檔案管理的重要地位及加強檔案管理的方法研究

摘?要：在社會發(fā)展中，無論是企業(yè)還是政府部門，都會有很多重要信息，必須進行合理的檔案管理。對此，文章將簡要介紹文件管理的重要地位，同時，從不同角度提出加強文件管理的幾種方法，以便為相關(guān)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理方法;信息化;檔案管理系統(tǒng)

一、 引言

目前，檔案管理仍然存在很多問題，例如，傳統(tǒng)的檔案管理手段落后，效率低下和缺乏安全性，這些都是阻礙檔案管理進一步發(fā)展的障礙。因此，有必要深入分析當(dāng)前文件管理中存在的問題，探索加強文件管理的可行方法，為個人文件數(shù)據(jù)的安全性提供必要的保證。

二、 檔案管理的重要地位

（一）反映單位發(fā)展實際

根據(jù)檔案的定義，可以發(fā)現(xiàn)信息是檔案管理的重點，檔案信息具有明顯的動態(tài)特征。對于企事業(yè)單位來說，要實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展，不斷提高綜合能力，就必須重視檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的價值。在企事業(yè)單位檔案館中，檔案館可以顯示自己的發(fā)展情況，例如開放時間，業(yè)務(wù)發(fā)展，戰(zhàn)略調(diào)整，階段目標(biāo)，會議記錄，系統(tǒng)制訂，人力資源等。由此可見，檔案管理與單位的發(fā)展有著密切的關(guān)系，無論何種工作內(nèi)容，都可以在檔案中獲得依據(jù)或答案。因此，企業(yè)可以記錄文件信息并反映實際單位的發(fā)展。

（二）幫助人員做出決策

結(jié)合以上分析，可以發(fā)現(xiàn)文件管理可以反映實際單位的發(fā)展，其信息起著重要的作用，可以為決策者提供有價值的參考。例如：在單位的業(yè)務(wù)發(fā)展中，決策者希望對當(dāng)前的業(yè)務(wù)策略進行合理的調(diào)整，以適應(yīng)市場變化的趨勢。在這一環(huán)節(jié)中，決不能盲目做出決定，而應(yīng)對檔案的相關(guān)內(nèi)容進行詳細分析，掌握過去戰(zhàn)略調(diào)整的內(nèi)容，意義，并總結(jié)本單位的現(xiàn)狀，從而做出更合理的決定。實際上，合理的文件管理可以保證信息的完整性，并使決策者可以隨時使用文件信息，以保證決策科學(xué)合理，促進企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

三、 當(dāng)前檔案管理存在的問題

（一）檔案管理手段落后，信息化建設(shè)不足

在信息時代的背景下，計算機技術(shù)和電子信息技術(shù)逐漸融入各行各業(yè)，大大提高了行業(yè)的生產(chǎn)效率。盡管文件管理工作看起來很簡單，但是其工作內(nèi)容卻相對復(fù)雜，隨著時間的流逝，要保存的文件數(shù)量將逐日增加，這無疑增加了文件管理器的工作壓力。但是目前，大多數(shù)檔案管理組織仍然使用傳統(tǒng)的人工管理方法來完成檔案的分類，歸檔和咨詢工作流程，不僅效率低下，而且費時且容易遺漏工作，不利于檔案的管理。安全管理檔案。盡管一些檔案管理組織已經(jīng)引入了信息管理系統(tǒng)，但基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，信息化程度還不完善，難以真正發(fā)揮優(yōu)化管理的作用。

（二）缺乏專業(yè)技能培訓(xùn)，工作積極性不高

檔案管理質(zhì)量的提高，不僅取決于硬件設(shè)備的創(chuàng)新和增強，還需要管理人員不斷提高管理能力和專業(yè)技術(shù)，以確保檔案管理的“軟件支持”能夠及時跟進。但是，從檔案管理的現(xiàn)狀來看，許多檔案管理部門很少重視對員工的在職培訓(xùn)，甚至一些部門領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為檔案管理是“閑事”，不需要專業(yè)技能。在這種單方面的理解中，歸檔員的專業(yè)技能不能長期接受培訓(xùn)和更新，隨著時間的流逝，工作質(zhì)量將繼續(xù)下降。同時，由于缺乏高級管理人員的關(guān)注，工作人員的積極性也受到影響，檔案管理效率難以提高。

四、 加強檔案管理的方法

（一）推進信息化建設(shè)

在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理模式主要是紙質(zhì)檔案，需要特殊的檔案，這不僅會影響信息檢索的效率，而且會增加管理成本。針對這種現(xiàn)象，有關(guān)單位和部門要積極推進檔案管理信息建設(shè)，即先進的計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。特別是以互聯(lián)網(wǎng)，計算機為基礎(chǔ)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，并在單位或部門內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中建立，易于實現(xiàn)檔案的輸入，使用。在此基礎(chǔ)上，技術(shù)人員應(yīng)設(shè)計相應(yīng)的基于信息的文件管理索引，并建立相應(yīng)的管理人員。通過這種管理，我們可以打破傳統(tǒng)的基于紙張的文件管理，節(jié)省文件管理成本，并為使用文件信息提供便利。因此，為了加強文件管理，必須積極推進文件管理信息化進程，發(fā)揮先進技術(shù)的價值。

（二）健全檔案管理系統(tǒng)

前者的管理系統(tǒng)在實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)后，不能保證檔案的安全性，因此必須及時完善以滿足企業(yè)發(fā)展的需要。原因是基于信息的文件管理經(jīng)常會導(dǎo)致諸如信息盜竊，病毒入侵，系統(tǒng)崩潰和黑客入侵等問題，這些問題對文件管理有不良影響。因此，在文件管理過程中，應(yīng)采用遠程存儲，冷備份和熱備份的方式來備份文件信息，在管理工作中應(yīng)采用更多的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進行隔離、多子網(wǎng)網(wǎng)關(guān)技術(shù)、客戶端IP與防火墻MAC地址綁定等。這樣可以在一定程度上提高文件管理的安全性，避免黑客入侵，信息丟失等問題。

（三）提高人員綜合能力

為了達到加強檔案管理的目的，有必要提高員工的綜合能力，以適應(yīng)檔案管理的需要。例如：檔案管理人員進行定期的教育，培訓(xùn)，使他們在掌握傳統(tǒng)管理方法，經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，掌握更多基于信息的檔案管理技術(shù)，技能。在此前提下，可以有效提高管理人員的綜合能力，促進檔案管理的信息化建設(shè)，執(zhí)行檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)要求，促進企業(yè)更加穩(wěn)定的發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的實際情況，檔案管理的需要，重視人員培訓(xùn)，確保其滿足檔案管理要求的能力。總的來說，如果要加強文件管理方式，就必須提高人員的綜合能力，為保證信息文件管理打下基礎(chǔ)，以充分發(fā)揮文件管理的價值。

五、 結(jié)語

綜上所述，檔案管理在企業(yè)、機構(gòu)和國家的發(fā)展中起著重要作用，可以為決策者制訂發(fā)展計劃提供依據(jù)。在此基礎(chǔ)上，管理人員必須重視檔案管理工作，完善和優(yōu)化管理方法，充分發(fā)揮先進技術(shù)的作用和價值，確保檔案管理的效果能夠達到預(yù)期目標(biāo)，充分發(fā)揮檔案管理的效力。

作者簡介：趙書金，山東唐口煤業(yè)有限公司。