可視化技術在高校檔案管理系統的應用

文/谷惠敏

傳統檔案管理在現有大數據沖擊之下，面臨深刻變革，新技術引進就成為進行高校檔案工作的主要著力點，可視化技術作為一種選項，由于其獨有的立體化信息呈現的特點，日益受到高校檔案管理者與使用者的青睞，故而對可視化技術在高校檔案管理系統中的應用進行分析。

1 當前的可視化技術與高校雙軌制檔案管理系統

1.1 何為可視化技術

所謂可視化指的是在人腦面臨大數據境況時將數據從一維向二維三維轉化，經單純的紙面數據立體化，尤其是一部分復雜數據將其統一于一個人腦產生意識體當中。將此類比于技術就是進行個體信息整體整理，將個人存在于信息社會的大數據與個人相結合形成數字化的個人存在。此類型數據處理方式由美國最初開始使用，剛開始針對科學實驗中大數據的處理，之后由科學實驗逐步向深層次社會信息過渡，在社會信息處理中也嶄露頭角，隨著信息全球流動其基本存在也由美國向世界傳播，漸進式的影響世界信息處理與發展方向。對于我國而言處在新科技革命與社會轉型時期，信息量大，信息分類雜亂也開始利用此類技術進行必要的信息處理提升信息處理效力，完善信息處理方式。在可視化技術應用中主要分為兩部分，首先是建模，將單個數據體幾何化，其次是渲染即通過數據網絡將建模進行數據性填充，實現數據整合。

1.2 可視化技術在相關領域的應用

可視化技術在信息處理相關領域已經有了一定應用。首先，需要關注的是科學研究領域。此領域信息專業化程度高，同時信息數量龐雜，傳統的信息處理方式下，多依靠人力進行技術統計或者以人力為中心進行技術統計，但是跨學科研究的興起與大數據的興盛讓傳統信息處理方式捉襟見肘，由此可視化技術在學術研究領域逐漸得到擴展。其次，可視化技術在社會領域也有廣泛應用，主要涉及領域：數據挖掘可視化、網絡數據可視化、社交可視化、交通可視化、文本可視化、生物醫藥可視化等等。在這些領域之內可視化技術將傳統單個數據整體化、立體化，數據處理更有效率。

1.3 高校紙質檔案與電子檔案雙軌制管理的利與弊

現有高校檔案主要采取雙軌制的處理方案，即為作為高校儲存檔案分兩部分，一部分為實體檔案，主要是紙質檔案形式而存在；另一部分則是電子檔案，主要以電子信息方式，儲存于數據庫中。雙軌制的檔案管理各有利弊。先就利而言，雙軌制檔案管理下，檔案信息雙重復制，彼此之間有效協調與制約，有效避免檔案丟失以及信息錯漏。單軌制檔案管理于上世紀九十年代形成特有檔案權利尋租，在近幾年來集中爆發的檔案問題很大一部分就是屬于檔案單軌制年代下，檔案管理手段粗略缺乏系統性管理與方案雙重印證，有一部分人員利用漏洞進行檔案非法改動。此部分在教育系統尤為普遍，問題的集中爆發也成為時代癥結。由此在進入信息時代后進行雙軌制改革將紙質檔案與電子檔案融為一體，互相驗證。提升檔案準確率，保護檔案完整性，傳統單軌制的檔案保存方式在多次傳遞后可能出現檔案丟失，對檔案所有人造成嚴重影響，但是雙軌制檔案可以有效適應社會交往復雜化而且在此基礎上還可以實現檔案準確化。雙軌制檔案管理方式也存在一定不足即檔案管理仍舊是以點為主，并未形成有效的檔案面，對于檔案系統而言僅有傳達作用，對于傳達過程中信息準確化保證則不負有責任。綜上所述，需要可視化技術對現有的雙軌制檔案管理進行改造，化點為面，以一維為三維，形成整體化的檔案管理模式。

2 可視化技術實現形式

2.1 技術融入現存檔案管理形式

在進行可視化技術檔案管理方式操作時，在最初情況之下，就現有雙軌制系統而言，將可視化技術融入到信息接收、處理、儲存、應用過程中。通過過程實現技術手段的應用，在不同過程中都存在技術因子的具體滲透，在技術因子滲透過程中，收集獲取、分析處理、傳遞服務三者內部融合可視化技術。技術手段成為系統運行必要條件，在系統中發揮技術的作用。

