網絡辦公自動化系統的開發

文/王森

隨著現代互聯網信息技術的發展和計算機的普及，網絡已經成為我們生活中的重要組成部分，不論是工作學習還是休閑娛樂，都離不開它。近幾年，國家大力推行電子政務，在社會各行各業中也卷起了引入網絡辦公自動化系統的熱潮，借助自動化辦公系統，人們可以更加便捷快速的完成信息搜集分析處理工作，從機械性的繁瑣工作中脫身，在各個工作部門之間搭起溝通的便捷通道，加強交流協作，提高整體工作效率。故此，本文試從網絡辦公自動化系統的開發角度根據實際情況展開探討。

1 辦公自動化的意義

隨著科學、經濟、文化各個方面的飛速發展，我們來到了大數據時代，每一天產生的信息量不計其數，用過去的方式來進行信息的記載收集是完全不可能完成的，這時，計算機網絡的作用就得以體現。人通過下達指令來控制計算機的工作內容和工作流程，從而實現自動化辦公。自動化辦公對于人們的生產工作提供了巨大的幫助，總結為以下八點：

（1）能夠實現信息和數據的安全傳遞和保密封存；

（2）能夠提高政府機構和企業的管理水平；

（3）能夠明晰各個階層和部門的運作職責；

（5）信息資料一鍵入庫，方便查詢歷史信息；

（6）信息記錄鮮明規范，對任何時段的工作成果都可以直接統計，方便快捷；

（7）提高工作人員的辦公效率，優化辦公流程；

（8）能夠實現對員工的工作監察，減少失誤。所以，推行自動化辦公有利無害，意義重大。

2 網絡辦公自動化設計

2.1 系統設計思路

辦公自動化系統也被稱為OA 系統，是一種通過互聯網計算機技術實現辦公流程的信息化和自動化的信息處理系統，從而達到優化辦公流程，提高辦公效率的目的。

2.2 系統設計目標

（1）集成化處理信息。通過自動化辦公系統，借助互聯網信息交流的便捷性，加強部門之間的溝通協作，在各個辦公部門之間形成聯動效應，有效集成各部門業務系統，提高整體工作效率。

（2）分布式管理辦公。利用自動化辦公系統，借助互聯網信息技術的跨時空特性，擴大管理職能覆蓋范圍，為辦公時間的靈活分布和辦公地點的移動分布以及跨地區辦公的實現提供可能性。

小班化教學給實踐活動提供了極大的便利，教師要在實踐活動中關注學困生，通過實踐活動磨煉學困生的意志，陶冶學困生的情操，為學困生的成長提供廣闊的天地。很多學困生雖然學習成績不佳，但是他們的實踐能力較強，在實踐活動中十分活躍。教師應縮短與學困生的心理距離，鼓勵他們積極參與實踐活動，在潛移默化中向學生滲透學習思想和道德品質等。聯系生活實際，講述學科知識在實際生活中的應用，為學困生創設與教學資料有關的情境，引發他們的好奇與思考。同時，分層活動是幫助學困生體驗成功的有效方法，可開展分層學科競賽，達到人人都有發展的目的。

（3）搭建內部信息交流平臺。在企業或是辦公機構的內部搭建專門的信息交流平臺，能夠使得各個部門之間的信息交流更加方便順暢，實現分工合作。

（4）構建信息發布平臺。在自動化辦公梓潼中構建信息發布平臺，所有工作人員都能夠及時了解最新資訊和動態，以免出錯。

（5）自動化發展辦公過程。利用互聯網信息技術，可以實現員工辦公全程記錄，加強對員工的監管力度，減少工作錯漏，協調部門職能，優化辦公流程。

（6）提高檔案管理效率。隨著時間的推移，工作記錄的數量也越積越多，自動化辦公系統能夠對過往的歷史檔案和資料進行整理分類，并安全保存，便于日后查閱檢索。

2.3 網絡辦公自動化系統結構組成

辦公自動化系統主要有五個模塊分別為：

（1）個人事務處理系統。這其實就是針對辦公員工的系統功能，自動化辦公系統的個人事務功能包括了活動安排、電子郵件、待辦事宜以及文檔寫作等多個功能，同時能夠自動處理一些程序工作，提高員工的工作效率。

（2）日常的辦公系統。這就是相對個人的工作需要以外的辦公功能，辦公系統的作用在于接收、發送工作文件，向上級報告工作情況，實現領導對下屬的監督管理以及日常會議等多種功能。

（3）資源管理。這一模塊主要分為會議管理、車輛管理以及資源中心三個部分。

（4）專業文件管理。自動化辦公系統中有專業的文件管理模塊，同時還包含成本管理以及設備管理等職能，有助于對不同領域和專業的知識進行系統整理，分類歸納，便于提取。

（5）系統管理。這一模塊主要執行的是系統管理工作，包括了備份管理、授權管理、部門管理、用戶管理。

總的來說，一般的網絡辦公自動化系統就是由上述5 個板塊組成，新的自動化系統相對于過去傳統的辦公方式而言要更高效，更便捷，更靈活，更智能，不論是應用在政府機構還是企業組織里，都能起到很大的作用。

3 網絡辦公自動化系統的實現

3.1 登錄模塊

想要真正實現對網絡辦公自動化系統在實際生活中的應用，在上述設計的基礎上還要進一步進行開發。自動化辦公系統的第一個流程就應該是登錄板塊，員工通過登錄板塊驗證身份信息，然后才能進入到辦公系統之后的模塊中。這也是對辦公系統的安全和隱私性的保障，以免有其他的編外人員誤入。同時在不同等級的員工之間也可以設置一定的登記權限，只有更加核心員工才能有更多的資源和內容閱覽權限，這也是為了保障這個企業或是機構的隱私和利益。

3.2 管理模塊

在網絡辦公自動化系統中，最重要的核心部分可以說就是管理模塊了，管理模塊負責完成系統的所有操作，包含了系統的所有功能和職責。而且針對自動化辦公系統應用的不同機構和企業，還可以細化出更加具體和匹配的功能板塊。以物流公司的自動化辦公系統為例，根據物流企業的經營管理需要，可將自動化系統的管理模塊細分出貨物出入庫、工作計劃、物流工作、人事管理等多個板塊。

3.3 具體功能

自動化辦公系統的具體功能通常都是根據所應用企業和機構的具體工作要求來規劃的，一般來說，辦公系統中的各個模塊都是獨立工作的，之間的聯系性較弱，舉例來說，某一零售商品企業的網絡辦公自動化系統的管理模塊中就有公共信息管理、會議管理、日程安排、公文管理、表單管理、檔案管理、郵件管理、人事管理等八個板塊，每一個板塊所負責的工作內容都不同，并且互不干擾。

4 結語

社會不斷在進步，科技也在不斷發展，我們也要以發展的眼光看問題，以變化的方式處理問題，在這個信息大爆炸的時代，過去傳統的辦公方式已經不能適應時代的發展，無法滿足工作的需求，而現代的互聯網計算機信息技術則為辦公的自動化提供了可能性。妥善開發網絡辦公自動化系統，有利于優化辦公流程，提高辦公效率，意義重大。