如何加強事業單位人事檔案管理工作

文/李靜云

隨著事業單位改革的日漸深入， 人事檔案管理的諸多問題開始暴露出來，如何發揮人事檔案材料精準的識人用人功能？這也是事業單位人事檔案管理工作需要面臨和解決的新問題

從黨的十四大提出事業單位分類改革的目標算起，中國特有的事業單位改革已經走過了26年歷程。隨著事業單位改革的深入，人事檔案管理工作成為一項非常重要的內容，人事檔案管理方面雖然積累了一定經驗，但也暴露出諸多問題。所以，解決存在問題、革除管理弊端、讓事業單位人事檔案更好地發揮作用，是擺在我國事業單位人事檔案工作面前的一項重要任務。

一、進一步完善人事檔案管理制度

人事檔案管理的系統性和復雜性，要求事業單位必須建立完善的管理制度。科、教、文、衛、體等不同事業單位，要根據自己的實際現狀，認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規，依照標準建立本單位人事檔案管理制度，制度中必須提及責任追究制度和考核制度。人事檔案工作主要涉及了搜集、整理、建檔、查閱和調用等內容，牽涉的每一個環節都必須用制度進行規范，制度中要明確檔案搜集整理范圍、建檔的標準和要求，同時要嚴格用制度對查閱、調用環節進行制約，保證檔案的真實性、完整性。在制度的執行過程中，人事檔案管理人員要嚴格要求自己，必須將制度落到實處。在制度完善的基礎上，還要積極宣傳檔案工作的重要性，有條件的單位可以將人事檔案實行集中統一管理和納入到責任考核，從側面對檔案管理人員以激勵，使他們在強化專業知識的同時，樹立責任感、使命感和主人翁意識，為檔案管理的規范化發展奠定堅實的基礎。

二、加強源頭治理，建立檔案使用的良性循環機制

人事檔案管理人員都是檔案原始材料的第一位接觸者，對他們加強檔案專業理論知識學習的同時，更要進行職業道德教育，使他們養成“不敢造假、不能造假、不想造假”的職業習慣。各事業單位要建立人事檔案借閱、調用相關制度，設置《人事檔案查閱審批表》，每一個借閱人或調檔人要履行相關手續并及時歸還。在人事檔案利用過程中要做到“四不借”和“三不轉”。即：未經領導批準的不借，非特殊需要的不借，手續不全的不借，親屬檔案不借。個人帶檔不轉，沒有調令不轉，材料不全不轉。對干部檔案收集、鑒別、保管、查借閱、復印、傳遞、歸檔等相關手續與程序進行全面規范，為人事檔案的使用建立良性循環機制。

三、完善收集整理渠道，使檔案材料科學完整

對事業單位人事檔案進行全面審核不難發現，大量人事檔案材料缺件情況比較嚴重，尤其是一些關鍵性材料，出現有材料重復、數據前后不一、履歷不接續等問題。比如2017年我市開展對干部職工“三齡兩歷”認定工作時，我單位部分職工的人事檔案中存在多個出生時間、工作時間和學歷無依據等情況，作為檔案審核人員，我們去主管局和市委組織部，找到了《干部人事檔案專項審核資料匯編（2015）》，對人事檔案中不確定項進行了逐一核實，單位一名職工在“三齡兩歷”認定表上對他的出生時間提出質疑，并向市上多方反映，為了澄清事實，我們向職工的出生地、入伍地、求學地、工作地發出了多封調查函，還派專人到我市所屬兩個縣的公安部門進行了實地調查核實，最終認定的出生時間令這位職工心服口服。

通過此事，我認為人事檔案管理工作不僅僅是檔案整理部門的事情，還要和單位的其他部門，如人事部門、綜合辦公室、紀檢監察室、黨群部等相關部門定期交流和溝通，把有價值的原始材料及時收集起來。對于事業單位來說，工資調整、年度考核、表彰獎勵、干部調動任免、個人學歷變動、參加培訓等生活和工作中產生的材料信息都是人事檔案所要收集的內容，檔案管理人員要按照中組部《關于干部檔案材料收集歸檔的暫行規定》中的要求，將屬于歸檔的十七類材料進行有效收集。同時，還要參照組織部門制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》《關于干部人事檔案審核工作的問答》等文件，對相關部門應移交的材料范圍進行明確，以此來保證各種人事檔案材料的齊全完整。

四、加強人事檔案管理信息化建設

在“互聯網+”的新時代，為了高效利用人力資源，事業單位需在人事檔案管理信息化建設上不斷下功夫。一是把現代化設備如計算機、掃描儀等利用起來，對人事檔案進行數字化、信息化識別；二是請相關部門設計特定的人事檔案管理軟件，系統存儲這部分信息；三是將相應的檢索服務系統配備齊全，方便管理人員對檔案信息進行查閱，提高管理效率，實現人事檔案資源現代化，更好地服務于事業單位的改革和發展。