信息時(shí)代信息技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新

摘 要：信息時(shí)代下，各行各業(yè)都發(fā)生了顯著的變化，醫(yī)院的檔案管理也隨著信息技術(shù)的發(fā)展出現(xiàn)了變化，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式正在逐漸發(fā)生變化。在新形勢(shì)下，基層醫(yī)院的檔案管理工作也需要及時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新調(diào)整，而實(shí)現(xiàn)檔案信息的精確性、層次性和嚴(yán)謹(jǐn)性，為基層醫(yī)院的發(fā)展提供有效的信息服務(wù)，是當(dāng)前基層醫(yī)院檔案管理的中心內(nèi)容。本文從基層醫(yī)院檔案管理的必要性和所存問題談起，對(duì)信息時(shí)代下基層醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;醫(yī)院檔案管理;創(chuàng)新

隨著信息時(shí)代的到來，大量的信息技術(shù)開始進(jìn)入到人們的生活和工作中，各行各業(yè)也開始廣泛應(yīng)用信息技術(shù)。在新時(shí)代中，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理已經(jīng)出現(xiàn)了獨(dú)木難支的問題，利用信息技術(shù)改進(jìn)檔案管理的步伐也必須盡快得到落實(shí)。

一、 檔案管理的必要性

醫(yī)院的檔案主要記載了醫(yī)院的發(fā)展歷程，并對(duì)成立以來的各項(xiàng)重要工作和事件進(jìn)行記錄，可以說它是一位醫(yī)院歷史的見證者。檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展中是必要的，基層醫(yī)院的工作重心就是為民眾提供優(yōu)質(zhì)的基層醫(yī)療服務(wù)，而檔案管理則為醫(yī)院的決策工作提供必要的依據(jù)，可以提升醫(yī)院管理的科學(xué)性。另外，在新時(shí)期的發(fā)展中，民眾對(duì)于醫(yī)療服務(wù)的要求越來越高，需求也越來越多，在這種情況下，基層醫(yī)院利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的改進(jìn)則更加關(guān)鍵，它可以規(guī)范檔案管理，提升管理效率，順而提升整個(gè)醫(yī)院工作的效率。

二、 檔案管理工作中存在的問題

基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)主要是由社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院和村衛(wèi)生室等組成，它們的主要任務(wù)就是為機(jī)構(gòu)輻射地區(qū)提供必要的醫(yī)療服務(wù)。基于基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)，其檔案管理工作就會(huì)不可避免地存在一些問題。

（一） 管理?xiàng)l件落后

基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的經(jīng)費(fèi)有限，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也比較落后，所以很多工作都很難有效開展，檔案管理工作就是其中的一項(xiàng)難題。基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的整體管理比較落后，條件也比較差，由于占地面積比較小，檔案管理和醫(yī)療服務(wù)區(qū)、工作區(qū)一般都是連在一起，因此基層醫(yī)院的檔案管理其實(shí)是半公開的，缺乏完整的封存性。另外，在檔案管理室里面也缺乏保障設(shè)備，在發(fā)生火災(zāi)或者其他事故時(shí)，很難確保檔案的安全。

（二） 管理人員素質(zhì)不足

基層醫(yī)院的管理不足還表現(xiàn)在管理制度不健全、管理人員素質(zhì)不足等方面，優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療人才大多不愿意來到基層工作，而基層醫(yī)院又沒有太多的能力去招聘專職的人才，各個(gè)醫(yī)院存在大量的兼職管理人員，檔案管理十分混亂。以一家鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生所為例，這里的檔案管理只有4個(gè)人，其中只有一個(gè)人是專業(yè)的檔案管理人員，但是實(shí)際工作能力卻比較缺乏，在檔案管理中不能得心應(yīng)手，需要得到其他工作人員的幫助。其他三人比他的資歷高、工作年限長(zhǎng)，但是卻沒有受過專門的檔案管理學(xué)習(xí)，有兩人是主管診斷的醫(yī)師，還有一人是兼職人員，因此該衛(wèi)生所的檔案管理工作其實(shí)存在嚴(yán)重的人員問題。

（三） 資料更新不及時(shí)

檔案管理主要是對(duì)醫(yī)院（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）的經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行的統(tǒng)計(jì)整理，在外部環(huán)境的變化下，醫(yī)院的服務(wù)發(fā)生了變化，檔案也會(huì)隨之發(fā)生變化。而在信息時(shí)代中，醫(yī)院的工作任務(wù)變得更加繁重全面，所需要統(tǒng)計(jì)的信息數(shù)據(jù)也成倍增長(zhǎng)起來，但是本該更新的檔案卻沒有及時(shí)更新。一方面檔案管理人員素質(zhì)不足，另一方面經(jīng)費(fèi)投入不夠、制度不完善，檔案資料的更新完善就受到了制約。

