論實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的必要性

朱夢珺 巫梓婷

（江蘇省灌溉總渠管理處，江蘇 淮安 223001）

計算機技術、大數(shù)據(jù)技術的迅猛發(fā)展使得數(shù)字化已經(jīng)滲透到各行各業(yè)的實踐之中去，檔案管理工作自然也受此影響。當前大多數(shù)企業(yè)和單位的檔案管理工作機制相對落后，數(shù)字化和信息化檔案管理模式提供了新的發(fā)展方向和發(fā)展思路，讓檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展有了堅實的基礎。

一、數(shù)字化檔案優(yōu)勢分析

第一，可以提升立卷制度的執(zhí)行力度。在對數(shù)字化檔案管理工作進行細節(jié)分析和研究之后，筆者發(fā)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作推行之后，檔案管理部門可以有效地規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理的弊端，借助先進的管理思想提升了檔案工作的效率。具體來講，傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案的歸檔和立卷是非常重要的一個環(huán)節(jié)，立卷歸檔工作是提升檔案管理工作標準性和規(guī)范性的重要手段，同時也是提升管理水平的關鍵途徑。但是受到技術水平和檔案管理人員工作精力的限制，立卷歸檔工作的實際效果并不理想，嚴重影響了檔案綜合管理工作開展的成效。數(shù)字化檔案管理技術的出現(xiàn)使得檔案管理歸檔水平能夠得到顯著提升，立卷歸檔的執(zhí)行力度和執(zhí)行效率大幅度增強，為全面優(yōu)化檔案管理工作效率奠定良好的基礎，提供強大的支持。簡而言之，數(shù)字化檔案管理工作開展之后，檔案立卷歸檔工作具有了明顯的網(wǎng)絡化特征，相關管理人員可以利用計算機進行數(shù)據(jù)分類輸入和電腦歸檔，保證立卷歸檔的精確性。

第二，可以有效地控制檔案資料整理時間。傳統(tǒng)檔案管理工作需要檔案管理人員在特定的時間和空間內進行檔案資料的整理、歸集、存檔和利用，檔案管理工作效率受到極大的限制，對檔案資料的利用和檔案整體水平的提升具有較大的消極影響。在引入數(shù)字化檔案管理技術之后，原本檔案管理工作的空間性限制得到了弱化，檔案管理人員可以不受時間、地點限制地開展檔案管理工作，快速完成電子文件的分類和歸檔，檔案管理效率得到了顯著的提升，可以說現(xiàn)代化建設與數(shù)字化檔案管理工作有著直接的關系。

第三，提升檔案查詢的效率。信息技術快速普及和飛速發(fā)展的時代背景下，檔案資源的利用程度成為整個社會關注的問題。檔案資源的優(yōu)化和管理也成為大干管理人員需要重點關注的問題。在這樣的條件下，檔案查詢和借閱將成為新時期檔案管理工作的焦點。只有上述兩項工作開展到位和及時，數(shù)字化檔案管理技術的引入才有了意義。數(shù)字化檔案管理技術可以提供便捷的借閱平臺和查閱基礎，為檔案管理工作實際效用的發(fā)揮奠定良好的基礎。

第四，可以促進各部門信息的高度整合。傳統(tǒng)檔案管理之中，各部門的檔案信息收集均各自為政，互不相通，檔案信息的更新受到嚴重影響。以人事檔案為例，員工檔案往往只停留在入職的階段，之后的人員晉升、人員發(fā)展等信息均未納入到檔案管理之中來。檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的應用使得各部門信息可以實現(xiàn)高度整合，并交由檔案管理人員進行統(tǒng)一管理，為檔案管理工作的有效性和集成性奠定了良好的基礎。

二、數(shù)字化檔案管理需要把握的關鍵點和細節(jié)

第一，進行系統(tǒng)工程建設，構建信息共享平臺。檔案數(shù)字化管理是一個系統(tǒng)的、繁雜的、循序漸進的過程。數(shù)字化檔案管理工作的開展涉及到整體框架設計、設備選擇、軟件應用、文件整理和歸檔流程、掃描、備份、查詢借閱、權限設置、銷毀鑒定、格式轉換和數(shù)據(jù)輸出等多個工作流程，這些工作流程相互銜接、先后搭配，是檔案信息管理和資源利用開發(fā)不可或缺的環(huán)節(jié)。大型組織和企業(yè)每天都需要記錄和保存大量的文本文件，檔案管理系統(tǒng)需要采取雙服務器服務機制，借用高速掃描儀、磁盤存儲的方式來提升檔案信息存放的安全性。相應的文件查詢系統(tǒng)應當為人們提高檔案利用效率而服務，進而實現(xiàn)信息共享的目標和檔案利用的程度。

第二，建立橫向信息對接渠道。當前檔案管理體系中存在電子檔案和紙質檔案并行的工作弊端和問題，筆者認為二者之間可以建立對接的渠道，不同類型的信息存儲方式和表達形式能夠在發(fā)揮紙質檔案資料作用的過程中完善電子信息檔案的表達形式。為此，企業(yè)和組織要在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構建上花功夫、下力氣。根據(jù)檔案管理條例和工作需求來完善檔案管理制度，對兩種類別的檔案存儲形式進行科學安排和整合，漸漸形成規(guī)范化的電子檔案管理工作體系。與此同時，我們還要關注個別檔案資料的保密性需要和安全性需求，在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中嵌入保密管理體系，充分地保護電子檔案的安全性，防止信息出現(xiàn)被盜竊和損毀的可能性。當前網(wǎng)絡環(huán)境存在很多不確定性和不安全性，如果不加強安全管理，那么電子檔案和辦公自動化系統(tǒng)將會喪失保障能力和安全運營環(huán)境。

第三，建設專職數(shù)字化檔案管理隊伍。數(shù)字化檔案管理需要檔案管理人員在檔案管理理論知識和信息技術能力上更勝一籌。企業(yè)和單位要重視復合型人才的培養(yǎng)，讓員工意識到當前的工作體制和管理技術和傳統(tǒng)檔案管理模式相比已經(jīng)發(fā)生了翻天幅度的變化。如果不能有效及時地掌握最新技術和理論發(fā)展成果，那么在面對各類型的檔案管理事務時將會束手無措、疲于應付。企業(yè)和單位要加強對檔案管理人員的培訓，逐步地進行技術能力強、專業(yè)素質硬的隊伍的打造。

總而言之，數(shù)字化檔案管理是時代發(fā)展的必然結果。檔案信息愈加龐大的時代背景下，傳統(tǒng)檔案方式已經(jīng)漸漸被淘汰，數(shù)字化檔案管理模式可以在減少事務性工作的基礎上提升對檔案管理效率，是未來檔案管理變革的主要路徑。