學校檔案管理規范化的路徑探討

馬鳳波

（南陽醫學高等專科學校，河南 南陽 473000）

近些年我國經濟社會的發展，注定了我國相關的檔案管理工作越來越重要，然而檔案管理自身的性質又決定了其必然是一項枯燥的管理工作，所以如何更好地開展檔案管理工作也逐漸成為了管理人員需要深入思考的問題。同時，檔案管理工作的質量水平也嚴重影響了我國相關單位的發展，對于其可持續發展而言也具有較為重要的意義，而學校檔案管理工作的規范化也在這樣的背景下，成為了當前學校管理工作中的重要組成部分，并隨著理念的不斷完善發展，逐漸引起學校領導和管理人員的注意。

一、檔案管理工作相關概述

隨著時代的變化，學校管理部門對于檔案管理的認知逐漸得到深化，而相關單位檔案的規范化管理也隨之成為了當前相關單位后勤管理的重要組成部分。相關單位檔案規范化管理對于相關單位管理水平的提高起到了重要的作用，同時促進了檔案管理制度的標準化，極大地提高了當前相關單位的管理效率。而這種規范化正是當前檔案管理工作的重要趨勢，既是更好地實現檔案管理工作標準化和科學化，通過對于數據更為準確的處理與分類，完成對于檔案管理工作的準確劃分，從而能夠更加有效率地查詢和記錄檔案，對于相關單位戰略的執行效率也有較大的提升[1]。

二、檔案規范化管理的現狀

隨著時代的變化，管理部門對于檔案管理的認知逐漸得到深化，而學校檔案的規范化管理也隨之成為了當前學校后勤管理的重要組成部分。

（一）管理制度不合理

由于長期以來學校管理人員對檔案管理工作重要性的忽視，檔案管理規范化也僅僅只是停留在理論的階段，真正能夠做到學校檔案管理規范化的少之又少，也正是在這樣的背景下，造成了檔案管理制度的不合理和不完善。對于管理活動而言，是否具有一個合理的管理制度將會對其后續的工作產生重要的影響，例如如何進行檔案規范化排列和分類，都需要有一個合理的管理制度保持其規范化和制度化，避免了由于制度不合理可能會導致的排列和分類的混亂。另一方面，只有一個合理的管理制度才能夠保證檔案管理的規范化進展足夠科學，同時又能夠利用科學管理的方式反作用于學校檔案的規范化管理，當兩者之間相互促進時，學校檔案管理才能夠持續規范化。[2]

（二）管理模式較為單一

管理模式較為單一是當前學校檔案規范化管理的重要問題之一，是阻礙學校檔案管理水平發展的重要因素。單一的管理模式是制約學校檔案管理規范化的重要原因，同時也導致了學校檔案管理規范化工作效率低下、工作質量不高等問題。檔案管理人員在履行工作職責時，如果只能通過較為單一的方式對圖書檔案進行管理，則可能會對學校管理人員的查閱和管理工作造成影響，進而導致整個學校檔案管理甚至是運營管理系統的低效率。這種管理模式單一的問題對于檔案管理工作的規范化而言，是長期存在的較為普遍的一種現象，而如何解決這一問題則成為了能否促進檔案管理規范化高效率和快速普及的關鍵。

三、學校檔案管理規范化路徑探究

（一）建立完善的檔案管理規范

相關的管理部門需要能夠結合實際的認識檔案管理問題，對檔案管理的活動進行一定的規范，確保職責明確，避免由于職責不明確和管理監督松散，造成的管理活動懈怠等問題，明確地進行有效的改革與創新，并設定正確的獎懲制度，通過正負兩面激勵當前檔案管理的工作積極性，以避免由于工作失誤造成的相關管理問題。同時，想要真正構建行之有效的檔案管理安全保障體系，便需要確保相關的管理制度行之有效，同時能夠明確地應用到當前檔案的管理工作中，并對相關的檔案管理工作提供較為高效的指導。

（二）內部監督制度的構建

對于檔案管理部門的監管一定要提前做好預防，避免工作中問題的推諉現象。這便是對于檔案管理部門人員的深入監管，通過人管人、制度管人、人管制度的三重作用，盡量避免由于工作失誤造成的相關檔案管理上的漏洞，從而不利于相關檔案安全保障管理體系的構建，并對相關的管理工作造成不必要的麻煩，從而影響相關檔案管理的質量和效率。

（三）提高檔案管理部門人員自身素質

檔案管理部門存在的問題，一部分也體現在檔案管理人員的身上，由于在過去的一段時間內，檔案管理沒有受到足夠的重視，相關的管理人員自身素質的要求也較低，這樣一來，隨著學校檔案管理活動復雜性的增加，相關的檔案管理人員自身素質水平也就不足以準確地完成檔案管理工作，從而導致了檔案管理行為活動水平的下降。為此需要相關學校能夠針對性地審計高素質的檔案管理人員，著重強調對于檔案管理人員職業素養的審計，同時規范對于檔案管理人員的管理活動，并引進高素質的檔案管理人員[3]。

（四）強化檔案計算機管理的加密處理

隨著近些年互聯網信息技術的快速發展，當前將計算機技術應用到檔案管理的案例逐漸增加，相關的應用范圍也日趨廣泛，與此同時帶來的相關的計算機安全問題也逐漸成為了人們熱議的話題。這是在這樣的背景下，加密處理成為了當前對于互聯網計算機系統信息資源防范設計的必然趨勢，如何更好地應用加密技術則是相關專業人員需要思考的問題，而對于傳統的加密信息技術而言，其對于信息的加密在應用時會產生一定的應用問題，例如對相關數據進行處理前，需要能夠對相關數據進行解碼，這樣才能夠更好地完成對于加密信息的處理，但這同時也給了黑客攻擊或者病毒入侵的機會。

結語：

總而言之，當前學校檔案管理仍然存在著一定的問題，這些問題對于學校檔案管理工作的開展形成了一定的阻力，相關的管理人員需要針對這些問題，進行相關的改革發展與探究，以便于更好地實現學校檔案管理的規范化和優化。