信息化背景下關于改善高校網上自助報銷模式的探討

邵瓊

（寧波大學計劃財務處，浙江 寧波315211）

1 引言

近年來，隨著高等教育事業的高速發展，高校經費呈現出規模日益增長、來源日益多元化的現象，為應對“取號難、排隊時間長、報銷量有限”等報銷難情況，高校結合信息化手段推出了網上自助報銷模式，該模式在一定程度上緩解了報銷難問題，但同時表現出了不少問題。財務報銷作為高校財務管理極其重要的一部分，為提升財務報銷效率、提高財務服務水平，改善現有模式，以便更好地適應高校財務發展已迫在眉睫。

2 信息化背景下高校網上自助報銷現狀

網上自助報銷是基于網絡信息化平臺建設的報銷模式，這種模式的產生來自于國家“互聯網+教育”理念的提出。

現有網上自助報銷模式的流程大致可按人員身份分為兩大部分：第一部分人員身份為報銷人員，其所負責的內容包括整理并填報單據、打印報銷單，提交負責人審批及投遞單據；第二部分人員身份為財務人員，其所負責的內容包括審核單據、溝通反饋、賬務處理及結算付款，該流程具體如圖1所示。

圖1

3 網上自助報銷模式存在的問題及其原因分析

3.1 填報審批時師生與財務人員之間信息不對稱

因高校財務報銷所涉及的內容較多且復雜，不同來源和性質的經費有不同的管理方法和報銷要求，財務人員所具備的財務政策知識與報銷人員之間往往呈現出較高程度的不對稱性。這一方面是由于報銷人員大多是教學科研人員，他們往往不具備專業的財務知識，且不太會密切關注學校財務報銷方面的政策制度，只是被動接受財務人員所指出的報銷問題。另一方面也是由于學校政策須跟隨財政政策的更新而更新，造成報銷人員有種政策頻繁變化無法適應的感覺。以上兩方面的因素均造成兩者之間的信息不對稱，導致報銷無法一次順利完成。

3.2 審核時未真正實現“最多跑一次”

按照目前的網上自助報銷流程，財務人員只有在報銷人員向財務處投遞成功報銷單后才會進入審核流程，對于有問題的報銷單，溝通反饋的壓力往往會積聚在報銷流程的后半段，且需要通過電話、短信等方式通知報銷人員前來計財處辦理，導致相關有問題的業務仍然未實現“最多跑一次”的設想[1]。

3.3 溝通反饋時信息傳遞滯后失實

報銷人員成功投遞報銷單據后，雖然能夠通過電腦端、手機移動端等系統實時查看，但對于已提交未制單的業務，其無法主動查看單據所處的狀態，包括是否已分單、審核以及所存在的問題，只能被動等待財務人員的通知。同時，因為實際情況的復雜性，很多報銷人員往往并不是相關業務的實際經手人，導致財務人員在與報銷人員溝通時往往無法準確了解相關信息，且由于財務報銷政策的復雜性，報銷人員在與業務經手人傳遞報銷信息時，往往也會出現偏差，進而導致信息部分失實。

4 關于改善網上自助報銷模式的思考

4.1 普及財務知識降低信息不對稱性

財務處可通過相關措施向報銷人員普及財務知識，以降低雙方之間的信息不對稱性，具體包括：①針對目前已有的涉及財務方面的政策，可從專業角度進行解讀，以此提醒報銷人員在辦理業務時所要關注的財務要點；②定期總結報銷所遇到的普遍性問題，形成問題集，可公布在財務處官網等網絡平臺，方便報銷人員有針對性地了解一般報銷業務，提高報銷成功率；③可提供具有針對性的財務講解服務，如為各學院部門的外事秘書提供因公出國（境）方面的財務講解服務，為剛進校的科研人員提供科研經費使用方面的財務講解服務，為各學院的學生秘書提供關于學生經費使用方面的財務講解服務等。

4.2 實現線上負責人審批及財務審核

可將電子簽名技術、圖片上傳功能等內置到現有的網上自助報銷系統中，以此實現線上的負責人審批及財務審核。具體操作如下，報銷人提前將整理粘貼好的票據上傳至系統中，系統按照報銷人選擇的經費項目自動流轉到審批人處，審批人可查看單據及通過電子簽名技術實現網上審批，審批人審批完成后，系統可自動流轉到財務審核處，由財務對該報銷單在網上審核，如果發現材料缺失或是存在問題，可直接通過系統退給報銷人，報銷人在接到退單后可直接查看財務對該報銷單據提出的問題，其在補充完材料后可繼續提交該業務。如果財務通過審核，報銷人可于預約期限內向該財務審核人員遞交原始紙質材料，待財務人員審核該紙質材料與網上提交材料一致后，即可完成賬務處理。

4.3 提升財務人員知識儲備及專業能力

要真正有效提高報銷效率，提升財務人員的知識儲備及專業能力是必不可少的。具體包括：①及時對國家、學校出臺的相關政策及文件進行財務解讀，以便財務人員能夠了解、掌握政策的相關要求及精神；②定期組織分享不同崗位的人員對于財務軟件的認識與運用，以便能夠從更加全面的角度來認識和掌握財務軟件的不同功用；③定期組織財務人員外出接受培訓，以便加強不同院校之間的財務溝通交流；④加強會計人員的職業道德培養，形成良好的職業道德素養。