淺談檔案文件的電子化及管理

/航天材料及工藝研究所

紙質載體檔案工作需要花費大量的時間和人力，且工作效率較低、易錯率高，極大地限制了檔案工作的效率。如何實現紙質載體檔案的電子化及電子化管理，使之更加準確、完整、高效、安全，并充分發揮檔案在實際工作中的作用，是當前檔案工作人員需要研究的問題。

在企業或事業單位中，提高檔案工作效率的有效解決辦法之一就是實現檔案文件的電子化和電子化管理。檔案文件的電子化不同于檔案電子化管理，檔案的電子化管理是指檔案人員利用計算機硬件、檔案管理軟件系統和網絡管理手段，對現有的檔案文件進行計算機現代化管理的過程，包括檔案的著錄、搜尋、借閱、整理等，將大幅提升檔案文件管理的效率。而檔案文件的電子化分為2個層次：一是現有的紙質文件電子化，指將已有的紙質文件逐頁進行掃描，進而上傳至檔案管理系統，工藝員可以在檔案管理系統中通過一定的流程直接查看文件，節省了到檔案部門查詢的時間，同時也有助于檔案文件的保存。二是目前還未實施的文件，由相關部門明確電子圖紙、質量檔案、工藝規程等的格式要求、簽署要求、歸檔格式、數據包要求。設計人員按照以上要求產生相應的電子文件，通過檔案人員上傳至檔案管理系統中，實現檔案文件的電子化和電子化管理，不僅方便員工隨時查看信息，還可以有效節省查詢時間與人力，避免機構臃腫。

一、存在的問題

1.電子化管理辦法不健全

雖然目前企業單位都在推廣檔案管理的信息化、檔案文件的電子化，但形式和進度各不相同，還沒有出臺統一的管理辦法或歸檔要求，為檔案文件的電子化提供有力的指導。另外，還有部分文件由于特殊原因而無法直接錄入到計算機管理系統中，導致該項工作只能人工完成，但該項工作并沒有相應的管理標準，因此有必要建立標準的專業系統，確保檔案文件電子化及電子化管理的全面發展。

2.檔案機構不完善

檔案機構應該具有雙重職能：一方面為行政管理職能，對企業的檔案工作進行統一規劃、組織協調、監督指導；另一方面是檔案管理職能，對企業的檔案進行整理、保管、提供利用。有的單位對檔案管理不重視，檔案管理工作的專職人員較少，或者由其他人員來兼職管理，分配工作不均勻，從而導致當任務緊急時，檔案部門的混亂和管理的無序化。

3.專業人才欠缺

檔案具有綜合性強、內容繁雜等特點，因此專業的檔案管理人員應精通檔案專業知識、行業標準規范，在選拔專業人才時，首先應從人員學歷、專業、年齡等方面做好選擇。檔案工作同樣需要傳承，如某單位由于檔案部門對檔案管理工作十分精通的老師傅退休，導致內部的文件整理、歸檔的不規范，驗收時出現不合格現象。

二、如何有效提高檔案文件的電子化進程

1.建立企業電子文件管理標準

目前，各單位應用的軟件不盡相同，沒有規范的標準，仍依靠經驗或個人喜好進行整理，不便于管理。因此，處理好檔案文件電子化應采用相同的標準與規范，推進檔案文件的電子化管理，才能使檔案工作有序健康的推進。

2.完善檔案文件電子化的工作機構

開展資料文件電子化工作，必須設立相應機構，并且要有專業人才、專職電子化檔案文件，而不是由企業的其他人員兼職。檔案需要傳承，傳統的檔案是手工管理，效率低下，同時知曉的人員往往限定在少數范圍內，工作交接不到位，限制了檔案工作管理的發展，因此設立相應的檔案工作機構是提高檔案文件電子化的基礎。

3.開展檔案業務培訓，提升檔案人員專業技能

檔案管理人員應定期開展培訓，了解檔案文件電子化最新動向，吸收知識并掌握有效的現代檔案管理技術，以提升專業技能，同時單位也應重視檔案人員的流動和檔案人才的培養，只有形成人才結構的最優化，才能使檔案工作機構健康發展。

三、優化對策

1.提高工作效率

檔案文件的電子化能夠減少傳統紙質文件的核對及查找時間，檔案文件如果存放的位置發生變化或由于檔案人員的疏忽沒有放在相應位置，下一次在查找該文件時就會花費大量時間。而檔案文件的電子化只需提交相應的流程，再進行相關的批準，就可以在計算機上直接查看文件，既縮短了查找的時間，又提高了工作效率。

2.降低成本

某單位一年的曬藍圖紙費用約為15萬元，且每年遞增，如何才能有效減少曬藍圖紙的費用為該單位解決的重點工程。該單位將新產生的檔案逐步實現電子化，首先嘗試將新產生的部分檔案文件電子化，并觀察電子化效果，最終使曬藍圖紙的費用下降到了13萬元。曬藍圖紙費用的首次下降，是由于新的檔案文件直接使用了電子化辦公手段，該單位目前正在全力推行電子化辦公，逐步減少曬藍圖紙的數量，有效地降低了成本。

不僅如此，檔案文件數量較多，需要相應的存放空間，而檔案室必須符合溫濕度的要求，同時也需要大量的檔案人員進行借閱、整理、替換等工作，需要投入大量經費，這些成本不可避免。檔案文件的電子化只需要相應的硬盤存儲空間，既有助于減少相關方面經費的支出，還可以避免檔案部門人員配置的臃腫。

3.避免出現泄密問題

以軍事檔案為例，檔案涉密文件較多，是我國重要的戰略文件。因此，保密是一切工作的重中之重。曬藍圖紙便于攜帶，容易造成泄密，而電子文件首先限定在局域網中才能查看，與外部的互聯網實現了物理隔離，單位人員查看文件時必須先提交相應流程，在經過主管人員批準后方可查看，且只有查看功能，沒有下載和打印的功能。如果想要打印相應的文件，也需要提交相應的工作流程，方可到專門的打印室去打印。因此，檔案文件的電子化在很大程度上對于保密工作有一定的提高。

4.其他優勢

檔案文件的借閱有一定期限，到期必須歸還；一些生產單位現場使用的檔案，容易出現污損、或者磨損，不利于檔案文件的保存。而檔案文件的電子化在這些方面有著巨大優勢，查看的文件到了規定的查看期限，系統會自動收回查看文件的權限；同時，電子文件不會出現磨損，有助于檔案文件的保存。

隨著信息技術的不斷發展，未來計算機的應用會在檔案行業發揮更加重要的作用，檔案文件的存在方式也不能僅僅局限于紙質載體，檔案管理的信息化、檔案文件的電子化不僅有助于檔案的科學管理，更符合現代提倡的降本增效的原則。雖然目前受限于國內尚沒有統一的行業標準來科學指導檔案文件的電子化工作，而各單位都在轉變現有的工作方式和觀念，增強了對檔案文件電子的認識，并加大了在相關方面的投入。現階段我國范圍內的檔案管理的信息化、檔案文件的電子化雖然還存在一定的問題，但是檔案管理的信息化、檔案文件電子化的趨勢已不可阻擋。