“大智移云”時代高校財務報銷體系優化研究

徐海燕

【摘 要】近年來，我國知識經濟發展迅速，高校辦學規模不斷擴大，隨之教育經費的數量也不斷增多，使得財務工作量越來越大，財務報銷的流程也越發煩瑣，傳統報賬過程中存在的弊端也逐漸顯現。充分利用信息技術的紅利，發展遠程財務中心等創新型財務模式，是一條解決財務報銷難題的高效、便捷、安全之路。

【Abstract】In recent years， with the rapid development of knowledge economy in China， the scale of running a university is expanding， and the amount of education funds is increasing， which makes the financial workload larger， the process of financial reimbursement complicated， and the disadvantages of traditional reimbursement process are gradually showing. It is an efficient， convenient and safe way to solve the problem of financial reimbursement to make full use of the dividend of information technology and develop innovative financial modes such as remote financial center.

【關鍵詞】財務報銷;遠程財務中心;移動辦公

【Keywords】 financial reimbursement; remote financial center; mobile office

【中圖分類號】G647? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）10-0079-02

1 當前高校傳統財務報銷體系下的弊端

1.1 報賬人員不專業，影響財務報銷的效率

學校各部門的報賬人員大多沒有專業的財務知識，常出現報賬單的信息填寫有誤，甚至對于財務報賬的流程都不甚了解。他們的報賬單往往需要去財務部門跑幾個來回才能正確提交，使得財務人員不得不分出精力去解決這些“新手”們的財務問題。不僅影響自己的正常工作，還影響了財務部門的工作效率。

1.2 報銷過程缺乏實時反饋

報賬人員提交完報銷單后，就等待財務部門處理報銷流程。這個過程中報賬人員并不能查詢報銷的進度。如果報賬出現問題，如報銷單、發票等材料有疑問時，財務人員還要逐一通知并退還給報賬人員。如果財務人員忘記通知報賬人員，或者報銷中經辦人有更換過，那還需要準備一系列報銷交接工作，報銷的時間遙遙無期。

1.3 報賬流程繁復，審批簽字費時費力

一般報銷業務先由報賬人員按財務要求將報銷單據填寫好，并把相關發票和證明文件粘貼在報銷單上，然后根據金額數目的大小找各層領導審批簽字，再到財務部門由會計審核，審核通過后記賬，再由出納登記并準備付款。這個流程任何一個環節出錯就要重頭再來，尤其是審批簽字環節，學校領導工作繁忙，甚至經常外出工作，為了能及時找到學校領導簽字，報賬人員往往在各領導的辦公室之間疲于奔波。

1.4 紙質票據攜帶、保存不便，辦公成本高

傳統報銷體系中一般都采用紙質報銷單和發票，這些紙質文件不易久存，數量多時還不便攜帶，一旦丟失，便無法補救，對保存報銷憑證的工作造成了一定的影響。同時，紙質報銷材料會消耗不可再生資源，不利于節能環保，也不符合現代辦公無紙化發展的趨勢。

2 依托“大智移云”技術，優化財務報銷體系

2.1 報銷業務專人負責，定期組織網絡視頻培訓

高校經費管理不斷規范化，幾乎每隔一段時間就會有關于報銷的新政策出臺。面對新形勢下財務報銷繁冗的細則規定，非專業的報賬人員對政策的解讀可能會產生偏差。為了解決這些問題，學校各部門可以固定負責報賬的人員。財務部門專業的人員通過上傳錄制視頻、網絡直播授課等靈活的形式，對這些報賬人員進行培訓。報賬人員可以根據自身的情況選擇空余時間學習，提高自己對報銷政策、報銷流程等業務的熟悉度，有助于報銷工作效率的提高。

