文書檔案電子化管理在新時代檔案管理規范化的重要意義

于淼 張克爽

電子信息技術的發展，推動了各個行業領域的變革及發展。對于檔案管理工作而言，盡快實現文書檔案的電子化管理，有助于大幅度提升工作效率，并為檔案信息的安全性提供保障。本文首先對文書檔案電子化管理所具有的優勢及重要性進行了分析，而后結合當前我國文書檔案電子化管理的問題及處理辦法，探究電子化的文書檔案管理在新時代檔案管理規范化當中所具有的重要意義。

一、引言

所謂文書檔案，就是指采用書面表達方式的文字資料，是最常見的檔案信息內容之一，通常情況下文書檔案特指的是以行政名義書寫、整理和存檔的文書內容。這些檔案是歷史、政治、經濟等諸多領域的發展變革記錄，較為客觀的反映了不同時期所發生的各類事件，具有較強的參考價值。隨著新時代的來臨，文書檔案的電子化管理已經提上日程，想要實現檔案管理的科學化、規范化，應當以電子化為抓手，提升文書檔案管理的質量及水平。

二、文書檔案電子化管理的優勢

（一）檔案信息存儲方面的優勢

傳統的文書檔案主要以紙質版為主，檔案信息的存儲、管理及調用都較為麻煩，且容易產生信息遺失問題。在后續的發展當中，檔案信息逐步走向電子信息化，通過掃描、拓印等多種方式，將電子化的信息存儲到各類磁盤當中，而后逐步走向上傳到數據庫或云端當中，進一步提升了信息保管方面的穩定性。電子化信息存儲方式，不僅更為節約占地空間和紙張，而且信息更不容易遺失，容易進行歸檔和查找，有助于進行規范化的統一管理。

（二）信息使用方面的優勢

電子化文檔的存儲及使用通常是通過計算機進行，無論是存儲在磁盤或云盤當中的信息內容，都可以借助計算機進行整理、檢索、調用。這種檔案管理方式的信息使用，便捷、高效、準確，比人工查找紙質文書檔案要方便的多。為了有助于后續查找及調用，在前期存儲階段，即可根據不同的名稱、時間或類別進行電子化文書檔案的排序及存儲，想要使用時可以通過逐層查找或直接檢索名稱的方式迅速找到所需的檔案。

（三）電子傳輸方面的優勢

在文書檔案信息化之前，傳統的檔案調用過程較為復雜，特別是對于跨地區、跨部門等方面的檔案調用而言更是如此。檔案管理工作的任務較為繁重，大部分文書內容長期陳列在檔案室中，為了減少不必要的檔案遺失問題，想要進行檔案外借的過程較為繁瑣，造成了檔案信息資源無法發揮出實際價值。信息化文書檔案，不僅在存儲、調用等方面具有優勢，而且電子傳輸、互聯網為檔案信息的共享提供了良好的平臺，不僅能夠在本單位當中進行調用，還能進行檔案信息內容的傳遞及共享，加速了檔案信息內容發揮效用的過程。相比于傳統的傳遞模式，電子信息化的檔案管理更為科學有效，且需要的人力較少。可以通過設置權限的方式進行查找和查閱限制，技能保護信息的完整性，也能實現更廣范圍內的信息共享。

（四）信息傳輸安全、高效

文書檔案在反復的查閱和傳遞當中，很容易出現字跡、紙質磨損的問題，對于一些較為重要的、經常使用的檔案而言，檔案信息的安全性存在威脅，信息傳輸主要通過郵寄的方式進行。電子化信息的傳輸簡化了整體過程，降低了成本浪費的同時，能夠更好的保護源文件，大幅度降低了信息的遺失問題，加速了傳輸過程。

三、文書檔案電子化管理的問題及解決辦法

當前的文書檔案電子化正處在實踐探索的過程當中，辦公自動化技術的推廣及應用，為電子化管理提供了可行性平臺，有助于檔案管理逐步走向規范化、標準化及科學化。因而在實踐方面已經具備了基礎性條件，然而，在實際的文書檔案管理過程當中，電子化管理仍舊存在一定的問題，下面就針對這些問題進行淺析，查找對應的解決方式。