（四） 檔案利用率低

從基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案利用情況來看，它們還缺乏必要的信息檢索系統(tǒng)，而且檔案管理人員也不能勝任信息管理工作，這嚴(yán)重影響到檔案資料的利用。另外，基于紙質(zhì)檔案的封存查閱困難，很多檔案都沉積在檔案柜中，終日不見天日，根據(jù)調(diào)查，某市的基層醫(yī)院的檔案利用率僅僅達(dá)到20%。

三、 基層醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新策略

（一） 堅(jiān)持三項(xiàng)原則

信息技術(shù)改變了很多行業(yè)的管理模式，它的發(fā)展為醫(yī)院檔案管理帶來了新的方式，但是在創(chuàng)新之中，也需要牢牢遵守三項(xiàng)原則：①安全性原則。對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理就得利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，雖然網(wǎng)絡(luò)看似高效便捷，卻存在著諸多的風(fēng)險(xiǎn)，在這種環(huán)境下，各種病毒都可能會(huì)對(duì)醫(yī)院電子檔案造成損害，因此安全性是第一原則。②實(shí)用性。檔案管理是有實(shí)際意義的，不是形式上的管理，因此在創(chuàng)新之際要注意方案的可行性，要根據(jù)實(shí)際情況選用管理人員。③可拓展性原則。檔案管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)化工作，它會(huì)隨著時(shí)間的流逝和信息的增多而不斷增加，而且在信息化時(shí)代中，檔案管理也會(huì)隨之出現(xiàn)新的變化發(fā)展。

（二） 加強(qiáng)管理人員的崗位培訓(xùn)

鑒于管理人員素質(zhì)不足帶來的諸多問題，加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)十分重要。以某鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生所為例，這里工作條件差，待遇也不高，因此從名牌大學(xué)畢業(yè)的專業(yè)管理人才是不愿意投身此地的檔案管理工作。但是衛(wèi)生所又確實(shí)缺乏專業(yè)人才，管理部門無奈之下，選擇了另一種方式——在崗培訓(xùn)。負(fù)責(zé)檔案管理的人員一共有四人，其中一人是檔案管理專業(yè)出身，但是經(jīng)驗(yàn)不足，能力也存在缺陷，衛(wèi)生所利用培訓(xùn)機(jī)會(huì)讓他參加專業(yè)的管理培訓(xùn)，并去市里和省里的大醫(yī)院去參觀學(xué)習(xí)，學(xué)成之后，再負(fù)責(zé)其他幾位管理人員的經(jīng)驗(yàn)傳授，大家在互幫互助之下得到了成長(zhǎng)。

（三） 將信息技術(shù)盡快應(yīng)用到檔案管理中

在信息時(shí)代中推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新就是推進(jìn)管理的信息化，因此，將信息技術(shù)應(yīng)用到管理工作之中是具有時(shí)代必要性的。在實(shí)際的制度創(chuàng)新中，某自然鄉(xiāng)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)積極向上申請(qǐng)幫助，引進(jìn)專門的管理系統(tǒng)，并增添必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備，還可以定期到上一級(jí)醫(yī)院進(jìn)行管理學(xué)習(xí)，不斷提升本院的管理水平。而在檔案信息化管理中，將檔案編輯成電子文件，可以實(shí)時(shí)進(jìn)行報(bào)送、編輯、整理和利用，并納入數(shù)據(jù)庫(kù)中，既實(shí)現(xiàn)了檔案的快速錄入，又方便以后查閱利用。

四、 結(jié)語

在信息時(shí)代中，醫(yī)院的檔案管理也逐漸步入檔案信息化建設(shè)中，但是在實(shí)際的執(zhí)行中尤其是基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的創(chuàng)新改進(jìn)中，檔案信息化建設(shè)還存在不少問題。基于基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)的服務(wù)對(duì)象和服務(wù)特點(diǎn)，在開展檔案管理工作之時(shí)，一定要立足于管理實(shí)際，按照檔案的需求和醫(yī)院的服務(wù)需求去配套改進(jìn)。而且醫(yī)院的檔案種類比較多，不僅包含醫(yī)療服務(wù)，還涉及財(cái)務(wù)、人事和公文等，所以醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)一定是一件系統(tǒng)復(fù)雜的工作，需要長(zhǎng)期的堅(jiān)持。

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作者簡(jiǎn)介：

曾峽峰，四川省內(nèi)江市，內(nèi)江市市中區(qū)眼科醫(yī)院。