新時期事業單位檔案管理信息化建設創新探討

摘要：社會主義新時期已經到來，各事業單位在此形勢下均面臨改革挑戰。檔案管理是事業單位管理工作中非常重要的一部分，不僅是人才信息的重要承載和源泉，還是記錄工作、項目等各種信息的一種重要途徑。信息時代的到來，傳統的檔案管理中的各種問題也逐漸凸顯，如何充分利用信息技術的優勢來提高檔案管理效率成為我們共同探究的課題。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

一、引言

隨著信息技術的不斷發展以及人們認知水平的提高，我國在事業單位的檔案工作上已經取得了一定程度上的進步，工作效率得到提升。但同西方發達國家相比，我國檔案管理信息化建設程度是遠遠不夠的，仍需采取一些對策促進檔案管理工作更上一個臺階。

二、實施事業單位檔案管理的意義

實施事業單位檔案管理的意義主要涉及以下方面具體內容：信息技術的廣泛應用為事業單位各項工作帶來了新的機遇，檔案管理工作同樣如此。事業單位中，負責檔案管理的人員應順應時代發展需求，將信息技術充分應用于工作，利用大數據技術推進檔案管理工作的形勢創新和效率提升。事業單位的檔案管理中，人力資源檔案管理是其中重要內容。若將現代大數據技術應用于檔案管理工作，則單位內部將更好、更快地分析所有在職人員的資歷、學歷及特點，進而有效匯總事業單位內部人員檔案，更好地實現人事任免考核或者晉升，也可以科學解決員工的調動、福利以及工資的調整等問題。因此，事業單位檔案管理至關重要，提升檔案管理工作效率也具有極強的現實意義。不僅如此，傳統檔案管理模式下，人力對于紙質檔案的管理成為主要形式，而內容繁雜、工作量大使得人工較易出現差錯。另外，查找和查詢的困難也在極大程度上降低了檔案資源利用的有效性。現代化管理模式的實現，一方面可以讓使用者在最短時間內精準查找所需文檔;另一方面將紙質檔案進行數字化處理還可以讓檔案管理和使用擺脫時間和地域束縛，在減少誤差的同時極大提升整體檔案利用效率。

三、新時期事業單位檔案管理信息化建設創新措施

（一）完善人事檔案管理規章制度

在當前事業單位人事制度改革背景下，為了確保人事檔案的真實性、完整性、規范性、及時性、保密性，應盡快完善好事業單位的人事檔案管理工作相關制度規程。一是建立長期有效的檔案管理工作激勵機制，有效地調動管理人員的積極性，相互監督，確保檔案信息的真實性、完整性;二是建立人事檔案的收集、整理、保管、查閱等工作流程規范制度，使檔案工作有章可循，確保人事檔案的規范性、及時性;三是結合新形勢以及我國相關法律法規制訂出檔案室一系列的制度，比如檔案保密制度、檔案交接與移交制度、檔案統計制度、檔案鑒定與銷毀制度、檔案室設備維修制度、檔案室安全與消防制度等，嚴格按照制度執行，從而提高該工作的法制化程度，保證有法可依，確保人事檔案的保密性、安全性。

（二）提高信息化建設的針對性

事業單位在進行檔案信息化建設時，必須要將檔案管理的實用性考慮進去，為其提供充足的人力、物力、財力，強化檔案管理信息化網站的實用性。另外，事業單位的檔案信息管理網站為相關人員提供所需檔案管理工作，并且以網頁的形式建立，實現檔案管理的網上查找和信息化的使用，具有很強的現實意義。事業單位檔案管理信息化建設需要加強網頁式的服務建設，這對于信息資源的傳遞更加便捷，也更加適應時代發展潮流。與此同時，在檔案信息化建設過程中，還需要顧及檔案與軟件的兼容性，使其更高效地保存下來。

（三）提升檔案管理信息化水平

新的發展形勢下，信息網絡技術愈發普及，且滲透于各行各業發展過程之中，任何單位、任何個人在社會性大團體中都無法擺脫信息技術獨立完成工作，事業單位檔案管理僅靠人力已完全無法滿足現代化發展需求，錯誤率高、工作繁重、質量低下、效率不足等問題愈發突出，必須提升自身管理的信息化水平。在檔案管理工作中投入充足的財力、物力、人力，建立針對性檔案管理系統，由傳統的人力收集、歸檔轉變為電子化輸入，這樣既可提升人員管理檔案的效率，又能提升檔案搜索的有效性，同時還能避免紙質檔案因過多翻頁導致的損壞現象。信息化檔案管理的實現將極大提升資源利用頻率，減少資源浪費，更好地發揮檔案管理現實意義。實現檔案管理信息化的重要條件就是現代化信息設備的置辦，事業單位要以自身發展實際需求為基礎進行廣泛調研，綜合考慮各部門檔案管理需求，在預算合理的前提下引進先進且合適的高質量現代化辦公設備，為檔案管理信息化推進提供基礎。

（四）轉變管理理念

要想實現事業單位檔案管理信息化的發展，管理部門的管理理念是關鍵和基礎。首先，要從事業單位領導層上充分認識信息時代檔案管理的職能和重要性，能夠從傳統的管理理念中脫離出來，加大檔案管理部門的設備投入和技術投入，為檔案管理信息化建設奠定物質和理念基礎。其次，作為檔案管理人員要了解《檔案法》等相關的法律法規，能夠意識到檔案管理的重要性，重視檔案管理工作，提升自身的專業能力和服務意識。最后，要加強人事檔案管理的隊伍建設，定期組織職工進行學習和培訓，要求工作人員熱愛本職工作，肯吃苦、能鉆研、有耐心、保密意識強。熟練掌握檔案信息的加工、運行、傳遞、存儲及多媒體使用操作，靈活使用各種安全防范軟件和技術，從而不斷提升其專業知識和管理技術。

四、結語

總而言之，事業單位的檔案管理信息化建設有利于事業單位長久健康發展，在信息化建設過程中，社會各界都應該積極響應，不斷推進檔案管理信息化朝著更加便捷、高效、安全的方向發展。另外，相關部門以及單位領導也要提高認知水平，吸引高素質的專業人才從事此類職位，將信息化建設工作落到實處。

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作者簡介： 田甜，女，湖南省永州市東安縣工傷保險服務中心，助理館員，研究方向：檔案管理。