2.2 建立遠程財務中心，打破信息壁壘

傳統報銷模式是以財務部門現場辦公為核心，局限在特定的空間和時間內，處理財務報銷信息的數據量有限[1]。以目前的信息技術而言，高校完全有能力建立一個遠程財務中心。報賬人員可以通過互聯網平臺在線填寫報銷單，相關的報銷票據也可以用攝像頭上傳到遠程財務中心。這個過程中報賬人員可以隨時查詢報銷流程進度，也能查詢資金發放的數額和進度，能通過遠程財務中心處理業務，不用到現場辦理，大大節約了業務成本。同時，在財務中心網站上可以同時處理多個報銷業務，有效地解決了現場排隊等候費時的問題，提高了財務工作效率。高校各部門日常財務活動繁雜，除了報銷業務外，還涉及預算、審批、采購、固定資產管理等。有了遠程財務中心功能，一個部門上傳網上的財務數據，可以與各個部門一起共享，不同的業務區塊可以聯結在一起，即使是跨校區的財務報銷業務也可以在遠程財務中心上快速對接。同時，可以利用財務中心的公開性，對財務報銷制度、各項經費的用途和使用情況等信息進行公示，做到財務信息透明化。但是，信息的高度開放亦是一把雙刃劍，內部財務信息數據共享帶來方便的同時也帶來了系統安全性方面的風險，需要時刻做好病毒防范工作，數據的保護工作，網絡的安全工作。

2.3 強化移動辦公，提高報銷效率

以往報銷金額較大的業務需要由主管部門領導、財務處處長、學校院長等院領導層層審批，如遇領導出差，報銷業務便被擱置。有了遠程財務中心的在線審批功能，報賬人填寫提交報銷單后，系統會按照流程發送給相關領導審批，即使領導不在學校內也可以通過網絡，用電子簽名、掃描二維碼等方式授權審批報銷單據，解決了以往報銷單必須領導當面簽字的空間難題，節約了大量的時間成本。上傳報銷單后，財務人員可以查看到報銷單中的信息并進行預審核，如果信息有誤，可以即時退還給報賬人重新填寫，如果信息準確無誤，審核通過后發送給相關領導在線審批[2]。在預審過程中，報賬人員對照本部門網上顯示的報銷預算可以知道自己報賬的金額有沒有超過預算，避免了報賬大于預算導致報賬失敗的情況。待領導在線審批通過后，財務人員可以將報銷單正式錄入財務系統，自動生成會計憑證，進行報銷業務處理。

2.4 實現無紙化辦公，無現金報賬

遠程財務中心實現了網上報銷，使得報銷無紙化辦公成為可能。財務人員不再需要檢查報賬單是否填寫規范、逐筆錄入摘要，因為網上報賬人員錄入報銷信息時，計算機已經通過設定好的算法和模塊，對所填的信息進行了甄別和篩選，如果錄入有誤的，報賬人員將無法提交，直至修改無誤后才能上傳[3]。

未來甚至可以應用人工智能輔助記賬，對報銷發票、財務賬目等進行自動收集和處理，代替人工做這些工作，將報銷人員從一些簡單重復的財務工作解放出來，可以更高效地去處理復雜事務。目前，不少高校已經實行網上銀行支付或是公務支付的模式，結合遠程財務中心的功能，可以實現無現金結算，報銷人員不需要到財務處進行現金交易就可以完成報銷全過程。無現金報賬優化了財務報銷過程，每一筆進出賬都有電子賬單記錄可查，安全可靠，對賬方便快捷，同時又能節約報銷人員的時間，降低了業務成本[4]。

3 結語

大數據、人工智能、移動通信技術、云計算等信息技術的發展，給高校財務管理帶來了前所未有的變革。高校發展遠程財務中心模式的新型財務形態是必然趨勢[5]。高校各部門應該落實專職財務報銷人員的培訓工作，搭建實時共享的財務中心平臺，推進網上審批功能的落實，努力實現資金流向公開化、數據管理無紙化、財務往來無現金化，推動高校財務信息化發展。

與此同時，遠程財務中心模式的應用也給高校財務管理帶來了前所未有的風險，高校需要結合自身的實際情況，充分利用信息技術的優勢，通過大數據分析財務管理過程中存在的問題，并可以聯合科研、資產、人事、后勤、教務、學生處等多個部門，合理應對風險，從而有效減低財務成本，提高財務管理質量，進一步建設面向未來的智能化校園服務。

【參考文獻】

【1】楊艷.互聯網+解決高校科研經費報賬難[J].中國鄉鎮企業會計，2019（07）：273-275.

【2】胡弢，黃文生.基于大數據技術的高校財務報銷創新研究[J].合肥工業大學學報（社會科學版），2018，32（05）：128-133.

【3】陳菁.讓專業的人做專業的事——淺析高校財務助理制度[J].中國總會計師，2018（08）：136-138.

【4】劉曉娟.基于財務共享服務視角的高校財務系統優化研究[D].天津：天津大學，2017.

【5】王怡.會計信息化下的高校財務管理流程再造研究[D].鎮江：江蘇大學，2017.