企業公文管理常見問題分析及對策

王卓勃

【摘 要】論文結合工作經驗，總結公文管理中的常見問題，針對問題提出解決對策。

【Abstract】Combined with the working experience， this paper summarizes the common problems in the management of the document， and puts forward the solutions to the problems.

【關鍵詞】公文管理;問題分析;對策

【Keywords】 document management; problem analysis; countermeasures

【中圖分類號】F272.9? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）10-0040-02

1 引言

企業常用公文主要是用于辦公管理工作，服務生產經營等各環節，保障生產經營秩序暢通、提高辦公效率和企業執行力。常見的種類有請示、報告、決定、批復、通知、通報、函、會議紀要等。主要適用于向上級機關請求指示、批準;適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問;適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項;適用于答復下級機關的請示事項;適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員;適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況;適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項;適用于記載、傳達會議情況和議定事項等。

2 企業公文流轉中常見的問題分析

2.1 公文起草不規范

公文起草一般均由業務部門起草后提交，但由于業務部門一般沒有專業的文書，對公文管理方面沒有經過系統的培訓，簡單把事情說清楚、提交后就是文件結束了，后續工作都是辦公室的責任的思想，導致內容沒有邏輯性、前言不搭后語、語句不通、錯字頻出等現象，公文的提交質量太差，需要和提交部門不斷進行核實溝通，嚴重影響公文的流轉效率。

2.1.1 文種使用不當

例如，“請示”“報告”不分而亂用;“通報”“通知”不分隨意分類;“意見”“批復”“決定”不分而錯用。

2.1.2 主題內容不明確

所謂主題內容不明確是指公文主題意思不明確，尤其是請示類文件，沒有按照一事一請進行提交，或者按照一事一請原則進行，內容邏輯混亂，沒有明確的意見或上級答復的具體內容，導致請示類文件沒有具體的請示事項，無法進行批復。

2.2 依據不規范

①依據文件規范性。如“根據公司關于……的通知”，甚至出現依據《公司關于……的通知》，但查找后無此文件，依據文件可能真實存在，但是全憑起草人員記憶引用，依據文件與實際文件名稱不一致。②依據內容不規范。如向上一級部門（公司）反映情況、提出建議，或請示有關主管答復事項時，提前不進行政策方面的解讀和征求上級部門的意見，請示內容與當前政策不符，最終導致請示頻繁被駁回或無法批復，影響公文的流轉效率和辦公效率。

2.3 內容描述不清楚

①單位名稱不規范。公司已經明確了各單位的全程和簡稱，但是仍有部門或單位亂用名稱，如：單位名稱是神華……股份有限公司，但是在文件中出現好幾個名稱，提交人自己清楚是在說同一個單位，但是從公文嚴謹性和規范性來說，存在歧義，甚至有可能表述成另一家單位。②濫用簡稱。文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名;在內容中由于項目名稱或依據內容語句較長，在撰稿時隨意進行簡化，通篇出現相關規定、根據通知、某某項目等詞組，讓人不知道這些內容從哪得來，是否屬實。③用詞不嚴謹。流水賬式撰寫會議記錄，內容不明了或存在歧義，不進行分類整理，甚至通篇存在錯別字，影響公文的效率和執行效力。

2.4 發文用印不規范

①印章和單位名稱不統一。落款和印章不一致，黨章和行政章錯用，或者本來屬于行政類文件卻來個聯合發文，本來屬于黨的文件但是發成了行政文。②越權行文。所謂越權行文是指公文內容超越本單位的職能范圍，或本來不屬于自己單位管轄的范圍，但是自行“攬活干”，與相關兄弟單位有業務來往的事項，經自行溝通后直接走自己單位的請示。或者屬于兄弟單位（部門）聯合辦理的事項，不經過溝通或會簽自行發文，導致發文后才出現交叉問題，責任分不清。③多事一請。所謂多事一請是指一個請示中有多個請示內容。例如，報送的請示件中涉及多個事項，雖然屬于上級一個部門管轄的范圍，但是請示事項沒有聯系，上級難以在公文中進行批復。

