高校網上辦事大廳的設計研究

王怡丹，高東懷，寧玉文，高 遠

（1.西北大學 現代教育技術中心，陜西 西安 710069；2.空軍軍醫大學 網絡中心，陜西 西安 710032）

一、引言

在2019 年全國教育工作會議上，陳寶生談到要繼續加大力度深化教育管理方式改革，我們需要依托“互聯網+”手段，推廣少跑路的革命，我們需要讓信息多跑路、群眾少跑路。而國務院關于《加快推進“互聯網+政務服務”工作的指導意見》也提出，推進“互聯網+政務服務”是貫徹落實黨中央、國務院決策部署，把簡政放權、放管結合、優化服務改革推向縱深的關鍵環節，對加快轉變政府職能，提高政府服務效率和透明度，便利群眾辦事創業，進一步激發市場活力和社會創造力具有重要意義，我們需要盡快加快落實“互聯網+政務”的建設方案，實現智能高效的辦公環境。[1]“互聯網+政務服務”的網上辦事服務能夠以一種系統的業務流程審批方案來滿足我們高效的辦事和支撐高校的信息化建設，方便教師和學生完成校園業務活動辦理，提高教學辦事效率。現代科技的進步令我們的生活逐步便利與智能化，互聯網信息化時代下我們的辦事也需要逐漸變得便捷和高效，因此，建設高效智能的網上辦事大廳是目前我們所急需的。

二、高校構建網上辦事大廳的背景

1.什么是網上辦事大廳

網上辦事服務大廳是指辦理一件事，只需要在網絡平臺中進行發起，下一個環節的自主提交，由節點負責的審批人登錄系統進行審批，直到該項業務進行的節點任務都進行完畢，在網上實現事項發起，進行事項審批和流轉，完成辦公。它是電子信息行業下的一種高效辦公模式，服務于教師、學生以及教學工作者，其節點間環環相扣，流程規則合理走向，人員相互配合協助，共同處理用戶業務事項。在該平臺的支撐下，擁有不同身份的用戶可以登錄該平臺，查看與自己相關的業務并選擇性地對即將要辦理的業務進行填寫和提交，由該項業務流程中相關節點審批人員對該事項進行逐一審批（同意、駁回、終止等），復雜業務流也可以增加選擇規則來判斷下一個流程節點的走向，最后完成該事項。

2.為什么要構建網上辦事大廳

網上辦事服務是為了實現讓學生及教職工在辦事時“少跑一趟腿、少打一個電話、少記一個網址、少找一個人”，讓人員少跑路、數據多跑路，一直以來都是網上辦事大廳的宗旨。曾經無網絡的紙質辦事只能是線下跑一個部門審核完后，再去跑另一個部門，審核不通過了修改直接再跑再審核，很有可能因為最后幾步審核不過而重新填寫打印再去審批，對于辦事者來說這是費時費事費力的，這種辦事程序以及過程不清晰，流程過于煩瑣，以致不便于結果跟蹤，更難以對事物進行及時評價和反饋，大大降低了師生的滿意度。[2]而通過網上辦事服務的建設，高校和師生能更好地理清辦事流程和方式，節省時間以及精力，學校也能根據辦事過程中存在的問題對辦事環節進行適當調整以完善服務系統，所以我們急需構建網上辦事服務來解決當前高校所存在的問題。

網上辦事大廳為我們提供便利，方便辦事者，減少辦事者的跑路時間，一站式網上辦事，辦事者只需要選擇所辦理的服務填寫對應信息即可，不需要來回跑每個單位。一站式的平臺系統中包含流程管理，每個事項都有特定的流程，由發起者提交申請，下一個節點審批（同意、駁回），以此循環，直至最后流程結束。學校教職工有上班時間，在非上班時間不予受理審批，但一站式網上辦事可實現實時審批，即使不是上班時間，教職工在有網絡的地方也可以實現隨時辦公，若辦事大廳可兼容移動端，那便可以實現隨時隨地辦公了，相比以往的辦公方式更加高效。網上辦事服務對教學流程進行了科學合理的優化，在一定程度上提升了相關教學管理，能夠將教師的教學方式方法得到有效提升，從而促使學生的學習效率得到有效的提升。[3]這種網上辦事大廳類似于OA（Office Automation 是將現代化辦公和計算機技術結合起來的一種新型的辦公方式，簡稱OA）辦公自動化，而無紙化的綠色辦公環境不同于傳統的辦公申請和審批，用戶在計算機或移動終端登錄賬號進行申請或審批操作，并帶有歸檔功能來對每項業務事項進行劃分和整理，方便教育工作者后期的查詢，這樣的方式減少紙質的印刷以及辦公用品的浪費，同時無紙辦公也有利于降低樹木的砍伐量，低碳環保。網上辦事大廳可以綜合一卡通系統、人事系統、教務系統、學務系統、財務系統、OA 系統等，將學校所有與數據相關的系統通過接口方式調用數據，實現關聯互通，改善學校現有系統的雜亂狀況，綜合進行辦事教學，實現學生教師的統一化管理，為高校建設智慧校園邁出一大步。[4]

