信息化背景下水利工程檔案管理工作探析

【摘 要】本文著重分析水利工程檔案的特點和管理現狀，闡述水利工程檔案信息化管理的重要性，并就信息化背景下如何提升水利工程檔案管理水平給出了一些建議。

【關鍵詞】信息化;水利工程;檔案管理

在信息化背景下，“互聯網+”的運用成為各行業實現高質量發展的突破點。提高檔案管理的信息化水平逐漸成了改革大勢所趨，相較于傳統的檔案管理方式，信息化管理可以節省更多時間，并且提高檔案管理水平。和一般的檔案管理不同，水利工程檔案管理具有其專業性，其主要以水利建設和維護過程中產生各類憑證為管理對象，涉及到水利工程建設的全過程。因此，掌握水利工程檔案的特點和管理現狀，了解水利工程檔案信息化管理的重要性，將有利于進一步提升水利工程檔案的水平，讓水利工程檔案發揮最大效用。

一、信息化背景下水利工程檔案管理現狀

水利工程檔案是水利工程建設活動中直接形成的具有保存價值的文字、文件、圖紙、光盤等各種形式的歷史記錄，記載了水利工程從勘測、設計、立項、審批、招投標、施工、監理到竣工各個環節的真實情況，是水利工程建設全過程的真實反映。水利工程檔案具有涉及面廣、周期長等特點，實現水利工程檔案管理的信息化，不僅可以對整個工程建設情況準確記錄，也便于后期管理和維護，提高水利工程檔案的利用率。當前，水利工程檔案管理仍然存在不少薄弱環節：

1.對水利工程檔案信息化重視不夠

當前部分水利建設管理部門對水利工程檔案管理重視不夠，主要表現在部分水利管理部門和人員存在重建設、輕管理的思想，經常用臨時工作來管理檔案或者應對檢查和竣工驗收，造成檔案收集不細致、不完整、不及時、分類不規范等問題，檔案管理工作無法貫穿始終。面對信息化的要求，很多部門不管檔案特性，只是進行了盲目的數字化工作，不僅浪費了大量的人力物力，而且這樣的信息化不能從根本上發揮水利工程檔案的作用。

2.檔案管理人員信息化管理技能不專

信息化的發展速度迅猛，并且檔案信息化的軟件更新迭代很快，這就需要檔案管理人員具有很強的學習能力及檔案專業技能。當前水利工程檔案的管理方式大都是工程項目組的人員臨時兼任，大都數不具備檔案專業管理技能，很難充分把握水利工程檔案信息化建設要求，有的只側重于施工單位提供檔案材料，有的則是兼職檔案員簡單收集整理材料，不了解水利工程實際情況，導致檔案的分類混亂、組卷不合理，影響了工程檔案的管理水平和信息化進程。

3.檔案管理信息化制度不健全

雖然我國現在的檔案管理已經有相關的規范標準，但關于檔案管理信息的信息化制度不健全，尤其是水利工程檔案等專業檔案的信息化建設缺乏相應制度保障。部分水利工程建設部門的制度設計只是一個框架，缺乏完善的信息化建設制度及規范，導致本級水利工程檔案信息化數字化建設過于粗糙，下級部門檔案信息化又缺乏依據，不利于檔案信息化的健康發展。

4.水利工程檔案信息化資金投入不足

信息化的建設需要大量的信息基礎設施的投入，例如需要配置各種專業技術設備和數字化設備，才能實現檔案信息化必須具備的檔案信息管理、共享、存儲等功能，還涉及到軟件更新、后期人才培養等，這些都需要大量的資金支持。當前部分水利工程的建設或管理部門只是靠水利工程項目列支資金支持，只能滿足檔案竣工驗收的需要，不足以支持水利工程檔案的信息化，水利工程檔案沒有發揮最大效用。

二、水利工程檔案信息化管理的重要性

1.有助于提升水利工程檔案管理質量

建設信息化對水利工程檔案的管理十分重要，對整個的工程檔案的管理也具有很大的提升作用。我國檔案的水利工程檔案管理信息化與檔案管理能力明顯不足，有效的借用信息化手段，尤其是借助信息化技術、大數據技術等功能，將其與檔案管理相結合，將有利于水利工程檔案管理與工程建設同步進行，有效彌補紙質化檔案的不足，不斷提高工程檔案的管理效率和質量，使其不斷朝著科學化、標準化方向發展。

