大數據背景下單位檔案管理芻議

摘 要：隨著大數據時代的到來，單位檔案管理強化規范化原則、實事求是原則和全局性原則。單位檔案管理的運用從提取檔案信息中的各類數據、開發檔案信息中的數據平臺、提升檔案信息化的服務水平入手。單位檔案管理未來從加強檔案管理工作觀念的更新、加強檔案管理工作的技術創新、加強檔案管理服務的工作創新等方面提升服務水平。

關鍵詞：大數據;單位;檔案管理;芻議

一、大數據背景下單位檔案管理原則

（一）規范化原則

隨著經濟社會的快速發展大數據時代已經到來，對數據的管理與使用成為信息化背景下人們生活不可缺少的一部分。任何一家單位的發展都是由歷史脈絡形成與不斷發展壯大交織在一起的。隨著單位資產規模和員工數量的不斷增加，涉及到單位發展的各種檔案的保存與使用成為了新的議題。檔案通常記錄了單位各個歷史時期發展中的重要事件、經濟往來、人員流動等的重要信息，對檔案資源的利用要規范，按照流程查閱相關內容。

（二）實事求是原則

在檔案管理工作中，為了解決檔案信息日益龐大的難題，在其中引入大數據信息技術是很有必要的。[1]單位根據具體情況調取相關檔案信息，利用大數據技術對重要信息進行編碼、提取、加密等工作可以提高檔案信息的利用率和保密性。使檔案管理工作更好的適應大數據時代的要求。檔案工作人員在利用檔案信息時，要樹立實事求是的原則，根據需要提取檔案信息。

（三）全局性原則

由于將大數據信息技術引入到檔案管理工作中來，對數據的完整性提出了更高的要求。單位檔案一般年代久遠從而導致相關信息量巨大，對信息的錄入顯得格外關鍵。同時，由于單位是一個社會系統中的子系統，與社會其他機構的交流非常緊密，相關往來的歷史信息對單位的發展也起到了關鍵性的作用。檔案管理人員在調取單位檔案信息時，根據實際情況提取信息。

二、大數據背景下單位檔案管理運用

（一）提取檔案信息中的各類數據

在大數據信息技術的幫助下，其可對檔案中的關鍵信息予以精確性的提取和挖掘，采用文本數據挖掘技術可以對數據信息中的文字予以更加有效的分析。[2]同時，隨著單位事務的不斷增多，如何從海量的信息中快速提取出有用信息對檔案管理人員提出了新的要求。通過對必要數據的提取，不僅提高了檔案的利用率，也對檔案管理者的實操技能的提升有很強的針對性。

（二）開發檔案信息中的數據平臺

單位檔案數據非常復雜，涉及到很多字段。在大數據背景下對數據的提取要求非常高，需要建立相應的數據平臺來提高數據挖掘和提取的信度和效度。另外，通過開發單位檔案數據平臺可以有效提高大數據共享的效度，提升單位服務的客戶對信息需求的滿意度。數據平臺的開發是單位對外宣傳的窗口，訪問者可以通過信息了解單位，也更好地挖掘了用戶的隱形訴求。

（三）提升檔案信息化的服務水平

在大數據信息技術的幫助下可以有效實現檔案信息智能化檢索、定制、咨詢、保密、追蹤等服務，為用戶提供有效的信息。同時對單位檔案管理者而言，大數據的應用提升了檔案的利用效率，提高了數據處理的速率，對接了大數據管理的平臺，對信息資源的有效共享提供了堅實的基礎。對單位決策管理者而言，可以根據歷史數據提前研判未來發展趨勢，提高風險防控。

三、大數據背景下單位檔案管理發展

（一）加強檔案管理工作觀念的更新

在大數據時代背景下單位對檔案管理工作提出了更高的要求，單純的對檔案進行歸檔和整理已經逐漸無法滿足單位的使用需求，因此在檔案管理工作創新中還需要從工作觀念轉變。[3]為了提升服務質量和水平，觀念的轉變是第一位的。在遵循部分資料保密的基礎上，提升單位檔案管理的實效性，提升單位檔案的利用水平，強化單位檔案管理的服務意識，提高數據化利用水平。

（二）加強檔案管理工作的技術創新

在大數據背景下講究數據的實效性和真實性顯得格外重要。傳統的檔案儲存與翻閱方式已經不能適應經濟快速發展的需要。特別是數據時代的來臨，人們每天產生的數據交換都是以億兆為單位。同時，加強對單位紙質原始檔案的管理用新的防腐防塵材料予以保管，提高原始檔案保存的水平。

（三）加強檔案管理服務的工作創新

對于檔案使用者而言，通過檢索相關字段提取有效信息的數據處理能力顯得格外關鍵。要求單位檔案擁有者在檔案數據平臺開發時注重對檔案數據的編碼開發，力爭做到大而全。對于檔案數據維護者而言，必須對數據保護采用最新的防火墻技術、數字證書、數字簽名等安全防護技術，提高數據存儲服務器的安全等級。對于單位紙質檔案管理者而言，加強檔案管理規范化水平，提升其業務能力也是工作中的重點。

四、結語

單位檔案的有效管理是單位發展中不可缺少的組成部分，特別是在大數據背景下對信息數據的提取需求不斷增長，信息的準確和高效對單位組織的發展可以提供科學的決策參考。在有力的技術設備支撐下促進單位管理決策體系的高效運作。

參考文獻：

[1]于冬艷.芻議大數據信息技術在檔案管理中的運用[J].科技經濟導刊，2019（27）：42.

[2]苗艷輝.大數據時代檔案管理問題研究[J].中國新通信，2019（04）：103-104.

[3]王德英.淺談大數據背景下機關單位檔案管理工作創新[J].辦公室業務，2019（04）：98.

作者簡介：艾晶（1981-），女，湖北恩施人，本科，助理工程師，研究方向：檔案管理。