綜合體系管理平臺的創(chuàng)新設(shè)計

文/張荔

1 綜合體系管理平臺國內(nèi)外研究現(xiàn)狀

1.1 多管理體系整合國外一些標(biāo)準(zhǔn)化組織

例如BSI、SGS等，在企業(yè)的管理體系整合方面有不少深入的實踐，包括制定了相關(guān)的整合管理體系標(biāo)準(zhǔn)。而國內(nèi)一些體系建設(shè)開展較為深入地企業(yè)，如中石油、中石化等也進行了一定程度的管理體系整合的研究。

1.2 管理體系文件管控信息化

目前有些企業(yè)以O(shè)A系統(tǒng)作為基礎(chǔ)，實現(xiàn)了管理體系文件的簡單信息化，但是從體系文件全生命周期管理角度而言還存在很多的缺陷，其中包括：未實現(xiàn)對所有管理體系文件，包括制度和標(biāo)準(zhǔn)的一體化管理；只能采取單一的體系文件導(dǎo)航方式；不能實現(xiàn)與各管理體系標(biāo)準(zhǔn)的動態(tài)對標(biāo)；對體系文件的應(yīng)用情況缺少監(jiān)控；對體系文件制修訂的進度和質(zhì)量缺少監(jiān)控；文件信息安全管理缺少必要的手段等。

經(jīng)過對國外體系管理軟件的分析發(fā)現(xiàn)，針對體系文件的編寫和審批流轉(zhuǎn)及管理有系統(tǒng)性開發(fā)，但對多體系的整合及應(yīng)用情況的研究未見報道。

綜合來看，目前國內(nèi)外尚沒有應(yīng)用信息技術(shù)同時實現(xiàn)多管理系統(tǒng)文件整合，同時也沒有對文件制修訂績效的研究、在線查詢閱讀以及綜合統(tǒng)計分析等文件系統(tǒng)全整合、全生命周期管理研究應(yīng)用的報道。研究探索以信息技術(shù)支撐的企業(yè)綜合管理體系建設(shè)的模式，不僅對于企業(yè)自身規(guī)范管理，提高效率，增進效益，具有很大的現(xiàn)實意義，同時也能填補國內(nèi)大型企業(yè)在相關(guān)管理領(lǐng)域的研究空白。

2 現(xiàn)代企業(yè)綜合體系管理平臺的總體思路

2.1 綜合體系管理平臺建設(shè)的總體目標(biāo)

以項目建設(shè)安全、質(zhì)量、進度以及費用管理為核心，將制度建設(shè)、管理體系建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作進行頂層設(shè)計、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一實施，建立一個涵蓋煤制油項目各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的科學(xué)、規(guī)范、統(tǒng)一、務(wù)實、高效的綜合管理體系，并形成有效的持續(xù)改進機制，推動管理創(chuàng)新和提升。

2.2 綜合體系管理平臺的管理內(nèi)容

許多大型企業(yè)的管理層人員普遍心里都會有一個問題：“國際大企業(yè)是怎樣建立綜合體系管理平臺的？我們把它搬到我們公司中來能不能行？”。這個問題反映出了一個企業(yè)管理層人員的一種常見心態(tài)。以為國際大企業(yè)管理體制可以原封不動地簡單照搬到自己企業(yè)來，也希望是能夠獲得一把萬能鑰匙，直接使用。答案當(dāng)然是否定的。任何一個企業(yè)都有自身獨特的特點，各自的現(xiàn)狀、目標(biāo)、管理結(jié)構(gòu)和行為習(xí)慣都并不相同。因此，每個企業(yè)都必須結(jié)合自身特點，對一般原則和公認(rèn)的最佳做法可以借鑒大型企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對自有的，特有的作出相應(yīng)調(diào)整，建設(shè)符合自身特定需要的綜合體系管理平臺要求。

