基層檔案管理員做好財務檔案管理方式探討

馬娜

摘 要：財務檔案是基層單位內部會計財務的歷史數(shù)據(jù)的記錄，能夠反映單位的各項經(jīng)濟業(yè)務情況，具有不可替代的審查、監(jiān)督作用。 基于行政事業(yè)單位機構改革，基層檔案管理員需做好財務檔案管理工作，進行改革創(chuàng)新，確保檔案管理規(guī)范化，以滿足社會變革的需求。

關鍵詞：基層;檔案管理員;財務檔案管理

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2019.36.056

1 財務檔案管理的內容及作用

檔案管理工作需要收集、整理與儲存大量的數(shù)據(jù)信息，工作內容較為繁雜，對基層檔案管理員提出更高的要求。基層檔案管理員做好財務檔案管理工作，需切實深刻地了解財務檔案管理的內容及作用。財務檔案管理工作具有較為復雜、繁瑣的內容，主要包括：（1）會計財務總結報告。（2）資金流動憑證。（3）詳細的會計賬目，如資金流向等。（4）單位的存款對賬、檔案清單以及保管項目。（5）檔案數(shù)據(jù)的存檔備份。（6）會計財務記錄數(shù)據(jù)材料等。

財務檔案管理具有重要的作用，第一，了解基層單位內部經(jīng)濟情況。第二，避免與其他單位業(yè)務往來發(fā)生糾紛，強化財務檔案管理工作，在與其他單位業(yè)務往來中，收集、整理與保存報表與數(shù)據(jù)，避免資料不完善造成糾紛。第三，確保報表賬目具有準確性，保證年末決算時能夠做到賬表一致。第四，財務檔案能夠直接反映單位的財務情況與發(fā)展歷程及趨勢，便于政府了解以制定相應的政策推進單位進一步發(fā)展。第五，財務檔案管理記錄了單位歷史經(jīng)濟業(yè)務往來，基于事業(yè)單位改革之際，能夠提供一定的經(jīng)驗指導。

2 基層檔案管理員強化財務檔案管理工作的策略

2.1 轉變管理理念

財務檔案管理對于單位發(fā)展具有重要作用，基層檔案管理員需深刻認識到財務檔案管理的重要性，在實際工作中強化財務檔案管理。首先，基層檔案管理員需要轉變管理理念，在思想上給予一定的重視，思想是行動的先導，重視財務檔案管理工作，作用到實踐中具有重要意義。另外，以往基層檔案管理員進行財務檔案管理，通常是保管重檔案、利用輕檔案，這一管理理念難以適應當前工作需求，需進行轉變。財務檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)是將檔案利用到實際工作中，這樣才能發(fā)揮檔案的價值與作用，因此需要轉變理念，明確檔案的利用價值與方向，并且學習與借鑒成功先進的財務檔案管理方法，結合單位發(fā)展情況來推進財務檔案管理改進創(chuàng)新，為基層單位轉型升級提供有力的支撐。

2.2 完善管理機制

當前，基層單位財務檔案管理存在制度不夠完善的問題，不以規(guī)矩，不能成方圓，缺乏制度的保障一定程度影響到基層檔案管理員進行財務檔案管理，因此檔案管理員需要結合單位實際情況與自身管理經(jīng)驗，來對財務檔案管理制度進行完善。具體而言，以《會計法》《檔案法》或《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)為依據(jù)，并結合單位實際情況，來建立與完善科學合理且具有可操性的檔案管理制度。值得注意的是，財務檔案管理制度需要涵蓋具體工作的各個環(huán)節(jié)，比如財務檔案整理標準、歸檔時間與范圍、查閱與保管期限等。另外，還需要明確自身的工作職責與范圍，以此來規(guī)范管理工作，通過將其納入績效考核中能夠提高管理的積極性，在財務檔案管理工作中認真落實每一項職責。最后，互聯(lián)網(wǎng)的普及，推進社會發(fā)生翻天覆地的變化，互聯(lián)網(wǎng)被廣泛應用到各行各業(yè)中，電子財務檔案的占比重逐漸增多，針對電子檔案管理，缺乏相關的管理制度，《會計檔案管理辦法》對財務檔案信息化提出更高的要求，可以此為依據(jù)來對電子財務檔案管理制度進行完善與修訂，以建立系統(tǒng)、完善且具有可執(zhí)行性的管理制度，包括電子財務檔案的收集、整理、移交與歸檔等，通過完善管理機制，讓實際財務檔案管理工作能夠有章可循、有法可依，確保基層檔案管理員做好財務檔案管理工作。

2.3 數(shù)字化管理

大數(shù)據(jù)時代下，基層單位財務檔案主要包括紙質檔案與電子檔案，電子財務檔案主要是以數(shù)字化形式來對數(shù)據(jù)信息進行記錄、傳輸、存儲與利用，相比于紙質檔案，電子檔案具有顯著優(yōu)勢，如長時間存儲、傳輸快捷以及搜集方便等，已然成為檔案管理重要手段。然而，與此同時，電子財務檔案也存在一定的弊端，如存在安全風險，易被入侵盜取數(shù)據(jù)，或者數(shù)據(jù)信息易損壞等。基層檔案管理員需提升信息化技術水平，并且單位還需強化財務檔案數(shù)字化管理所需的軟、硬件設施，從而做好電子財務檔案管理工作。

2.4 提升管理能力

基層檔案管理員做好財務檔案管理工作，還需提升自身檔案管理能力，應積極學習與財務檔案管理相關的知識與技能，同時參與單位組織的培訓工作，掌握更多的管理技能。譬如，針對財務檔案信息化管理的趨勢，單位定期或不定期組織培訓以提升檔案管理人員的技術水平，基層檔案管理員需積極參與業(yè)務培訓，不斷提升自身的專業(yè)知識、管理水平與信息化技術手段等，通過提升管理能力以便更好地管理財務檔案。

3 結語

綜上所述，基層檔案管理員做好財務檔案管理工作，首先需要轉變管理理念，突破以往財務檔案管理的傳統(tǒng)思維與流程，對檔案管理方式進行改進與創(chuàng)新。其次應該以相關法律法規(guī)為依據(jù)并結合單位的實際情況，來完善財務檔案管理制度，最后需緊隨時代發(fā)展步伐，提升管理能力、掌握信息化技術手段來進行數(shù)字化管理。

參考文獻

[1]潘曉紅.關于做好財務檔案管理的若干思考[J].辦公室業(yè)務，2018，（12）：113.

[2]劉靜.試析關于財務檔案管理工作的幾點建議[J].才智，2016，（21）：248.

[3]李旭.財務檔案管理中存在的問題和對策探究[A].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院.“決策論壇——企業(yè)精細化管理與決策研究學術研討會”論文集（上、下）[C].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院：《科技與企業(yè)》編輯部，2015：1.