2.5 公文處理不及時

公文處理人員不及時處理“我的待辦”中的公文，沒有按照時限要求及時辦理文件（部門辦理簡單事項一般為3個工作日，復雜事項為5個工作日），超時文件頻繁被錄入超時統計系統。對于沒有及時處理公文的人員，各辦公室文書應做好文件督辦，及時反饋辦理結果，提高辦文效率、保證辦文質量。

3 加強公文管理的對策

3.1 提高認識，高度重視公文管理在企業生產經營管理中的重要性

各類型問題的存在，其根本原因就是企業管理人員和公文辦理人員對公文管理不夠重視，存在公文管理中的一切事項都是辦公室主任和文書的事情，都屬于領導的事，與自己沒有關系的思想，部門對公文工作疏于管理，文件只在領導、辦公室人員內流轉，相關人員公文系統內文件長期積壓、處于待辦、待閱狀態，所以必須讓全員正確認識公文管理的重要性。

3.2 完善制度，明確各部門的職責

3.2.1 要明確公文管理的組織與職責

公文送負責人簽發前，應當由辦公室進行審核，審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等[1]。公文送負責人簽發前，應當由辦公室進行審核，審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。

公文正式印制前，公文管理部門應當進行再審核，重點審核文件格式是否準確、發文程序是否規范、是否簽發人簽字，附件材料是否對應準確，格式是否統一、規范等。

3.2.2 擬制公文應當進行事先溝通協商

對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文，如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關協調或裁定。

3.2.3 規范公文處理流程

對公文處理流程做詳細規定，明確公文種類及格式、行文規則、執行程序，簡化操作流程與操作方法，保障制度的規范性、指導性和可操作性，使公文管理各個環節都有據可依。

3.2.4 做好公文管理歸檔工作

公文處理人員“我的待辦”中作廢文件要及時聯系辦公室文書作刪除處理。對于閑置文件超時限不處理，辦公室將適時予以通報。做好文件發放、保管工作，嚴防出現丟失、泄密事件。各單位要建立文件發放登記、文件銷毀機制，對于生產經營涉及的文件與核心材料等杜絕隨意發放、外傳、丟棄。

3.3 加強審核，保持公文安全高效流轉

①嚴把行文關。不越級發文、一事一請、黨政分開、請示與報告分開、不隨意定密級和擴大發布范圍等原則。②嚴把文字質量關。核稿人員要認真進行文件審核，對文件內容進行逐項核實，確保表述準確、結構嚴謹、邏輯清楚、語句通順、主題明確。③嚴把公文格式關。辦公室是公文主責部門，檢查公文格式是否符合公文管理的有關規定，檢查格式是否準確，使用文種、語氣是否恰當，保證公文的規范性[2]。

3.4 加強督辦管理

①提高公文管理認識。各單位（部門）辦公室主任、文書作為公文管理第一負責人，要把握“準確、及時、安全”的公文處理原則。熟悉公文管理相關規范，提高公文審核能力。不定時關注公文流轉情況，杜絕公文“漫游”。②推廣應用電子公文處理平臺。目前企業基本都有自己的OA辦公系統，基本實現公文的電子化流轉，辦文效率極大提升;企業內部要做好內部OA系統公文處理工作，保障文件流轉效率，明確公文處理各環節辦理時限，加強公文督辦力度，提高文件流轉過程管理，高效辦文辦事。

4 結語

公文管理對規范企業管理、提高辦公效率、提高企業執行力、節約辦公成本意義重大。企業必須提高認識，不斷完善公文管理制度、加大辦公人員培訓力度，提高認識，運用好電子信息化OA辦公系統，使企業生產經營有章可循、有據可查，提高辦公效率和企業的執行力。

【參考文獻】

【1】張鎮，鮮德清.中央企業公文處理實用手冊[M].北京：石油工業出版社，2016.

【2】李軍.公文審核中的常見問題及對策研究[J].秘書之友，2018（02）：28.