（一）辦公自動化應用程度低

當前的一些組織單位在辦公自動化建設方面的投入較少，電子化檔案信息管理的意識不強，整體的應用率較低，缺乏組織內部各個部門的支持及配合，從而導致了辦公自動化應用程度不高。解決這一問題應從思想的轉化做起，重視辦公自動化軟硬件的配置及普及，積極幫助、配合檔案管理部門的各項工作，讓電子化管理能夠從理論走向實踐。

（二）文書檔案電子化利用率較低

當前的不少文書檔案管理者，仍舊處在傳統的管理思維當中，沿用原本的管理辦法，檔案信息化不徹底，甚至根本沒有進行應用。部分文書檔案管理人員缺乏實踐操作能力，使得電子檔案的利用率較低。解決這一問題的關鍵在人，應當首先硬性提升所有工作人員的相關技術能力，以及電子化信息內容的應用意識，加速文書檔案信息的電子化進程，逐步提升電子文書檔案的利用率。

（三）文書檔案軟硬件的通用性問題

當前電子化檔案信息存儲已經在各個組織單位當中開始實踐，但是由于存儲方式之間的差異性，檔案信息的傳遞和調用受到軟硬件設施的限制，在傳輸、管理等方面需要投入較多的時間精力。解決這一問題應當從規范化、標準化、統一化的電子信息處理做起，統一文書檔案的錄入、編輯、整理、傳遞、使用過程，提升軟硬件的兼容性，為后續的管理及使用奠定基礎。

四、文書檔案電子化管理在新時代檔案管理規范化的重要意義

（一）檔案規范化管理化對管理人員的重要性

作為檔案管理工作的踐行者，文書檔案電子化，對于檔案管理人員具有重要意義。首先，電子化文書檔案，大幅度降低了檔案管理工作的工作量，減少了很多較為繁瑣的工作過程，有助于檔案管理人員將更多精力投入到復雜問題的處理當中，提升了檔案管理工作的效率及效果。其次，傳統的檔案管理工作當中，有很多工作過程無法進行規范及統一，不同的組織部門或檔案管理工作之間的差異性較大。而電子化文書檔案的推廣及普及，能夠讓檔案管理工作更具科學性，檔案管理工作可以進行程序化及規范化處理，有助于制定更為有效的管理制度，為后續的工作帶來了新的曙光。

（二）檔案規范化管理對使用者的重要性

文書檔案信息對于組織內部的全體工作人員，以及相關信息的使用者而言，都具有重要意義。傳統的檔案管理工作往往得不到良好的認識，且不少檔案信息的傳遞較為繁瑣，信息的利用率不高。而信息化的文書檔案為信息的檢索和使用提供了較佳的平臺，檔案信息的使用更為方便，檔案管理工作在組織內外部的重要性也能得到肯定。為了能夠更好的配合檔案管理部門的各項工作，組織內部的其他部門也應設定相應的制度規定，輔助文書檔案信息化進程的實現，幫助檔案信息管理的同時，也能為自身的工作提供相應的便利。

（三）文書檔案電子化管理有助于檔案規范化的實現

文書檔案電子化管理對于檔案管理工作而言，是必要的發展之路。新時代檔案信息內容應當發揮出更多的實際功效，而文書檔案的電子化管理是實現規范化的檔案管理工作的第一步，也是最重要的一步，因此，應當將文書檔案電子化管理作為當前最重要的工作之一，著力實現檔案管理的規范化。

五、結語

就當前的文書檔案的電子化進程看來，還存在一定的有待完善的問題，當然這也是發展過程當中在所難免的，文書檔案電子化管理是新時代答案管理規范化的前提之所在，無論是從何種角度看來都具有重要意義，應在正確認識其重要性的同時，不斷在實踐當中進行研究及探索，加速文書檔案電子化管理及檔案管理規范化的實現。（作者單位：吉林省有色金屬地質勘查局六0二隊）