2.2 技術作為有機體引導檔案管理形式改進

實現的第二層次就是技術有意識的促進系統改進。在技術進入系統之后系統進行必要的組織化構建，類似的組織化構建是系統引導下的形式改進。在使用技術過程中，傳統系統無法適應現代技術，如雙軌檔案管理下，雙重檔案構建中都是以個體為核心進行扁平化檔案信息整理，在紙質檔案中表現尤甚。而可視化技術進入系統后，其引導系統從扁平化信息處理向立體化信息處理進步。系統中原本線性的輸入輸出模式轉型立體化輸入輸出模式。通過輸入輸出模式的改進實現系統優化與適應可視化技術。在信息搜集中，不僅要搜集個人本身信息還需要將其放入整體信息當中實現信息發展與信息全聯系，讓個人信息整體進入信息庫中。通過信息庫進行信息分類與利用。實現信息庫下的信息整體建設，一方面減輕信息處理難度，另一方面也為紙質檔案被代替做準備。在進行數據庫設計中，對字段進行有效選擇，選擇原則在于采取簡單字段處理，以此提升程序編寫效率，避免出現錯誤。

2.3 以技術為支點重塑檔案管理形式

在實現可視化技術引導檔案管理形式改進后，需要的就是在可視化技術基礎上實現檔案管理形式的重塑。采用B/S架構系統，首先需要進行系統信息輸入構建與內部整理構建，即一方面將信息系統化從建模中進行單位個人信息充實，之后每個人信息再發展中不斷進行填充完善。完善后將信息建立小型數據庫實現數據庫化，而此類型數據庫不同于以往學校個體式數據庫，應在可視化技術基礎上建立三維動態整體數據庫，進入檔案網絡進行有效分類與整理。分類與整理完成后，學校檔案系統可鏈接互聯網，就信息安全而言，每個人信息總用共通之處，何況檔案信息本身相互管理帶有很強的敏感性，牽一發而動全身，反而更容易進行信息安全工作，而且一份檔案可以作為有效個人行為與基本作為，由此避免了相互之間調檔存在的問題。最后信息輸出采取整體性輸出而不是采取個別信息輸出。

3 基于可視化技術的高校檔案管理系統的實現方法

3.1 整體技術實現法

整體技術實現是在系統中提供相配合的技術與可視化技術相互作用實現基本能力的進步與發展。首先是進行現有技術改良。在現有技術中對于信息化技術，如數據錄入系統以及現存數據庫等可以進行必要的改良。有些學校本身就擁有后臺數據庫而這些數據庫需要進行必要的完善設計，即高校檔案管理系統作為綜合性系統要有綜合性思維，在該系統設計中基礎在于B/S架構系統和C/S架構系統。系統設計實現的主要方式則是Delphi和Myeclipse，并且選擇SQL Server來實現用戶信息的管理和學生學籍相關數據的存儲與查閱。在系統中實現個人信息整體化并以此為基礎進行數據多樣化，進行數據庫完整化要求內部包括學生基本信息、工作人員基本信息、班級信息、專業信息、課程信息、成績信息、學籍檔案信息等等。這些信息的存在就是技術輸入完善化的表征。以信息為主的技術輸入特征可以有效的實現基本存在的有效整合與整理，讓檔案信息完善化為可視化技術提供基本技術支撐。

3.2 相關技術在高校檔案中具體使用

在現有技術當中，要實現可視化高校檔案管理系統，正如上文所述需要必要的技術依賴。B/S架構則成為技術支撐的重中之重。在此構架中主要包括管理者和使用者兩部分。其二者各自有不同的系統定位，就繳檔部門來說其主要負責進行系統信息傳輸，向系統內傳輸信息，查閱資料并下載。作為管理者在系統中可以進行信息查詢修改管理，尤其是作為管理員可以使用服務器（Microsoft SQL sever）進行管理，完成內部字典設置與系統管理。除此之外，在進行數據庫建設中該系統數據庫安裝于Windows NT平臺上服務器（Microsoft SQL sever），C/S架構客戶端使用Delphi作為軟件開發工具，可以在Windows平臺上使用。在數據庫中可以進行表備份工作，但是其備份責任在于管理員。

對于系統構架而言，亦可采用JAVE程序進行信息搜集后的具體編程。具體操作上，用編程程序或者Eclipse、MyEclipse等程序進行數據具體定義，通過調用類（這些類實現了Java API）中的方法來訪問資源系統，并且將其中存在的檔案件進行必要的二進制編譯，并將其放置于class檔案文件中，通過程序模擬器進行運行、編譯、改建檔案文件。

4 小結

本文通過可視化技術在高校檔案工程中的運用研究，認為在設計中需要關注技術與檔案的相互關系，通過技術與檔案管理的相互協調，實現技術作為檔案管理系統骨架，檔案系統作為技術發揮平臺，提升管理人員素質更要有效的提升檔案管理效率與安全性，建設高校檔案管理新局面。