基于內部控制下的房地產企業合同管理

練珊琴

【摘 要】房地產企業加強內部控制提升管理效率，重要途徑之一是加大合同管理。合同是企業經濟業務的反映，是經濟業務起點到終點的規范和約束，合同管理是指對合同進行商榷、草擬、簽訂、履行、變更、解除等一系列行為進行跟蹤管理，是系統全程的動態管理過程，有效的合同管理即是對企業經濟業務的全程管控，能夠有效的降低企業經營風險，提升經營收益。

【關鍵詞】房地產企業;內部控制;合同管理

一、引言

隨著我國房地產行業的不斷發展，社會資金不斷涌入，房地產行業競爭日益劇烈，如何加強企業內部控制提升管理效率是每個企業做強做大的必經之路。絕大多數企業收入、成本都是通過合同來約定，房地產企業合同種類繁多，尤其施工合同金額大、履約時間長。本文以房地產企業加大合同管理為研究對象，希望通過本文的研究為相關企業提供借鑒意義。

二、房地產企業合同管理過程中存在的問題

合同是企業經濟業務的反映，是經濟業務起點到終點的規范和約束。合同管理是指對合同進行商榷、草擬、簽訂、履行、變更、解除等一系列行為進行跟蹤管理，是系統全程的動態管理過程。合同管理不僅僅關注合同的訂立內容，還關注合同簽訂前的準備工作及合同簽訂后的履約管理。目前我國房地產企業合同管理大致存在下列問題。

1.相關主體的資信審查匱乏。

資信審查指的是，對房地產項目的審查包括承辦方的信用審核和資質審核。房地產項目合同簽訂之前的擬定環節、相關主體的資質和履約能力等等直接關系到盈利能力。房地產公司倘若在擬定合同前，忽視了對合作方的審核，很容易埋下合同風險，導致內控管理機制失效，甚至影響房地產公司的正常經營。因此，如何加大對合同主體的審核機制是房地產工作簽訂合同之前的重要內容。例如某些“皮包公司”缺少施工資質，也缺少固定的營運場地，“皮包公司”僅僅是通過利用某些大型施工企業騙得發包方對施工方的信任，倘若房地產企業忽視了對其的資質審查，很容易影響其后續的盈利能力。

2.合同文本內容不細致嚴謹。

合同是企業經濟業務經濟行為的規范和約束，若合同條款內容約定不清晰或存在漏洞，合同履行就可能存在多種選擇，各個利益主體處于自身經濟利益的考慮選擇對自身最有利的履約方式，相關的糾紛矛盾也將隨之發生。

3.合同重簽訂，輕執行，違約風險加大。

合同生效后，其合同主體便需承擔相應的責任和義務。房地產企業的施工合同、銷售合同等履約時間長達好幾年，部分企業在合同簽訂后對履約的條件、時間、違約條款等關鍵要素沒有持續跟蹤，導致出現未按合同履約或者違約現象。例如某房地產開發企業資金支出的審批程序較為繁瑣，資金收支缺乏預算，后續的工程款無法按約支付，導致拖欠工程款、農民工工資和延期竣工交房等問題，引起了嚴重的訴訟案件，拉低了該房地產企業的社會信譽，造成了無法挽回的經濟損失。

4.合同保管零散，缺乏系統管理。

房地產企業合同種類繁多，根據合同標的物可分為采購合同、施工合同、勘察設計合同、廣告宣傳合同等、不動產銷售及租賃合同等。部分房地產企業的合同在各個部門各個經辦人員手中零散保管，沒有系統保管管理，不能從既往的合同中分析總結收入成本的有效數據，甚至出現合同缺失導致合同履行缺乏依據的情況。

三、基于內部控制下的房地產公司加強合同管理的措施

1.制定完善的合同管理制度。

合同管理是指對合同進行商榷、草擬、簽訂、履行、變更、解除等一系列行為進行跟蹤管理，是系統全程的動態管理過程。房地產企業首先要參照企業內部控制制度，結合企業自身的發展階段，制定職責明確、分工合理的合同管理制度。