三、功能模型

網上服務大廳的建設涉及多個部門的協調和管理，是一項全局性工作，需要站在學校視角下統一規劃、管理和協調各個部門的工作。[5]首先高校需要分析當前社會背景下建設網上辦事服務的高校有哪些、服務于高校網上辦事服務的企業有哪些、自身學校目前對網上辦事服務的需求量有多少，要明確的是對于自己學校哪些事項是需要線上辦理的，收集相關需求，梳理業務流程。其次需要調研市場，目前市場上現存的一站式服務商是否可以滿足學校當前需求，了解服務商對學校的實施部署情況、用戶使用情況以及使用中的問題情況。明確平臺的部署環境、服務器配置需求等，接下來就是等待部署和數據對接，包括組織架構和人員信息，然后就是進行統一身份認證的對接和具體業務事項的實施了。大部分事項是以表單流程的方式展示，線上表單格式與線下表格相類似，線上的表單編輯器需要能夠提供基于Web研發的表單設計器，操作方便對接Office 辦公軟件形式，可滿足實施人員簡單易用的需求；流程則需要基于國際標準的BPMN2.0（國際業務流程建模符號2.0 版本），它是一個正式的規范，各種圖標、元件有準確的含義和使用規范，且BPMN2.0 相比BPMN1.x，最重要的變化在于其定義了流程的元模型和執行語義，即它自己解決了存儲、交換和執行的問題。BPMN 由單純的業務建模重新回歸了它的本源，即它是一個對業務人員友好的標準流程執行語言的圖形化前端。流程我們一定要考慮到的是服務事項的業務流程并不是一次性就可以建設到位，在建設完畢之后還會出現修改流程、修改審批人員或是出現新的流程等情況，因此平臺應具備快速修改和重建新流程的功能。[6]其大致模型如圖1 所示。

圖1 平臺模型圖

四、實現方案

1.基礎條件

實現網上辦事大廳建設需要具備基礎條件，必要具備的基本條件是硬件設備和系統軟件。

（1）硬件設備

各類硬件設備用以支撐網上辦事大廳的運行，服務器提供平臺以存放數據資源，一般情況下需要的最低配置如表1 所示。

表1 硬件設備最低配置表

（2）系統軟件

A.表單編輯器

表單可以是一種基于Web 的表格設計方式，可實現類似于Word 中的單元格操作，對于每行每列可以進行隨意增刪，表格的邊框可以實現虛化，形成文件性表格。表單擁有多種控件，如文本、輸入框、選擇、人員信息等基本控件以及附件、圖片、蓋章、重復表等高級控件，控件和表格相互協作關聯共同構建一張完整的申請表。

B.流程編輯器

流程編輯是需要基于國際化標準BPMN 的，它是BPM 及workflow 的建模語言標準之一并于2011 年推出BPMN2.0 標準，是對BPMN1.0 所進行的一個完善，其包含的四大基本對象分別是事件Event、活動Activity、網關Gateway、流向Flow，由四大基本對象共同構成一個工作流來實現業務的進展。如圖2 所示。

圖2 業務流程圖

其中兩個圓形部分代表開始和結束事件；圓角矩形為活動任務，一般是審批環節或消息推送提示；菱形為流程的網關，通過條件或者規則來判斷流程的走向，包含互斥以及并行；流向就是箭頭的指向了，標明流程向哪一個節點繼續進行。

2.策略條件

各高校的二級單位梳理常用事項，設計線上表單及流程，由領導決定是否適合挪用至線上、表單流程是否合理。集中教職工進行培訓如何使用平臺系統進行審批，以及如何申請填寫修改等，上線試運行。使用過程中多總結不便利的地方，如萬一某流程中某節點審批人員忽視了該流程，發起者可以對流程事項進行催辦，流程表單有不合理的地方可以對表單及流程進行調整、增加新需求等。最后對事項流程可形成總結性評價，由一個辦理者對該事項進行打分，匯總低效事項進行反饋找出原因，進行調整。

五、建設高校網上辦事服務存在的難點

實施一站式網上辦事就是將傳統辦事面對面模式轉變為線上遠程模式，這種模式的轉變是需要一定時間去適應的，而往往大多數人都很難適應這種轉變，因為轉變需要付出精力來實現它，加之很多學校目前數據情況不完善，在整合數據方面需要一定的提升。

1.需要時間去適應

教育工作者以及學習者都需要時間來調整這種從人與人面對面，到人與人通過機器交互管理模式的轉變，對于年輕人來講是件容易的事情，但是對于上了年紀的教育工作者來說，難免會出現平臺不會使用、容易誤操作的情況，即使給予較長的時間也很難保證他們可以正常使用網上辦事大廳。

2.要投入精力來梳理業務做出調整

對于申請者來說他們只需要填寫信息點擊申請即可，但對于流程的實現者來講，他們要做的便是將線下的紙質表格轉換成線上制表和制作流程圖，往往線上的并不能直接照抄線下表和流程，更多的是需要做一定量的調整，比如說對于發起者的駁回，修改后是重新審批還是繼續審批，這是需要根據業務流程需求決定的。

3.數據整合問題

早期數字化校園各自為政的業務系統建設，不可避免地遺留了數據鏈條不完整、標準不一致、數據質量低、更新不及時等問題，需要通過數據治理逐步解決。[7]然而目前高校數據多存在命名不一致、沒有統一標準規范的情況，在數據提供時難免出現調用接口不匹配或算法語言不一致等，導致無法正常調用使用數據或產生亂碼現象，這些都是急需解決和整合的，即使網上辦事大廳促進了數據的治理，但在數據整合方面還有一定欠缺。

六、結束語

高校的信息化建設目前正逐步加快中，我們需通過流程引擎、動態表單引擎、應用發布門戶實現業務流程快速配置上線、需求變更的快速響應，進而打造一站式服務所要實現的優質載體——網上服務大廳。[8]這樣可以部分實現高校信息化建設，雖存在部分無法線上完成的業務，但線上線下相結合也算是一種辦法，需要我們以一種積極的態度對待網上辦事服務，由上至下加以貫徹，加快實現高校信息化建設步伐，加快進行網上辦事服務建設，實現更加高效的高校辦事服務。