新時期干部人事檔案數字化工作初探

馬強

天津市規劃和自然資源局人才開發交流服務中心 天津 300110

信息技術的快速發展，為提升干部人事檔案管理水平提供了重要支撐。通過計算機軟硬件設施的合理配置，建設一套符合部門(地區)工作實際的干部人事檔案數字化系統，實現干部人事檔案電子化閱檔、電子化存儲、電子化管理，既可以不斷提升干部人事檔案工作效率，又能夠減少原始檔案磨損以及涂改造假問題。因此，研究新時期干部人事檔案數字化工作具有重要現實作用。

1 干部人事檔案特點

1.1 現實性

干部人事檔案是組織人事部門在人事管理、組織建設以及人才服務過程中形成，反映干部個人政治品質、道德品行、社會關系等情況的歷史記錄。通過干部人事檔案的查詢和利用，幫助組織人事部門了解干部的“德能勤績廉”，反映“現實”是干部人事檔案的特點之一。

1.2 全面性

干部人事檔案主要包括干部的履歷類、自傳及思想類、考核鑒定類、學歷學位及專業技術等、政審/審計或審核類、黨團類、表彰獎勵類違規違紀違法處分、工資/任免/會議代表類，以及其他供組織參考的材料等，涵蓋了干部的成長經歷、工作經歷和學習經歷等。反映干部“全貌”是干部人事檔案的又一顯著特點。

1.3 動態性

與其他領域檔案顯著不同的是，干部人事檔案從其建立之初便具有顯著的動態性特點，隨著干部學習經歷、工作經歷和成長經歷的不斷豐富，相關資料不斷地充實和補充到檔案中，“檔隨人走”“人檔相宜”成為詮釋干部人事檔案動態性的重要表現。

1.4 保密性

干部人事檔案中涉及個人家庭情況、組織考察信息，提拔使用等，其社會關系、政治表現、職業道德評價等涉及干部個人的隱私，非經法定程序和事由不得隨意查看，具有很強的保密性。

2 干部人事檔案數字化建設的意義

計算機技術是一種先進、科學的技術手段，將其應用于干部人事檔案管理工作中，是管理方法和手段的創新。1．干部人事檔案數字化建設能夠實現干部檔案管理工作的規范化、數字化、科學化，能夠簡便、高效、快速、準確地檢索查詢所需干部人事檔案信息，提高工作效率，有效發揮干部人事檔案在干部選任工作中的基礎保障作用，對組織人事部門改進工作方式、提升管理水平有著重要意義。2．長期以來，干部人事檔案在查閱和利用時，往往要依靠手工翻閱閱檔本，查出檔案編號，然后再去檔案柜取出檔案進行閱檔，不僅效率低下，而且會造成檔案材料的接觸性磨損，甚至是破損。原始紙質檔案材料是記載干部個人成長歷程的，在專業技術職務評審、專業技術職務考核認定、干部選拔擔任、年齡、工齡、黨員身份認定、獎懲情況等方面都有著重要的依據、憑證作用，干部人事檔案數字化建設能夠起到減少原始紙質檔案的翻閱次數和人為破損，保護其持久性與安全性的作用。3．干部人事檔案數字化建設能夠從技術上防止干部人事檔案涂改造假，為嚴格管理紙質檔案增設了“監控器”和“防火墻”，從而維護干部人事檔案的真實性和準確性，加強干部工作的嚴肅性和公信力。

3 干部人事檔案數字化建設工作策略

3.1 嚴把載體關，開發好干部人事檔案數字化系統

干部人事檔案是利用頻率較高的檔案類別之一，在職干部人均年增檔案材料在2份以上，離退休干部在1份左右，在職干部每卷檔案年均查閱在1．2次左右，離退休干部、死亡干部在0．5次左右，使用頻率較高。因此，建立一套能夠滿足工作需要、上下級銜接好、簡單實用的數字化系統十分必要。干部人事檔案數字化系統開發中，在人員建庫、目錄建庫等方面嚴格按照《技術規范》要求實施，并配置以先進的硬件，滿足實時存儲、實時讀取需求，避免出現內存不足、網絡卡頓等現象。同時，在干部人事檔案管理系統的欄目上要優化設置，充分滿足干部人事檔案日常管理中檢索、統計、增刪、授權訪問等需要。

3.2 嚴把標準關，落實好干部人事檔案數字化規范

要落實好《技術規范》中檔案掃描、圖像處理、數據驗收、數據備份等方面的標準，確保干部人事檔案數字化建設達到國家標準。綜合考慮到質量、人力、物力等因素，很多地區在檔案數字化中采取業務外包的形式進行，既可以省時省力節約成本，也可以保證質量成效。檔案數字化是一項系統性、流程性工作，外包后的檔案數字化工作中，檔案管理人員并不是“甩手掌柜”，而是在全程監督、進度跟進、成果驗收等方面下功夫，對外包中的不當行為要及時制止，對影響進度的問題要及時協商解決，對質量問題要及時指明，確保檔案數字化工作按期保質完成。

3.3 嚴把安全關，打造好干部人事檔案數字化運行環境

安全問題是干部人事檔案數字化一個焦點。干部人事檔案是國家秘密或工作秘密，也涉及干部的個人隱私，因此，安全問題是干部人事檔案管理尤其是干部人事檔案數字化建設不可回避的問題。數字化后的干部人事檔案是無形的，通過計算機可以查看，通過媒介可以拷貝存儲，如何確保干部人事檔案數據安全十分重要。要加強外包服務安全管理，提高檔案管理人員保密意識，合理確定數字化信息查閱權限，數字化備份信息要按照國家秘密標準保存。干部人事檔案系統實行專網運行，要通過綜合使用物理隔離、信息加密、數字簽名、訪問控制、入侵檢測等技術，做好訪問者身份鑒別，要把非正常登錄“拒之門外”。還要保證干部人事檔案數字化服務器安全，確保在符合保密要求的環境中運行。

4 結語

干部人事檔案是黨和國家的重要執政資源，干部人事檔案數字化是探索干部人事檔案規范化、科學化管理的一個重要手段，也是新時期新形勢下黨的建設的一項基礎性工作，解決好干部人事檔案數字化建設中的問題，全面實現干部人事檔案數字化，方能使之在服務組織干部人才工作中更加高效規范。