房地產企業需依據各個部門的職能，科學規劃合同商榷、草擬、審批、履約、保管等合同管理中各個環節的執行部門，明確每個部門在合同管理過程中的職責，需要注意的一點是財務部門一定要對合同有前期介入或者審批，并由獨立部門（比如審計部或者風控部）對前面各個環節進行程序監督或過程監督，由此形成全面的系統的動態的合同管理，減少企業的合同風險。

2.提高合同管理的法律理念。

提高合同管理的法律意識主要包括法律意識的宣傳培養，也包括合同條款內容中對法律法規的遵守和運用。一方面房地產企業可定期組織員工學習房地產法律法規，在日常合同管理環節中，培養員工法律和風險意識，提高員工的法律知識水平。另一方面，可以設置專門的法務部門或者外聘法律顧問，對重要或者一定金額以上的合同參與合同草擬或者對合同出具法律專業意見或建議，彌補具體業務部門在法律條文上的知識空白或欠缺。

3.強化合同管理的監督機制。

強化合同管理監督機制可從組織架構和內控措施入手，房地產企業可指定或者新增合同管理的監管部門，合同監管部門要定期或者不定期對進入供應商目錄庫的合作方資質的審查、合同審批的程序、合同的執行、合同的保管歸檔進行檢查，詳盡落實合同管理的內容，及時發現合同管理中存在的問題，責令相關部門及責任人改正工作糾正偏差。

4.提升合同管理的電子信息化水平。

房地產企業合同繁多，有條件的企業要利用信息技術進行合同管理，比如委托開發或者購買專門的合同管理軟件，逐步實現合同管理的程序化和電子化。尚不具備條件的企業也應分類建立合同臺賬，比如施工合同臺賬、不動產銷售合同臺賬、不動產租賃合同臺賬、廣告宣傳合同臺賬等，對合同主體、標的、金額、付款方式、保證金、已收付款、最終結算價、是否履行完畢等關鍵因素進行登記，實現數據的集成與匯總，提高合同管理效率。

5.提高房地產企業的合同履約能力。

房地產企業合同簽訂后，承辦部門便需積極開展合同的交底工作，交底工作是需將合同內容細化至每個部門和員工，保證合同條款正確有效執行，全方位樹立員工的合同管理意識。例如，合同履約部門需落實合同履行義務，在履約時需堅持安全性、謹慎性原則，加大對各類文件管理的同時，收管文件原件，并做好相關文件交接記錄，例如施工項目的簽證、設計等等，保管與之相關的資料，切實防范合同履約的法律風險。再如，財務管理部門加大對流動資金的管理力度、及時監管價格波動趨勢、及時關注尾款結算、保證金收回等情況，提醒履約部門做好收尾工作，這些都可實現合同管理的“閉環管理”。

再者，房地產企業在保證自身權益的同時，還需重視合同糾紛的索賠機制，在施工項目竣工驗收時，可由組成驗收隊伍小組，按照國家標準進行驗收，杜絕流于形式的驗收方式，加大對開發項目的質量把控，減少日后客戶的投訴和索賠糾紛。

最后，針對我國法律政策的變化，房地產企業需對此加以重視，樹立風險導向性合同管理理念，預防可能發生的法律風險，對其可能發生的違約問題盡快解決，并擬定解決方案，預防房地產企業的經濟損失。例如，當房地產企業履行抗辯權時，倘若由于房地產企業的原因引起的合同履約方面存在的問題，房地產企業需積極彌補合同，防止違約行為的發生。

四、結束語

綜上所述，隨著房地產企業風險管理意識的增強，合同管理也逐步成為其內控管理的重要內容，房地產企業需加大對合同的管理力度，實現房地產企業的持續健康發展。

········參考文獻·····················

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（作者單位：龍巖城發地產有限公司）