論醫院物資采購內部控制

徐娟

[摘要]醫院物資采購是內部控制的重要環節，醫用物資的質量關乎醫療質量、醫療安全，責任重大;醫用物資價格的高低直接影響醫院的運營成本。為規范醫院采購業務流程、降低采購風險，文章在分析醫院目前采購業務活動現狀的基礎上梳理采購業務流程，明確采購業務流程中重點環節，運用不相容崗位相互分離、授權審批控制、預算控制、內部審計等手段加強醫院采購業務活動的內部控制[1]，促進醫院的公共服務效能和內部治理水平的不斷提高。

[關鍵詞]醫院;物資采購;內部控制

[DOI]1013939/jcnkizgsc201929162

近年來，受醫患關系的影響，醫院受社會公眾關注度高，看病成本的高低以及醫療質量的安全已經成為聚焦的熱點。隨著科技發展醫療設備的不斷更新，對疾病診斷、治療提供了更有效的途徑，但是耗材的價格也隨之成倍增長[2]。在保證醫療質量的前提下降低看病成本是醫院經營管理過程中的難點。物資采購工作是醫院經營活動中重要的環節，物資的質量與價格直接影響到醫院的社會效益與經濟效益。

1醫院物資采購中常見的問題

11未建立完善的采購制度

一些公立醫院的內部控制基礎較差，物資采購部門只有采購人員工作職責，沒有建立采購制度;或是雖建立了采購制度，但采購制度不完善，對采購業務重點環節把控不夠，沒有采用內部牽制手段控制，缺乏操作性和針對性;在具體執行過程中不嚴謹、不到位，難以全過程、全方位監督和制約采購過程中的各個環節[2]，物資采購管理崗位分工不清，致使采購部門個別人員權利過于集中，授權審批越位，既負責采購計劃編制又負責審批、詢價與確定供應商、簽訂合同與合同審批、參與采購與負責結算等，采購過程不夠公開透明，增加了醫院采購的風險，容易產生腐敗。

12未做供應商管理

供應商管理對醫院的物資采購非常重要。目前很多醫院都沒有進行供應商管理，采購時都是沿用以前的供應商，或是推薦來的。對供應商的供貨能力、供貨質量、供貨價格沒有在公開的市場做充分的對比，沒有及時更新供應商的信息，如商品降價信息、供應商經營條件改變的信息、授權期限更改的信息等。沒有及時得到供應商的最新信息，增大了供應合同履行的風險性;供應商準入管理的無序性和盲目性給物資的采購帶來了負面影響，增加了物資采購的工作量、降低了采購效率、不利于掌握物資資源、降低了急需物資的供應效率。

13采購計劃與采購預算相脫離

醫院的采購預算編制僅針對大型機器設備及大型的項目才有明細的預算，醫院的采購部門并沒有明細的預算，這也導致物資采購開支失去預算的控制，致使醫院的預算編制和執行相脫離，采購預算失去了控制和制約的功能[3]。采購的預算應根據部門預算來制定，而部門的預算又是根據歷史數據與目前市場環境變化做科學的預測確定的。目前醫院的采購現狀是采購計劃僅依據物資的庫存情況和使用科室的請購單，沒有依據采購預算確定是否采購及采購金額，難以對費用進行整體控制。

14缺乏物資采購內部監督機制

缺乏物資采購的內部控制監管機制，因人員編制的限制難以設立獨立的物資采購監督部門對醫院物資采購活動進行全程管理與監督。一些公立醫院的紀檢監察部門雖然參與醫用物資采購的監管工作，也只是參加招標會議見證物資的招投標過程，流于形式，起不到實質的作用[3]。醫院的內部審計部門雖然開展了物資采購審計業務，也僅在采購中核對單價、金額、履行簽字手續，對采購人員是否遵守了采購制度，是否按采購流程進行采購的情況監管不到位，沒有充分發揮其在內部控制中的作用。

2改進措施

21建立完善的物資采購制度和流程

單位應明確界定各部門及人員在采購管理中的職責分工，確保采購管理主體責任明確。醫院應當成立采購歸口管理部門，負責對采購業務進行審核和批準。在考慮成本效益的前提下合理設置采購管理部門的崗位，按照內部牽制的原則合理設置采購管理崗位，確保物資采購環節中不相容崗位職務的分離，明確相關崗位的職責、分工及權限以保證醫院資產的安全完整，有效降低經營風險，使公立醫院的經營活動處于內部管控中，確保物資采購活動工作能夠正常、規范地開展。醫院還應當加強對采購活動的組織領導，成立包括單位分管采購負責人、各內設機構負責人在內的采購業務小組，定期就采購運行過程中存在的問題進行討論溝通，不斷完善單位采購工作協調機制[2];建立采購業務后評估機制，定期對采購業務活動進行考評，評價采購中薄弱環節，發現問題及時整改。