3 綜合體系管理平臺的創(chuàng)新

3.1 管理創(chuàng)新

綜合體系管理平臺體系建設(shè)期以信息技術(shù)為依托、以業(yè)務(wù)流程為構(gòu)架，以質(zhì)量管理體系方法為手段，以企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)為基礎(chǔ)搭建多管理體系整合平臺。多維度導(dǎo)航、管理對標(biāo)、結(jié)構(gòu)化分析等技術(shù)的應(yīng)用，極大程度的提高了體系文件的易用性，促進了管理體系要求的落地。工作標(biāo)準(zhǔn)與管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及績效管理平臺的有效銜接，促進了管理要求在崗位的有效落實。搭建承包商體系文件及標(biāo)準(zhǔn)查詢平臺，有效提高了承包商管理水平。

3.2 技術(shù)創(chuàng)新

（1）文件權(quán)限能控制到文件，控制被授權(quán)的時效，可以限制承包商閱讀文件的范圍，可以限制承包商閱讀的時間。文件被限制權(quán)限后不顯示文件條目信息，有效保證公司的文件安全。權(quán)限控制到字段，分部門來維護對應(yīng)的屬性，如內(nèi)控部維護內(nèi)控流程的屬性、人力資源部維護職責(zé)屬性、安健環(huán)維護標(biāo)準(zhǔn)屬性等文件和記錄分別授權(quán)。

（2）文件的自定義多維導(dǎo)航，面向各種管理體系及各種管理要求可以自定義導(dǎo)航如按部門業(yè)務(wù)流程導(dǎo)航等。

（3）記錄表單的自定義多維導(dǎo)航，自動建立所有文件的所有記錄表單的分類索引，使記錄表單能脫離文件按照一個體系進行查看和維護和使用。

（4）導(dǎo)航的a+b，自動生成分類A+分類B的交叉索引，比如業(yè)務(wù)流程分類和部門分類，這個分類相加可以生成部門業(yè)務(wù)流程分類，避免了手工制作部門業(yè)務(wù)流程分類的誤差。

（5）自定義報表，可以自由的定制文件屬性的報表并導(dǎo)出EXCEL。

（6）自定義字段及字段的屬性，可以任意添加、修改、刪除字段，修改自動的各種屬性。

（7）一條記錄可以有多個電子文檔，比如《制度管理辦法》這條文件記錄，可以掛接多個文檔，如《制度管理辦法》《制度管理辦法流程》《制度管理辦法風(fēng)險預(yù)控表》。

（8）支持多種電子文檔：PDF、PNG、TIFF、JIF、JPEG、off ice文件等等。

（9）定義顯示模式：可以隱藏某些屬性來定義多種顯示模式。

（10）定義條目之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，保證文件的網(wǎng)狀分布。

（11）分權(quán)限維護分類，不同的組織單月維護各自的分類。

（12）分權(quán)限維護消息，不同的組織單元維護各自的消息。

（13）共享分類，制定某些分類的共享。

（14）可以配置瀏覽是否顯示相關(guān)文件、記錄表單、制修訂意見。

（15）支持工作標(biāo)準(zhǔn)的批量導(dǎo)入，導(dǎo)入的工作標(biāo)準(zhǔn)能自動關(guān)聯(lián)管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

（16）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)審批針對性回復(fù)，在工作流審批意見中，在所有意見中，可以有針對性的回復(fù)某個人的某條意見。

（17）自定義維護功能，可以調(diào)整錄入信息的順序，可以進行連續(xù)錄入，文件在流程中審批結(jié)束后，自動提醒管理員，進行平臺部署。

（18）自動顯示文件的相關(guān)文件是否配置完成，幫助管理員自動記憶。

綜合體系管理平臺以業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，梳理、優(yōu)化、整合各種管理體系。實施綜合體系管理平臺信息化，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)框架系統(tǒng)設(shè)計、制定、查閱、應(yīng)用、分析及標(biāo)準(zhǔn)間的互聯(lián)互通，顯著優(yōu)化管理、提高效率，降低成本，依靠管理提升效益、實現(xiàn)管理創(chuàng)新，從項目建設(shè)到生產(chǎn)運行全面打造管理示范工程，具有很深遠的現(xiàn)實意義和推廣意義。