基層農機監理檔案信息化建設探討

張建光

摘 要：農機監理檔案信息化建設在當前已全面鋪開，各地基層部門按照國家、省、市等部門要求正在力求規范化操作，告別陳舊的農機監理檔案管理方法，革弊出新，改變以往檔案利用效率低下，數據資源利用率不高，阻礙農機事業發展的弊病。

關鍵詞：農機監理;檔案;信息化

中圖分類號：F322文獻標識碼：A

doi：10.14031/j.cnki.njwx.2019.11.042

1 發展現狀

農機監理檔案工作是農業、農村工作的基礎工作，對農業、農村工作的開展具有不可替代的作用，農機監理檔案工作的信息化建設是農機監理檔案工作大發展、快發展的有效路徑。農機監理檔案信息化建設發展形勢喜人，已經引起相關部門的重視，成果突出，成效顯著。盡管有的省市，尤其是縣鄉一級基層農機監理部門在農機監理檔案信息化建設中還存在很多不足和不可回避的問題，但在上級農業部門和農機監理部門的大力推動下，基層農機監理檔案信息化建設一定會迎頭趕上，大有作為。隨著農機監理檔案電子管理系統不斷完善、推廣，電子檔案、電子軟件的普遍建立、應用，農機監理檔案管理會上升到一個新的高度、新的層面。

2 存在的問題及解決辦法

2.1 行政推行不力，導致渠道不暢

各地基層農機監理部門檔案信息化建設發展不均衡，上級管理部門要負相應的責任。需下發相關推行實施信息化建設方面的方案、規劃，加大工作力度，到基層認真調研，檢查督促，幫助基層建立健全信息化建設工作機制，可以考慮統一使用一種高效、快捷、安全的檔案管理軟件，方便聯網、保障、檢修，并對基層做好技術指導工作。

2.2 自身弊病明顯，導致進展緩慢

（1）觀念相對保守，沒有意識到信息化建設的重要意義。在一些基層農機監理部門依然習慣于采用傳統的管理方法，需要引起農機監理部門行政領導的重視，認清農機監理檔案信息化建設的發展趨勢和推行這項工作的緊迫性，認識到這是規范化開展農機監理檔案工作的當前首要任務，要盡快與上級部門農機監理檔案信息化系統進行對接，強化信息化基礎設施，實現信息共享。

（2）人員素質不高，不適應當前工作需要。農機監理檔案信息化平臺建立后，相關人員操作好、管理好才是關鍵，才能發揮最大效益。解決這方面的問題應該從兩個方面著手：一是通過招聘的方式，錄用一批能熟悉計算機網絡管理，具有實踐經驗的高學歷專業人才。二是對現有的農機監理檔案管理人員進行業務培訓，國家、省級部門要對縣市區基層農機監理部門檔案業務人員進行農機監理檔案信息化建設業務培訓，讓他們學有所成后回到本部門帶動其他檔案業務人員開展工作，解決當前工作難題。

（3）資金投入不足，缺乏硬件保障。在有的地方會受到上級領導不重視、地方財政緊張、專項經費撥付遲緩等困難。需要基層農機監理部門負責人與地方黨委、政府主管領導請示匯報，得到資金支持，購置工作需要的計算機、農機監理檔案電子管理系統軟件等相關設施。更重要的是要在農機監理工作中做出優秀的業績成果，從而推動基層農機監理檔案信息化建設。

3 基層農機監理檔案信息化建設應夯實業務基礎

（1）農機監理檔案網絡銜接。要滿足農機監理事業當前高速發展需要，縣鄉級農機監理部門要與國家、省、市農機監理管理部門聯網，加入農機監理檔案管理和信息查詢系統，提高農機監理檔案信息利用效率，真正實現資源共享，實現農機監理檔案管理自動化。

（2）電子檔案的建立與保管。農機監理檔案主要包括農業機械檔案（包括農業機械型號、機主信息、檢驗、轉籍以及變更等內容）、駕駛人員檔案（包括人員基本信息、準駕型號、審驗情況以及違章處理等內容）、農機事故檔案（包括命令、批示、指示、報告、批復、證詞、記錄、紀要、責任認定書協議書、通知、通告、總結、電報、電話記錄、信函以及表冊、圖紙、照片等內容）、農機業務統計檔案、文書檔案等。要把紙質檔案目錄和全文掃描到農機監理檔案數據庫中，根據需要上傳農機監理檔案管理和信息查詢系統。 電子文件類型包括文字處理文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數據庫文件、通用文件產生的電子文件和計算機系統運行、信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等。電子文件的載體主要有移動硬盤、優盤、光盤、磁帶、磁盤等，儲存中溫度應控制在17～20 ℃之間，相對濕度應控制在35%～45%之間，其載體應存放在防光、防塵、防磁的裝具中，遠離磁場和有害氣體。載體要每四年復制一次，需搶救的載體要及時復制，舊版仍需保存四年，載體做防寫處理，不得劃抹涂層。電子文件歸檔前要及時登記，填寫電子文件登記表，電子文件更改要填寫更改記錄。電子檔案的保管期限為：反映農機監理工作、職能活動、部門歷史面貌的電子文件為永久;反映單位一般工作，在一定時期內對本單位有利用參考價值的電子文件劃為定期。

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