事業單位檔案數字化建設路徑研究

李曉紅

摘 要：數字化建設是事業單位檔案管理的必由之路，能夠提升檔案管理效率，促進檔案科學利用，之于事業單位管理能力的增強有著十分積極的意義。本文將探討事業單位檔案數字化建設的重要意義所在，并針對當前實踐工作中存在的主要問題制定相應的解決對策，希望能夠給事業單位檔案數字化建設提供切實可行的思路，促進相關工作的穩步有序落實，從而為事業單位獲取更多經濟效益以及保持良好發展態勢提供有力的保障。

關鍵詞：事業單位;檔案;數字化建設;路徑

0 引言

通過分析可以發現，事業單位檔案數字化建設普遍存在著資金和設備不足、管理制度不健全、相關工作人員專業素質較低等諸多問題，導致檔案數字化建設遇到了諸多的阻礙，嚴重影響到了檔案管理工作效果，事業單位各項工作的開展效果也會呈現不佳狀態。希望本文的研究可以給事業單位檔案數字化建設提供參考和借鑒，從而推進相關工作的穩定高效開展，確保檔案資料得到最大程度的開發和利用，促使事業單位檔案信息化管理得以早日實現。

1 事業單位檔案數字化建設的必要性

1.1 是社會發展的客觀要求

事業單位需要履行特定的社會職能，其發展與當地社會和經濟環境密切相關，一般來說，事業單位的信息化建設水平越高，履行社會職責的能力就會越強，其獲得的經濟效益也會越多，這會極大的推動社會經濟的發展進程，人們的生活條件也會得到明顯的改善。因此加強事業單位檔案的數字化建設，提高檔案管理效率，促使事業單位的服務變得更加便捷化、高效化，能夠贏得社會公眾的滿意和支持，員工的工作負擔也會有所減輕，事業單位在社會上的形象更加光明、偉岸，其獲得的社會效益也會更為可觀。

1.2 有利于提高事業單位管理水平

先進的、現代化的科學技術的應用是事業單位檔案數字化建設的必然需求，會讓事業單位檔案管理工作模式發生巨大變革，事業單位的管理能力更強，發展態勢也會更加穩定、良好。當務之急是要建立信息管理服務平臺，一方面服務于廣大社會公眾，另一方面為事業單位各個部門之間的溝通和交流提供便利，促進數據信息的實時傳遞和共享。在此過程中會產生大量的信息，通過對信息的整合與分析可以及時發現當前事業單位管理的不足，之于事業單位管理體制和方法的改革有著非常積極的作用。

1.3 有利于提高檔案管理效率

事業單位檔案數字化建設最為根本的目的就是保證檔案管理工作的高效開展，將檔案管理人員從繁重的工作中解救出來，讓他們可以更加輕松的完成崗位工作。計算機強大的運算和信息處理功能是手工作業遠遠無法比擬的，會將主觀因素帶來的失誤風險降到最低，使得檔案資料的查閱和使用變得極為便利，檔案管理成本也會被控制在最小范圍內，進一步擴大了事業單位的綜合效益，給事業單位創建了廣闊和光明的發展前景。

2 事業單位檔案數字化建設存在的主要問題

所謂檔案的數字化指的是將紙質檔案通過掃描的形式錄入計算機數據庫，使之成為電子文檔，只需要輸入關鍵詞就可以實現對檔案的檢索、查閱和使用，這會讓檔案效用得以充分發揮，給事業單位經營管理帶來有益的轉變。然而從事業單位檔案數字化建設實際情況來看暴露出的問題是比較多的，使得檔案信息化管理還有著較長的一段路要走，具體表現在如下幾個方面：

2.1 資金和設備不足

要想保證事業單位檔案數字化建設的順利進行，必須要有充足的資金和完善的設備設施作為有力支撐，否則很多工作都會因資金的匱乏或者是設備的短缺而無法開展。目前部分領導認為檔案的數字化建設是沒有必要的，不能投入充足的資金用于購買硬件設備和功能軟件，給相關工作人員發放的薪酬也不多，致使設備型號落后，性能不佳，人員工作積極性較差等問題屢見不鮮，嚴重制約了事業單位檔案數字化建設步伐。再加上缺少專業技術人員對平臺系統進行維護，導致檔案管理信息系統的故障率相當之高，給檔案管理工作的開展帶來了一系列的負面效應，數據安全問題更是極為突出，事業單位檔案的利用率很難得到有效的提高。

2.2 管理制度不健全

這是制約事業單位檔案數字化建設工作開展的關鍵因素，容易造成檔案管理職責混亂，人員分工不明，事業單位檔案將不能得到科學合理的開發和利用，此類問題在我國事業單位中是較為常見的。事業單位領導對檔案管理工作缺乏應有的重視，制定的制度通常不夠健全、完善，在檔案數字化建設中發揮的作用不大，人員違規行為得不到制止，他們的責任心不強，工作熱情不高，檔案數字化建設就會陷入停滯。還有一些檔案管理人員主動學習意識匱乏，對于檔案數字化建設及檔案管理所需的新知識、新技術不甚明了，使得事業單位檔案資料的真實性和完整性飽受威脅，檔案的開發和利用現狀不容樂觀，事業單位的發展也會或多或少的受到影響。

