的潮流，突破傳統管理思維的桎梏，為檔案信息化管理奠定堅實的基礎，只有管理人員的思想意識更新了，在實際推動信息化過程中才會積極主動。相對文書檔案管理部門來講，必須要轉變傳統的管理理念，充分認識到信息化對文書檔案管理的重要意義，以自身觀念轉變為契機，為整個管理單位樹立典范，從而推動文書檔案信息化管理工作的順利開展。另外，單位領導應做好統籌協調安排，適當加大對檔案管理信息化建設的資金投入，從物質上充分保障檔案管理信息化建設。

3.2 重視文書檔案挖掘的分析與利用，強化文書檔案服務的針對性與個性化

從功能角度分析，大數據的真正作用是支持數據分析，一旦忽視分析，只是進行前期的檢索與統計，數據價值無法得到發揮，企業文書檔案的數字化成果也很難在企業管理中得到體現。為此，企業文書檔案管理需要將數據挖掘作為核心內容，即以數據挖掘技術為手段，借助對原始資料的整理，全面進行數據價值的深度挖掘，善于進行數據的整合與分析，發現數據隱藏的真正知識，明確數據信息之間的潛在關系，避免出現信息孤島現象，促進信息的高效傳播，全面提高文書檔案利用水平。借助信息挖掘，能夠準確提取用戶所需信息，準確判斷用戶實際需求，從而有制定針對性的服務方案，盡顯服務的個性化與定制化。

3.3 提高管理人員素質

信息化在當今呈迅猛發展趨勢，因此，對文書檔案的信息化管理也要愈加重視，而其中關鍵因素便是文檔工作人員。作為文書檔案的管理人員，首先要努力提高自身的專業知識素養和信息化操作能力[3]。所以，有關單位要組織檔案管理人員參加培訓，有效促進管理人員的全面素質發展。另外，制定相應的獎勵制度，對于在工作中有突出表現的或者是通過工作實踐創新出新的改革措施的，將文書檔案管理工作的晉升作為獎勵的主要手段，并適當地給予相應的物質獎勵。

4 結語

綜上所述，作為檔案管理的重要構成，文書檔案詳實地記錄著一個單位的發展歷程。在信息化時代，將信息化技術應用于檔案管理中已經成為重要的管理手段和發展方向。文書檔案信息化管理正在逐步替代傳統的檔案管理方式，使檔案管理工作更加高效安全，也使檔案資料的利用率顯著提升，并推動了檔案價值的進一步發揮。