關于基層檔案管理工作的分析

郭建東

（河北省淶源縣烏龍溝鄉人民政府，河北 淶源 074300）

檔案信息的管理工作正面臨體制改革和創新的諸多關鍵問題，從中也發現了以往容易忽視的缺陷和不足，歸檔工作中出現的問題就很明顯的體現出當前檔案管理工作的制度和體系并不完善。現階段歸檔工作出現了很多亟待解決的問題，如果不能及時彌補制度性缺陷，歸檔后的檔案信息的應用價值就會大大下降，進而造成檔案管理類的工作效率和水平降低，因此提升歸檔工作和檔案信息應用水平至關重要。

一、當前基層檔案室管理工作中存在的問題

（一）保護意識薄弱

當前管理人員在處理和整合檔案信息，進而開展歸檔工作過程中，由于保護和安全意識較為薄弱，歸檔后的檔案并沒有得到妥善的保管和保存，以至于經常出現檔案資料丟失，使檔案資料缺乏完整性。還有一些管理人員并沒有認識到自身工作的重要性，在工作中顯得極為懶散和懈怠，不重視保護寶貴的檔案資料。

（二）制度不夠完善

之所以在歸檔工作中出現的不足和缺陷，歸根結底是因為缺乏完善和健全的檔案信息管理制度和運行機制，這是根本性的原因，也是目前檔案管理體制創新發展所必須要解決的問題。如果這個問題長期存在又得不到有效解決，那么就會造成各項工作缺乏必要的依據和參考，導致更多新問題和新矛盾出現，進而阻礙管理工作的進一步發展。

（三）歸檔不及時

在基層的檔案管理工作中，很多檔案被借閱和使用后并沒有及時歸還歸檔，這就是我們常說的歸檔不夠及時的問題。究其原因，一方面在于借走檔案的工作人員可能是粗心大意，抑或是還有其他工作要做，就沒有及時歸還檔案。而另一方面是檔案的管理人員沒有盡職盡責的保護檔案的完整性，認為不及時的歸檔行為并不會產生什么危害。

（四）管理人員業務能力欠缺

從事檔案信息管理的工作人員，從其日常管理工作的表現來看，其業務水平和工作能力并不能完全勝任這個工作崗位，也不具備檔案管理所需要的信心和耐心。這是由于檔案信息的種類類型有很多種，管理人員要對其進行整理和分門別類，此時需要良好的工作心態和強大的思辨和邏輯思維能力。但是實際上具備這種工作能力和形態的工作人員還比較缺乏，工作人員對待工作不認真，也不愿負起應有的工作職責。

二、加強檔案管理工作的對應策略

（一）加強重視，為檔案管理工作提供發展環境

管理人員首先要轉變以往的工作態度，培養正確的管理理念，樹立良好的工作心態。在歸檔工作中要做好認真負責，并且要積極改善工作的環境和氛圍，提高對檔案管理的責任心和管理意識水平。

（二）建立健全的檔案管理制度

正所謂，沒有規矩，不成方圓。想要促進檔案管理工作的順利進展，就必須要建立健全的檔案管理制度。除此之外，還要嚴格要求檔案管理工作人員按照相應的規章制度辦事。合理的制度的存在能夠有效地避免一些錯誤的發生，進而提高檔案管理工作的效率。具體來說，檔案工作管理制度要根據單位的實際情況來制定。一般可以分為檔案管理機構及其職責、歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、二級檔案管理要求等相關規章制度。只有明確確定這些制度，才能夠確定檔案管理人員的義務和職責，確定檔案歸檔及利用的相關流程，從而使檔案管理工作豁然開朗，有條不紊。

（三）加大投入，保證檔案管理工作的可持續發展

隨著信息化管理體系的逐步完善，檔案歸檔的相關工作都開始使用計算機系統和軟件來處理工作上的各種事務。為了有效解決歸檔工作中的問題，應加大資金和人力的投入，進一步完善信息化和電子檔案的管理體系，依靠先進的技術和控制系統來更好的保管檔案信息資料，督促其他工作人員及時歸還借出的檔案資料。

三、基層檔案工作很重要，是一項基礎性、支撐性工作，這就要求各級領導首先要以系統性思維來認識檔案工作，克服短期觀念、近視效應。首先要對檔案工作的基礎性、支撐性作用有清醒認識，檔案工作是整個社會秩序、社會治理的基石。黨的十九大報告中反復強調創新發展，創新不是空中樓閣，而是在過去已有工作基礎上開展的開拓性行動，檔案在創新發展中具有不可替代的作用。其次，要注重對檔案工作的規劃和頂層設計。檔案工作具有廣泛性和普遍性，有人的地方就會產生檔案，如果人們按照自己的理解來收集、處理和利用檔案，檔案工作就會呈現出無秩序、不協調、不平衡的狀態。因此，要認真規劃好每一個階段檔案事業的發展進程，針對不同階段的矛盾采取有針對性的措施，重點推進，才能整體提升檔案工作水平。還要做好頂層設計，除了制定出臺一系列檔案工作質量技術規范外，還需要在統一的平臺、互通的標準、安全的管理等方面自上而下地進行部署推進。

總之，基層的檔案管理單位和部門要健全自身的培訓制度，結合檔案歸檔工作要求和基本原則，定期對工作人員進行培訓，同時開展檔案專業知識的專題講座，逐步提高管理人員的管理意識和工作能力，全面提升管理部門員工們的綜合物質，增強處理業務問題的能力，并注重培養員工的責任心、耐心和良好的工作態度。基層檔案管理工作是一項需要大量人力、物力和財力共同支持的工作，只有改善檔案管理室的環境，增強工作人員的工作素養，加強領導的重視，才能夠保證檔案管理工作的可持續發展和檔案資源的可持續利用。