2.3 人員專業素質有待提升

檔案管理人員的專業素質過低，責任心不強，創新意識淡薄，事業單位檔案管理隊伍整體素質有待提高。作為檔案數字化建設的主要實施者，檔案管理人員身上肩負著重大的職責和使命，倘若他們的工作態度敷衍，罔顧事業單位的規章制度而出現違規操作，就會導致事業單位蒙受了不可估量的經濟損失。在信息時代下檔案數字化建設需要檔案管理人員可以靈活使用計算機設備來采集、分析和處理信息，而這一點只有很少一部分檔案管理人員能夠做好工作效果大受影響。事業單位不能忽視對檔案管理人員的教育和培訓工作，否則就會自嘗苦果，致使檔案數字化建設難以落實，檔案信息化建設遲遲無法實現。

3 事業單位檔案數字化建設的實現路徑

在新的時代背景之下，事業單位不能墨守成規，一味的沿用傳統工作模式開展檔案管理工作，這會讓檔案的開發和利用成效不佳，為了打破這一現狀，運用信息化管理模式儼然勢在必行。而實現這一理念的必要前提就是加強檔案的數字化建設，需要有完善的制度、先進的技術和優秀的人才，這些要素缺一不可。

3.1 加強制度的完善

要想保證事業單位檔案信息化建設得以落到實處，事業單位領導必須要適時地轉變自己的思想觀念，對相關工作報以足夠的關注，尤其是在資金和資源上要保持充足供應，還要將檔案管理信息系統的建設和維護工作交由專業技術人員來完成，加強對他們工作的監督，推進檔案數字化建設的落實，以強化檔案管理信息系統的性能，提高檔案管理工作質量。健全的制度可以給事業單位檔案數字化建設和檔案管理工作的科學化、高效化開展提供有力保證，需要密切結合我國法律法規，充分考慮到事業單位經營管理的實際情況，指導相關工作的規范化開展。對于違規操作的檔案管理人員絕不姑息，予以嚴懲，此舉能夠讓檔案管理人員發自內心的重視崗位工作，自覺遵守檔案管理制度，不做危害事業單位利益的行為。在制度的保障之下事業單位檔案數字化建設步伐將更加穩健，檔案管理工作質量也會邁上一個嶄新的臺階。

3.2 積極運用現代信息技術

事業單位檔案數字化建設可以歸結為數字化總體規劃設計、數字化設備選型、軟件開發、查詢管理、安全保障等多項工作。任何一項工作都不是無的放矢的，而是需要與事業單位的運營情況及檔案管理工作需求緊密結合起來，建立檔案管理信息系統。該系統應具有較強的可擴展性和可在線擴容，以滿足事業單位的職能變化需求。系統還應具有較高的可靠性，例如，采用磁盤陣列產品在結構及硬件組成上應完全冗余設計，確保不會出現單點故障，從而保證檔案管理信息系統的安全運行;采用光纖磁盤陣列產品，使檔案軟件系統實現在線實時升級，采用基于Web Browser圖形管理界面，讓維護簡便化。

事業單位檔案數字化建設是一個系統性的工程，不但要保證檔案信息的安全性，而且要注重提高工作效率。事業單位的檔案信息需要共享，在檔案管理信息系統的創建之初，應使用多個服務器進行管理，對查詢等級進行權限的限制，不具備權限的人員無權瀏覽檔案信息，防止機密信息的外泄。除此之外，加強對檔案價值的鑒定和審核，將重要程度和價值較高的檔案資料先輸入到系統中，那些相對不重要的可以放在后面，還要在檔案信息輸入到計算機之前進行嚴格的檢查，保證檔案的正確性，避免出現檔案的錯漏問題。

3.3 加大人才培養力度

無論在任何領域、任何工作中人才都是一類非常寶貴的資源，對于檔案數字化建設也不例外，需要有一定數量和質量的人才為基礎，檔案管理人員不但要對本職工作知之甚詳，還應具備較高的計算機技術水平，可以靈活使用計算機來開展相關業務活動。要求事業單位能夠切實加大人才培育力度，將檔案數字化建設及管理所需的先進知識和技術傳授給相關工作人員，使之能夠出色的完成崗位工作，推進檔案信息化管理的早日落實。與此同時，事業單位還要加強對檔案管理人員的職業道德教育，提高他們的道德水平，增強他們的奉獻精神，促使其以飽滿的熱情和積極的心態迎接實踐工作中的各類挑戰，心甘情愿的歸于平凡，踏踏實實的做好檔案歸檔、保管、利用等工作，為事業單位的長遠健康發展貢獻一份力量。

4 結語

綜上所述，事業單位檔案數字化建設是一項非常必要和緊迫的工作，是實現檔案信息化管理的前提和基礎，加強檔案數字化建設是時代和社會對于事業單位檔案管理工作提出的最新要求，可以達成事業單位創先爭優的根本目標，促使事業單位的發展勢頭更加迅猛。本文對于當前事業單位檔案數字化建設中存在的問題進行了充分的剖析，指出要想解決相關問題就要加強檔案管理制度的完善，積極運用現代化科學技術，還要加大檔案管理人才的培養力度。相信這些舉措的落實，必然會大幅推進事業單位檔案數字化建設步伐，檔案管理工作的有效性也將得以充分彰顯出來。

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