事業(yè)單位辦公室精細(xì)化管理探析

孫明明

摘 要：事業(yè)單位中辦公室是一個(gè)極其重要的部門，起到連接內(nèi)外、上傳下效、綜合協(xié)調(diào)的樞紐作用，辦公室工作的效率高低及質(zhì)量?jī)?yōu)劣影響著單位的正常運(yùn)行及整體發(fā)展。目前辦公室存在人員責(zé)任分工不明確、工作紛雜無(wú)章、效率低下、服務(wù)不到位等問題，不但影響了組織內(nèi)部的高效運(yùn)行，也會(huì)對(duì)本單位的外在形象帶來不好的影響。因此做好精細(xì)化管理，明確責(zé)任分工、將服務(wù)做到精細(xì)化，不但可以提高工作效率，使辦公更加系統(tǒng)、有效的進(jìn)行，同時(shí)對(duì)單位事業(yè)的發(fā)展及良好形象的樹立有著極其重要的作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;精細(xì)化管理

一、辦公室工作中存在的主要問題

1、 辦公內(nèi)容紛亂繁雜，工作效率低下

目前事業(yè)單位普遍存在著人手不足的情況，“一人多職”的情況更是比較常見。管理人員往往要負(fù)責(zé)許多事項(xiàng)，除了要做好常規(guī)性工作之外，還會(huì)有許多臨時(shí)性的重點(diǎn)工作，如遇重大活動(dòng)，更是要加班加點(diǎn)地完成任務(wù)，難免出現(xiàn)手忙腳亂、工作出現(xiàn)失誤。因此事業(yè)單位中辦公人員的工作積極性普遍不高，有的不注重細(xì)節(jié)，工作只求做完，不求做精、做細(xì)。甚至有些人抱著能拖就拖、敷衍了事的心理工作，短期來看是完成了任務(wù)，但是對(duì)單位的長(zhǎng)期發(fā)展及整體形象帶來負(fù)面的影響。

2、 人員職責(zé)分工不明確

事業(yè)單位中辦公室工作內(nèi)容多，崗位也設(shè)置較多，目前存在分工混亂、職責(zé)分配不明確的狀況。有些單位即使有分工也僅限于口頭上的形式，并沒有具體的成文規(guī)定。這樣容易造成辦公室管理人員之間出現(xiàn)問題的時(shí)候相互推脫、推卸責(zé)任。尤其是在重大活動(dòng)和節(jié)日的時(shí)候，更有許多臨時(shí)性的、重要的會(huì)議安排，這時(shí)的任務(wù)就更重，本來完成常規(guī)性的工作就比較吃力，遇到這些臨時(shí)性的工作，人員之間更是互相推脫，即使做的話也是草草應(yīng)對(duì)，容易發(fā)生疏漏，造成資源的浪費(fèi)，大大影響了辦公室工作的效率。

3、 相關(guān)工作流程和制度不完善

許多辦公室管理人員疲于應(yīng)對(duì)日常工作及臨時(shí)性工作，日常工作總是根據(jù)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行、總是把“我感覺”“我記得”掛在嘴邊，不善于總結(jié)、歸納，工作也沒有具體的流程及成文的制度。這樣就造成了工作想到哪兒做到哪兒，容易遺忘重要的環(huán)節(jié)及內(nèi)容，還會(huì)出現(xiàn)這次辦完的事就算結(jié)束，下次再辦時(shí)還要重新再問的情況，甚至?xí)斐煞高^的錯(cuò)誤下次仍會(huì)再犯。另外，多數(shù)事業(yè)單位辦公室也存在獎(jiǎng)懲制度不完善的情況，沒有明確的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰的規(guī)章制度，有些管理人員即使工作完成的很優(yōu)秀也沒有精神或者物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，而犯錯(cuò)時(shí)會(huì)受到領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)備。這樣就造成許多管理人員存在著“不求無(wú)功，只求無(wú)過”的心理，大大降低了管理人員工作熱情及積極性。

二、基于精細(xì)化管理模式實(shí)現(xiàn)辦公室的有效管理

解決事業(yè)單位辦公室工作中出現(xiàn)問題的有效方式之一就是實(shí)施精細(xì)化管理。精細(xì)化管理是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。

對(duì)于事業(yè)單位的辦公室管理人員來說主要從兩個(gè)方面實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理：第一，責(zé)任分工的精細(xì)化管理。通過明確工作職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到人，可以避免工作沖突，同時(shí)避免“踢皮球”現(xiàn)象的產(chǎn)生，更能避免由于工作盲區(qū)帶來的失誤與損失，可以提高工作效率，降低辦公的運(yùn)行成本，減少時(shí)間資源和物質(zhì)資源的浪費(fèi)，使日常的行政管理工作得以高效運(yùn)轉(zhuǎn)。第二，服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化管理。細(xì)節(jié)決定成敗，將服務(wù)做到精細(xì)化、高質(zhì)量化，認(rèn)真對(duì)待每個(gè)細(xì)節(jié)，把領(lǐng)導(dǎo)的小事當(dāng)成自己的大事處理，提高服務(wù)質(zhì)量，可以有效避免沖突和糾紛的產(chǎn)生，實(shí)現(xiàn)單位各個(gè)部門之間的有效配合及協(xié)調(diào)，有利于構(gòu)建單位之間良好和諧的人際關(guān)系，提升單位良好的正面形象，實(shí)現(xiàn)單位的可持續(xù)發(fā)展，提高單位的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

