關于企業費用報銷中存在問題及應對措施

謝志園 顧楠 閔仕慧

揚子江藥業集團有限公司 江蘇泰州 225321

對一個企業而言，財務報銷工作是企業財務管理中一項十分重要的內容，直接影響著企業的利潤及未來發展。目前我國絕大部分企業都十分重視財務報銷工作，而費用報銷過程中涉及到的原始憑證等由于各種原因存在著不少問題，這會直接關系到費用審核的準確性。

1 企業財務報銷工作中存在的問題

1.1 費用報銷憑證填制不規范

在進行報銷時， 對于報銷的單據有著嚴格的要求，如報銷單填制須字跡清晰、完整，不允許以任何方式進行涂改、變動，必須按照企業一定的要求進行逐項填寫，不可以漏填或不填。我國企業最常出現的問題就是報銷單填制不規范，填寫時較為隨意，憑證上的相關內容例如，金額、摘要、費用項目以及收款單位信息等表述較為模糊或直接不填，有的甚至出現了涂抹的痕跡[1]。這些問題一定會影響到財務報賬的工作質量，會計信息的準確性也會大打折扣。

1.2 憑證信息缺乏真實性

報銷的原始憑證不真實，這一點是我國很多企業在報銷中都會存在的問題。這跟企業的財務報銷管理缺失存在相當大的關系。有些企業的員工在報銷時，由自身利益出發，會在報銷憑證上虛填一些與實際支出不符的業務項目，偽造相關憑證，編造相關業務內容以獲取個人利益，這是企業報銷過程中普遍存在的問題，甚至有些員工會將個人的消費計入到財務報銷中去，并對憑證進行偽造，將這些支出列入辦公用品或差旅費等項目中[2]。也會有一些員工利用私人關系在外虛開發票，利用這些票據給自己帶來額外收益，這會給企業帶來一定的經濟損失。這就要求企業必須嚴格要求報銷的憑證具備真實性，消費的時間地點都要確切可取，絕不可存在假冒，偽造的情況發生。

1.3 報銷的憑證不合法

報銷的憑證不合法是指報銷所描述的事項與實際的業務相符，但報銷時所附的單據不符合法律規定。這主要體現在利用一些過期作廢的發票、假發票、收據等進行報銷，這是屬于嚴重的違法行為，不僅會給企業帶來嚴重的經濟損失，同時也會讓員工個人信譽受損甚至可能面臨牢獄之災，更會造成國家稅款流失。

1.4 管理機制不夠健全

當前我國很多企業對財務報銷工作重視度并不高，認為它只是財務部門管理工作的一部分，忽視了它會對整個企業帶來的影響，從而非常片面的制定相關的財務部門管理規范及相關的報銷制度，并未將其列入到公司日常的監管工作中去。這就使得企業有一些員工有機會渾水摸魚，通過虛假的報銷憑證得到額外的收益。有些企業的財務部門管理人員只對報銷的單據進行表面的核對，并未真正仔細逐項核實，從而使得財務報銷工作真實性低，導致企業大量資金外流[3]。

2 解決方法和應對措施

2.1 制定操作性更強的費用報銷制度

在運轉高效的財務系統中，每一個環節都不能脫離制度。費用報銷制度是公司上下使用頻率最高、使用人員最廣的制度之一，如果內容不詳實、不具體，那就對日常報銷工作無指導意義。可以采取流程圖的形式明確審批人、審批步驟和審批內容，以工作清單的形式明確各費用所需原始單據類型等。明確財務報銷所涉及工作人員的責任和義務，嚴格規范工作流程，強化財務報銷工作的管理力度。

2.2 優化網上報銷系統，增強用戶的體驗感

開通網上報銷系統與財務核算系統的會計科目的自動匹配功能。在財務核算系統的相關會計科目出現變化和新增時，自動更新網上報銷系統相關費用大類及小類，減少財務人員維護系統的工作。增加“拍照上傳附件” 功能。網上報銷系統最煩繁瑣的工作是需要掃描上傳所有原始憑證。若可以外置拍照工具與網上報銷系統連接，拍照后自動上傳至系統，必將節約大量人工成本，提高工作效率。隨著制度更新及時調整網上報銷系統的界面和窗口。如《差旅費管理辦法》多次調整補助標準，增加“乘坐公共交通補助” 項目，刪除“超長乘車補助” 項目等，網上報銷系統中“差旅費報銷” 卻并未按照制度及時更新，報銷人在填寫系統時出現錯誤，費用會計需要手動修改并向報銷人做出解答，增加了費用會計的工作量。增加“模糊查詢” 功能。費用會計在應對各類審計、監察、巡視時，需要翻閱大量原始憑證，網上報銷系統可以利用網絡優勢，對關鍵字進行查詢和整理，節省翻閱憑證的時間，提高工作效率。網上報銷系統與OA 系統關聯，有未完成單據郵件通知審批人，以便及時完成審批，避免單據積壓。

2.3 加強工作人員的培訓

財務人員對會計知識、稅法知識以及相關制度的掌握程度影響著費用報銷質量。應定期對費用報銷會計進行培訓，及時學習最新的稅務政策、會計準則和政策法規，提高工作人員的業務能力，并進行職業技能的培訓和考核，使工作人員在實際的工作過程中時刻以制度標準為準繩，提高工作質量。向沒有專業財務知識的報銷人定期講解報銷管理制度中的具體條款，使其了解、熟悉應該注意的事項。

2.4 加強財務監督體系的構建和完善

加強費用報銷的事前、事中審批力度，并不是要延長審批流的長度，而是提升審批人的審批質量和審批效果。企業相關負責人以及財務人員要在工作中做到各司其職，加強對報銷內容、原始單據等內容的審核，提升自我監督與互相監督的能力。財務部門可采取內部定期交叉互查的方式，及時發現問題并整改，降低糾錯成本，提高工作質量。

3 結語

費用報銷管理工作于企業而言極為重要。建立健全財務報銷制度，規范費用報銷審核流程，加強對相關人員的培訓，改進費用報銷方式方法，一方面，它能夠有效解決在報銷過程中出現的一系列問題，加強依法治企工作力度，建立費用管控長效機制；另一方面，通過這些報銷的憑證數據可以對現階段企業的財務管理狀況進行一個大致的了解，讓企業能夠提升財務基礎工作管理水平，進一步防范經營風險，從而做出正確的經營決策，實現利潤最大化的目標。