大數據時代高校檔案管理模式的變革和優化

蘇桃

摘要：計算機及網絡等技術的不斷應用、推動形成了如今的大數據化時代，且對各行各業均造成了影響，高校的檔案管理也不例外。大數據時代，各類數據出現海量增長，高校的檔案管理相關部門除了需要完成基礎的檔案管理工作外，還需要運用大數據為學生提供如科學研究、就業等相關信息及咨詢服務。基于此，本文將結合自身工作實際情況，探討在大數據時代高校如何對檔案管理模式進行改革、優化，旨在提高檔案管理工作的活力、管理水平、效果，確保檔案管理工作的順暢及有序開展。

關鍵詞：大數據;高校檔案管理;模式;變革;優化

種類繁雜、信息量大、處理速度要求快、價值密度不高是高校檔案的特性，且符合大數據時代的特征。高校運用傳統的檔案管理模式，不利于大量檔案數據的有效收集、不利于大量檔案數據的安全存儲，不利于檔案用戶個性、多元、時效、實時等多種需求的滿足。因此，要改變高校的檔案管理模式，這對高校而言，是挑戰也是機遇，挑戰預示著要進行檔案管理模式變革，機遇則意味著要不斷優化檔案管理模式。

一、大數據時代高校檔案管理的模式變革

（一）檔案管理理念發生轉變

在傳統檔案管理模式中，其管理流程包括了收集、評定、存儲、利用這四部分的內容，最主要的是對檔案實體進行管理以及為需要的人提供查詢服務。傳統的檔案管理工作重視管理而忽視了服務，相關檔案管理工作人員將大部分精力用在了日常的管理中，忽視了主動提供信息服務。大數據時代，數據的價值越發突顯，傳統的檔案管理模式被推翻，因為這種僅靠紙質載體進行檔案保存的方式已無法適應現代化的社會發展需求。由此，云技術和計算機等成了大數據時代下檔案存儲的主要途徑，且檔案管理的理念也發生了較大的轉變，檔案管理工作也更加注重發揮其使用功能、服務功能。

（二）檔案管理技術發生轉變

高校的傳統檔案管理一般采用的是紙質建檔、人為保存的方式，為了方便查閱，通過對所有檔案依次編號這種粗放的管理辦法進行管理。而大數據時代，目標是實現電子化、數字化管理，并不斷增加信息、掃描、計算機技術的運用頻次，實現信息化的檔案管理。

（三）檔案管理人工作知識、技能發生轉變

愛崗敬業、熟悉檔案管理的基礎專業知識是傳統模式下對檔案管理人的工作要求，而在大數據時代，檔案管理的相關從業人員需要具備更高的業務能力，在原有業務水平的基礎上還需要掌握一些與檔案管理相關的計算機網絡技術知識及系統技能等。簡單地說，這個時代需要更多復合型的檔案管理人才。

二、大數據時代高校檔案管理的優化途徑

（一）牢固樹立檔案管理意識

與檔案管理工作相關的從業人員要牢固樹立能跟上現代社會發展腳步的管理意識，只有這樣，才能適應時代背景下的檔案管理模式革新，讓檔案更好地發揮其效應，為高校發展服務。一是要加大力度宣傳大數據時代下的高校檔案管理內容，如管理功能和對現今社會檔案管理造成的深遠影響等方面。二是要將現代化的檔案管理概念進行推廣。大數據時代背景下檔案管理的理念實現了由檔案保存的功能變成了為高校的不斷發展提供服務的功能、由使用查詢的功能變成了進行二次加工的功能，這是這個時代下檔案管理工作理念最主要的兩個轉變，需要我們廣泛推廣。

（二）檔案管理技術提升，助推檔案管理實現信息化

現代化科學技術的不斷深入發展，各行各業都在向信息技術化的方面發展、轉變，高校的檔案管理工作也要順勢而為，不斷推進檔案管理的信息化建設進程。第一，要加強基礎設施的建設。高校要加大資金投入，購買先進的軟件、硬件設備輔助檔案管理信息化工作開展，并及時進行升級更新。第二，將高校的檔案資料電子化、數字化。現代化社會有計算機技術的支持，可將高校的所有檔案信息錄入在檔案管理系統內，構建起信息數據庫，便于管理人員準確、快速的查詢所需信息。

（三）提升業務人員水平，構建人才隊伍

與檔案管理工作相關的從業人員業務水平高，人才隊伍構建情況良好是高校檔案管理模式不斷優化的前提。檔案的信息數據處理量龐大為高校的檔案管理工作帶來了挑戰，同時，對檔案管理相關從業人員也形成了業務上的沖擊，更重要的是對工作人員的業務水平、工作能力等有了更高的標準和更嚴格的要求，管理相關的計算機技能，因此，提高檔案管理從業人員的業務水平尤為重要。在檔案管理人才隊伍建設方面，可通過挖掘現有人才、直接對外招聘所需人才等方式搭建人才隊伍，但前提是要對人員的專業素質、個人能力進行篩選、判斷，確保人才配置更加合理、有效。此外，還要重視對相關人員計算機處理能力等業務技能方面的培養，開展形式多樣的培訓活動、老帶新的方法，提升管理操作技能，使其按要求做好檔案的保管、保護工作。

三、結語

總而言之，在大數據時代運用先進技術管理高校檔案，能加速推進高校傳統檔案管理模式革新和優化，簡化工作流程，將檔案管理人員從繁雜的工作中解放出來，讓其有更充裕的時間和精力投入到挖掘、研究和開發利用館藏資源中去，達到提高檔案開發利用率、減少管理成本、為學校政策服務的目的。

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