三、實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的方法及途徑

1、 規(guī)范工作流程

規(guī)范工作流程，使之章程化、制度化是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的重要途徑。通過剛性制度的制定可以規(guī)范管理人員的行為，使工作更加高效、有序的進(jìn)行。大到單位的整體規(guī)劃與目標(biāo)的設(shè)定、經(jīng)費(fèi)的使用，小到會(huì)議室的安排、發(fā)文與收文、檔案的整理等工作都需要做到規(guī)范化與流程化，這樣才能保證日常工作井井有序的進(jìn)行。同時(shí)也能保證遇到突發(fā)性事件時(shí)能夠及時(shí)、高效地進(jìn)行處理，另外，工作流程化也可以使新人也能快速上手和適應(yīng)工作，從而可以減少“傳幫帶”過程中的工作量。

2、強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)

將管理責(zé)任具體化、明確化，具體落實(shí)到個(gè)人，這就要求每一個(gè)管理人員都要到位、盡職，同時(shí)也是提升單位整體執(zhí)行能力的一個(gè)重要途徑。在實(shí)際工作中可以通過確立A角（主要角色）與B角（輔助角色）的方式，將責(zé)任分工具體化，避免因管理人員的脫節(jié)造成的工作上的延遲與疏忽，從而保證單位的整體正常進(jìn)行。同時(shí)，制定規(guī)章和制度時(shí)也要結(jié)合單位的現(xiàn)狀，要具有可執(zhí)行性，易于操作與實(shí)現(xiàn)。不能做好制度就將之束之高閣，也要在實(shí)踐中不斷調(diào)整工作的方式及方法，從而保證制度及流程的有效落地與實(shí)施。

3、合理利用智能化、信息化工具

新時(shí)代是信息化的時(shí)代，信息辦公、數(shù)字辦公已經(jīng)融入我們的生活。作為辦公室管理人員需要更新觀念，積極運(yùn)用電子化、智能化辦公工具，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源、借鑒外單位優(yōu)秀的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)資源共享。做到與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能更好地實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，適應(yīng)新時(shí)代信息化的發(fā)展進(jìn)程。

4、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，發(fā)揮能動(dòng)性

作為辦公室管理人員，不僅要發(fā)揮好“傳聲筒”的作用，更要當(dāng)好“參謀者”的角色。在日常工作中不僅要做好服務(wù)工作，還要解領(lǐng)導(dǎo)之需，急領(lǐng)導(dǎo)所急，為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，提供可行性、創(chuàng)新性的建議與意見，同時(shí)也要為單位的建設(shè)及發(fā)展出謀劃策，貢獻(xiàn)自己的智力與能力。這就要求辦公室管理人員不斷地去學(xué)習(xí)，既要加強(qiáng)理論建設(shè)的學(xué)習(xí)，又要在實(shí)踐過程中不斷探索，從而提高自身的綜合素質(zhì)。同時(shí)也要不怕犯錯(cuò)，大膽試錯(cuò)，創(chuàng)新工作方法，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，不斷創(chuàng)新與探索，才能適應(yīng)新時(shí)代背景下的辦公室管理工作。

5、提高精細(xì)化管理的意識(shí)

精細(xì)化管理是新時(shí)代辦公室工作發(fā)展的新趨勢(shì)，辦公室管理人員要樹立好大局意識(shí)，理性認(rèn)識(shí)精細(xì)化管理的重要性。通過責(zé)任分工的具體化，認(rèn)真做好自己的工作，履行好自己的責(zé)任。時(shí)刻警惕“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”、“事不關(guān)己”的心理。定期做好自檢自查，勤于總結(jié)，在工作過程中不斷的將流程優(yōu)化再優(yōu)化，將自己的工作做到更好。

管理人員也要提高服務(wù)意識(shí)。辦公室管理人員的精神面貌及工作狀態(tài)代表著單位的整體形象。因此要擺正好心態(tài)，穩(wěn)定好情緒，不能因?yàn)樽约盒那榈暮脡挠绊懻w工作的進(jìn)行。平常接聽電話不能敷衍，態(tài)度表現(xiàn)不耐煩，收到的文件也要認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)，發(fā)文時(shí)的標(biāo)點(diǎn)及用詞也要字句斟酌。能辦的事情要及時(shí)處理，不能辦的事情也要及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)做決策，不能一拖再拖，從而帶來不好的影響。要有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)，并將這種工作狀態(tài)貫穿到工作的各個(gè)方面。

6、完善考核和監(jiān)督制度

制定明確的獎(jiǎng)懲規(guī)章制度及實(shí)用有效的監(jiān)督和考核制度。細(xì)化績(jī)效考核，量化目標(biāo)及工作量，做到懲罰分明，才能公平公正的，更好地發(fā)揮激勵(lì)作用，從而提高管理人員工作的積極性，使他們更好的發(fā)揮自己的特長(zhǎng)與優(yōu)點(diǎn)。

小結(jié)

作為事業(yè)單位中的核心部門，辦公室代表著單位的整體形象。辦公室工作人員要將精細(xì)化管理的理念及做法貫穿到工作中，不斷提高責(zé)任意識(shí)，認(rèn)真履職，為領(lǐng)導(dǎo)把好關(guān)，做好“管家”的角色，同時(shí)也要提高服務(wù)意識(shí)，營(yíng)造宣傳學(xué)院的良好形象，這樣才能為單位的發(fā)展“保駕護(hù)航”，從而實(shí)現(xiàn)單位的健康發(fā)展和單位社會(huì)效應(yīng)的良性循環(huán)。

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（作者單位：上海科技管理干部學(xué)院，上海 201800）