檔案管理存在的問題及其對策

孫君

河北省承德市灤平縣衛(wèi)生健康局 河北承德 068250

隨著改革開放四十年的發(fā)展，我國社會得到了飛速的發(fā)展，檔案管理工作也變得越來越復雜且重要，在檔案管理的過程中，要與時俱進，不斷創(chuàng)新，及時更新相關(guān)制度與工作方法，才能更好的開展檔案管理工作[1]。

1 檔案管理現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，在我國社區(qū)衛(wèi)生服務中，居民檔案管理是混合式的。一方面，中國60%以上的社區(qū)居民建立了檔案，30%以上的慢性病已經(jīng)備案。居民檔案不僅包括基本信息、家庭遺傳史、個人生活習慣、病歷、體檢表等，還為殘疾人、孕婦等特殊群體提供特殊照顧。積極的指導。另一方面，常駐檔案的管理也存在許多問題。首先，社區(qū)衛(wèi)生服務人員的管理意識較差?，F(xiàn)階段，我國社區(qū)衛(wèi)生服務人員的管理意識和水平還有待提高。一些衛(wèi)生服務人員對居民檔案的妥善管理不會導致其原有價值的喪失。再加上缺乏檔案管理設(shè)備和資金，這將使檔案管理工作難以順利開展。此外，社區(qū)衛(wèi)生服務中心缺乏專業(yè)的管理人員，管理效率低下，這也是一個需要解決的主要問題。

2 檔案管理存在的問題和制約因素分析

2.1 檔案管理流于形式化

檔案管理是一項非常重要的工作，但許多社區(qū)、單位、醫(yī)院等部門對檔案的管理都是形式化的，并沒有真正把檔案管理放在正確的位置。原因有很多。重視文獻記載而不重視管理的傳統(tǒng)觀念仍然存在。此外，許多組織對檔案管理的作用和功能認識不足，沒有從現(xiàn)實中認識到檔案管理的重要性。因此，一些地方和單位的檔案不注重內(nèi)涵，只注重形式，不注重質(zhì)量管理，而重視檔案數(shù)量。因此，檔案不能滿足居民的需要，檔案信息的完整性和協(xié)調(diào)性不能得到保證(有效使用)。

2.2 檔案管理中“死檔”問題嚴重

死檔是檔案管理的一個挑戰(zhàn)和存在約束。許多單位一旦創(chuàng)建了檔案或?qū)⑾嚓P(guān)信息記錄到計算機中，就不能進行動態(tài)和連續(xù)的管理。因此，大多數(shù)檔案信息是不夠的，不能按應有的方式使用。例如，根據(jù)地級市的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，全市的社區(qū)立案率達到78%。然而，在社區(qū)衛(wèi)生服務中心，教育檔案的發(fā)放率不到10%，導致許多死檔檔案不能發(fā)揮檔案的作用。

2.3 檔案管理缺乏方法創(chuàng)新和監(jiān)督機制

檔案管理必須有創(chuàng)新的方法和系統(tǒng)的標準。檔案管理包括信息的收集和系統(tǒng)管理。因此，有必要在方法上進行創(chuàng)新，不僅要提高居民檔案建設(shè)的積極性，還要注重自我意識的培養(yǎng)。檔案建立后，必須重視檔案的維護，制定切實可行的評估方法和激勵機制，實現(xiàn)充分利用檔案信息的目標。目前，我國各地都頒布了檔案管理的一些標準和規(guī)范。然而，在技術(shù)標準和評估方面還存在一些問題，導致沒有注意到檔案維護和管理的規(guī)范性。

3 完善檔案管理的策略和建議

3.1 規(guī)范檔案管理環(huán)節(jié)

提高服務質(zhì)量。醫(yī)療服務工作流程標準化程度是評價醫(yī)療服務質(zhì)量的重要根據(jù)。駐留文檔覆蓋了廣泛的內(nèi)容，包括信息收集、分類、顯示和應用。保證各個角的標準化，能提高整體的工作質(zhì)量。因此，有必要基于適當?shù)姆煞ㄒ?guī)制定完整的管理制度。做檔案管理工作，明確醫(yī)療工作者的工作，列入成績測試，作為工資、獎金的分配和員工晉升的重要根據(jù)。

3.2 完善檔案管理模式

社區(qū)的居民為了加強檔案管理的重要性,展開廣泛的社區(qū)宣傳,提高社區(qū)的居民對自己的注意,他們積極協(xié)助醫(yī)生收集信息并收集他們的過去的醫(yī)學治療,然后一個完全的和全面的檔案可以確立。社區(qū)衛(wèi)生服務中心需要對居民檔案進行合理的分類和管理。社區(qū)可以安排特定的人定期調(diào)查社區(qū)居民，讓他們填寫你的檔案[2]。

3.3 進行電子檔案的建立

社區(qū)希望建立居民電子檔案，包括社區(qū)居民的基本信息、問題和疾病概述。文本信息(相關(guān)信息、疾病記錄和疾病調(diào)查記錄)通常轉(zhuǎn)換成數(shù)字、存儲和系統(tǒng)管理。當檔案電子化后，它能夠系統(tǒng)地評估居民狀況，對居民狀況提供自動化指導，提高社區(qū)衛(wèi)生服務的質(zhì)量，跟蹤社區(qū)情況。電子檔案確立后，居民信息管理會更安全、更快、簡單，減少資源消耗，擴大使用范圍，從而更好地管理檔案。

3.4 強化檔案管理意識

沒有革命的思想就沒有革命的行動。首先只要加強檔案的管理意識，就可以實現(xiàn)檔案管理和后續(xù)的維護管理，能夠發(fā)揮檔案管理應有的作用和價值。強化檔案管理意識主要是強化檔案管理的重要性的教育。必須聯(lián)系檔案信息的使用和管理，讓參與者充分認識到教育管理的重要性，增強他們的認識。

3.5 加強檔案管理建設(shè)的保障體系

檔案管理是系統(tǒng)、全面、長期的工作，需要經(jīng)過長期發(fā)展而完全改善。根據(jù)實際情況，改善對人力、財力、物力的需求。另外，在檔案管理的過程中，會遇到以前沒有出現(xiàn)過的新的問題和新的要求。面對單位和社會的各種需求，任何單位的檔案建設(shè)都不能承擔一流技術(shù)。豐富的內(nèi)容，有效而又實用的信息系統(tǒng)任務，有可能并不依賴于自己的資源和能力。為此，檔案管理需要組織力量，積極參與各項檔案建設(shè)交流，優(yōu)化管理過程各方面，促進整個社會檔案管理的發(fā)展水平。

4 結(jié)語

綜上所述，建立檔案管理對提高社區(qū)衛(wèi)生服務質(zhì)量具有重要作用。在社區(qū)居民檔案管理過程中，必須積極探索社區(qū)居民檔案管理的積極因素，不斷提高社區(qū)居民檔案管理水平。社區(qū)衛(wèi)生服務管理者應明確自己的職能，提高管理意識，完善社區(qū)居民檔案管理模式，建立電子文檔，加強對社區(qū)居民建立文檔的宣傳重要性，使居民、員工和領(lǐng)導能夠認識到文檔管理的重要性。規(guī)范檔案管理，提高社區(qū)衛(wèi)生服務質(zhì)量。