2.有助于促進水利工程檔案的共享利用

水利工程的檔案資料對今后工作及其他水利工程的建設具有參考指導作用，迅速準確的查詢到檔案資料才能最大發揮檔案效用。顯然傳統的紙質載體的檔案不便查詢、不能共享、不便利用，遠不能滿足信息化背景下水利事業發展需要。隨著水利事業的高速發展，水利工程迎來了大投入、大建設時期，水利工程的檔案種類、數量、形式日益增多，以往傳統的檔案管理方式不能與當前的檔案管理要求相適應。實現工程檔案的信息化管理，有利于提高水利工程檔案的利用率，方便部門之間的信息共享，真正發揮工程檔案的作用。

3.有助于助推水利事業的高質量發展

新形勢下，水利工作的重心轉變為“工程補短板、行業強監管”。水利事業的高質量發展對水利工程檔案的管理也提出了更高要求。智慧水利建設是推進水利現代化的著力點和突破口，及時收集、處理和分析各類水利工程數據和檔案資料，便于為其他水利工程建設提供經驗和借鑒。水利工程檔案管理是一項重要基礎性工作。工程檔案的信息化將更加有利于對工程檔案信息的分析和利用，更加適應大數據時代和新發展理念，為水利事業的高質量發展提供強有力的技術支撐和保障。

三、提高水利工程檔案管理信息化的措施

1.加大水利工程檔案信息化重視程度

水利工程檔案管理的信息化是有利于水利發展大局的工作，各級水利部門特別是水利工程檔案管理部門，應加強對水利工程檔案管理工作的重視，擯棄把檔案工作當附屬工作的錯誤認識，高站位謀劃檔案管理信息化工作。要應充分認識到水利工程檔案是水利工程項目建設中極其重要的一環，高度重視水利工程檔案的信息化工作，加大投入，補好基礎設施短板，并且配備相關專業檔案管理人才，提高全員的信息化管理意識，充分發揮各級水利工程檔案服務經濟社會發展的作用。

2.提高檔案從業人員的專業素質

不管信息化的進展達到什么程度，人才隊伍都是檔案管理工作中的重要因素。信息人才是保障水利工程檔案管理信息化的關鍵。應加強信息化人才的培養，或引進的檔案信息化管理人才，并開展一定的業務培訓活動，真正提高管理人員的信息化管理水平。工程檔案管理部門還應該通過各類培訓、講座、考核，增強現有檔案人員的檔案專業知識，強化其檔案管理及信息化專業技能，以保證水利工程檔案信息化建設水平。

3.加強檔案信息化管理制度建設

完善的檔案信息化管理制度，是保障檔案信息化工作落細落實的關鍵，是提高水利工程檔案的信息化管理水平的重要保障。要健全和完善水利工程檔案管理制度體系，明確各參與單位的職責，完善檔案的信息化管理流程，加強水利工程項目的檔案管理，讓工程檔案信息化管理工作可以做到有章可循，有據可依，向著科學性、規范性、高效性方向發展。

4.加大水利工程檔案管理資金投入

信息技術日新月異，硬件設施的使用周期也日益縮短。實現水利工程檔案的信息化應該是一個長期的過程，這個過程中資金保障尤為關鍵。資金的投入應包括硬件、軟件、人才培訓、后期維護等方面。隨著我國水利工程的大建設和發展，水利工程檔案的管理更加精細化，管理難度也在不斷增大，水利部門應加強工程檔案管理的資金投入，擴大資金途徑，為水利工程檔案的信息化提供資金保障。

【參考文獻】

[1]聶丹萍.信息化背景下水利工程檔案管理面臨的問題與對策[J].中國管理信息化，2013（9）：91.

[2]張靜，姜尚堃，竇俊偉.新形勢下創新水利工程檔案管理模式探討[J].山東水利，2018（8）：39-40.

[3]張明蘭.信息化背景下水利工程檔案管理存在的問題及策略[J].工作指導，2018（8）：145，150.

[4]張中山.水利檔案管理信息化工程的幾點思考[J].內蒙古水利，2018（9）：74-75.

作者簡介：付琪，男，研究生學歷，助理館員，從事水利行業檔案管理及相關工作，單位：湖北省黃岡市水文水資源勘測局。