采購流程是否科學、合理，是提升物資采購活動效率的關鍵。規范的流程是首先由倉庫保管員制定采購計劃抑或是使用科室提出需要采購的新物資的申請報物資管理部門匯總編制采購計劃，報物資管理負責人以及分管領導審核，批準后確定合適采購方式采購，最后是物資入庫和支付貨款。

22對采購業務中重點環節的監督

物資采購的重點環節包括物資采購計劃的編制與審批、詢價與供應商確定、采購合同簽訂與執行管理、付款審批與付款執行等。這些環節都是不相容崗位，必須由兩個以上人員執行該業務，做到相互監督、制約，并定期輪崗，防止長期處在一個崗位容易滋生腐敗[4]。采購計劃的編制與審批環節是物資采購管理內部控制的重點，采購部門每月應根據醫院業務量以及臨床、醫技科室需要和倉庫庫存量提出物資采購申請，由物資管理部門審核后匯總，結合本年采購預算編制采購計劃，報財務部門負責人及主管院領導審批，采購計劃的經濟性、可行性對醫院的經濟運行至關重要。詢價與供應商確定環節極易產生舞弊的風險，為確保醫院能降低經營成本提高經濟效益必須重視該環節。采購部門應根據物資采購方案，選擇公開、透明的采購方式來確定供貨商和采購價格。采購合同的簽訂與執行是物資采購管理的重要一環。醫院在簽訂采購合同時應該對合同主體資格、履約能力、合同的所有條款進行認真審核，經審計部門對采購合同審計后才能簽訂。采購合同簽訂后，財務、審計等部門需保存合同原件做備查。采購貨款結算環節。采購貨款的支付應由采購部門根據物資保管部門物資入庫驗收單，部門負責人審核簽字后，連同采購發票、采購合同等資料填制付款通知書，經采購部門負責人、審計科、財務負責人以及院領導審核簽字后送財務科辦理付款手續，財務科安排資金辦理款項的支付。

23建立供應商管理體系

供應商評估準入制度是物資采購制度的重要組成部分。目前大多數醫院尚沒有明確的供應商準入標準，缺乏評估依據，因而導致了資質審查與管理的無序性，采購部門應定期擬定新供應商開發計劃，這些備選供應商可以是自己去發掘的，也可以是供應商毛遂自薦或通過別人介紹的。對于這些備選供應商，應按要求進行審核，淘汰那些不符合要求的備選供應商。

24監督制度的有效落實

內部審計、紀檢監察部門作為醫院物資采購的監督部門，應參與內控制度和流程的制定與執行，對物資采購活動的合規性實施全過程、全方位的監督，切實發揮其內部監督的職能作用。紀檢部門應充分發揮其監督職能，全程參與物資采購業務的監督，確保物資采購流程規范，降低腐敗、舞弊的風險[5]。內部審計工作的重點必須轉移到事前審計、事中審計，而不僅僅是事后審計，內部審計要重點關注物資采購業務內部控制的有效性，采購部門崗位職責分工是否明確、互不相容崗位是否分離、是否建立了采購審批制度等。內部審計還要加強對采購合同簽訂和執行過程的審計監督，審查采購合同的條款是否與招標文件一致，是否符合相關要求，監督采購合同的執行。

3結論

醫院物資采購內部控制建設任重道遠，需要建立完善的物資采購制度和規范流程，重點把控采購業務中高風險環節，加強內部紀檢和內部審計的監督和管理，提高采購效率，降低采購成本，降低醫療費用，通過內部控制的提升來帶動其他業務的發展。

參考文獻：

[1]張慶龍行政事業單位內部控制建設原理與操作實務[M].北京：電子工業出版社，2017.

[2]余廉，范慧明，蒲瑞球公立醫院醫用物資采購內部控制有效性探討[J].會計之友，2015（24）：91-93

[3]葉云平論公立醫院物資采購的問題研究[J].財會學習，2018（17）：188-189

[4]阮靜公立醫院物資采購流程的內部控制研究[J].安徽工業大學學報（社會科學版），2017（2）：41-42

[5]徐忠秀談如何做好公立醫院物資采購招標管理[J].現代經濟信息，2018（25）：78