如何進一步做好檔案管理工作

徐蕾

海陽市醫療保障局 山東海陽 265100

1 檔案規范化管理的基本要求

1.1 注重檔案資源的規范化收集和整理

為了更好地提升檔案的開發利用水平，要檔案資源的收集、整理和歸檔工作，必須確保檔案資料的來源清晰、材料收集齊全完整，并且要根據檔案材料的名稱、作者、時間等要素進行合理、明確的整理分類，依據檔案的重要程度進行標準化格式的轉換，使之統一標準和格式，滿足檔案規范化管理的要求。

1.2 兼顧實體檔案與數字化檔案的建設

在檔案管理規范化建設的過程中，要注重實體檔案與信息化、數字化檔案的統籌并進，要充分重視實體檔案自身所具備的原真性和憑證功能，加強對實體檔案的資料保管工作，避免實體檔案受到環境因素、人為因素的破壞，確保實體檔案資料的原真性、完整性。同時，還要以現代信息技術為依托，將不同載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，使之具有數字化、仿真性的特點，借助于計算機設備實現對數字化檔案的存儲和管理。

2 新時代檔案管理工作的現狀

2.1 檔案工作制度不夠完善

檔案工作制度檔案工作順利開展的基本保障，然而目前的檔案工作制度仍不夠完善，存在很多不足，具體表現為以下幾個方面：第一，檔案工作制度混亂，使得檔案工作缺乏依據。第二，現階段檔案工作存在朝令夕改的現象，導致檔案工作者無法順利開展檔案管理工作。

2.2 檔案工作者的信息素養有待提升

新時代對檔案工作者的信息素養提出了更高的要求，然而目前大部分檔案工作者的信息技術水平不高，不能滿足新時代檔案工作數字化建設的需求，嚴重影響了檔案工作信息化建設。

3 如何做好檔案管理工作

3.1 加強對檔案的利用和監督

做好對檔案的利用和監督也是檔案保密管理的重要內容，在利用和監督過程中能夠及時制止不利于檔案保密的行為，在保證檔案保密性的基礎上加強對檔案的利用程度。加強檔案的利用和監督管理，首先要做好制度建設，比如要完善檔案的外借制度、復制制度等。結合檔案的具體內容來明確其利用范圍，嚴格按照規定的審批手續來進行檔案的借閱。其次，要完善檔案的監督措施，結合檔案的內容以及價值，做好對檔案的重點保護，如發現有損毀檔案的現象，就要立刻制止和處理，及時保證檔案的完整性。第三，管理人員要明確處理好檔案的監督和利用關系，做好對涉密檔案的保密是員工以及公民的義務，所以檔案管理人員必須要嚴格落實好檔案的保密措施，保證檔案的保密性。

3.2 創新性推動現代化發展

現代化建設目標就是緊跟時代腳步共同發展，創新發展也是為了賦予機構適應新環境更大的生命力和創造力。醫院檔案管理的現代化建設就是渴望進步。創新這節個人發展的必修課已成為每個單位去適應社會快速發展應具備的能力素養。醫院的檔案管理制度形式就要適應時代而摒棄固有的傳統性封閉、不靈活、復雜繁瑣且低效的制度運行方式。分析會出現的問題，預見性探索解決方案并探索改革中的新途徑，在低成本下實現高效運行，綜合性創新發展是醫院檔案管理發展的必行之路。

3.3 檔案信息資源的開發與利用

醫院開展檔案信息管理工作，最重要的工作目的主要是為了促進醫院檔案信息資源利用率的增強，醫院檔案的人員需要在提高對此問題重視程度的基礎上，進行多渠道、多途徑的檔案信息資源開發，促進檔案信息資源利用價值的充分發揮，從而使醫院檔案能夠為醫院各項工作的開展都提供有利依據，能夠服務于醫療、教學和科研等多個工作領域，從而保證醫院醫療水平的提高，為患者提供更加滿意的醫療服務。就醫療設備檔案管理工作本身來說，其工作目標是為檔案信息的開發和利用，這一管理工作的開展，只有在將相關服務目標進行實現的基礎上，才能使其檔案保存價值得以有效發揮。

3.4 加強檔案管理工作人員規范化培訓

醫院檔案管理不僅僅是將各科室的檔案簡單集中保管，而是要推進檔案管理工作的科學化、規范化、制度化、信息化，這就要求檔案管理人員必須具備一定的業務水平。醫院應將檔案人員納入人才培養計劃，既要開展專業培訓、繼續教育學習，也要建立考核、考評機制，充分調動工作人員的積極性，推動檔案工作的創新發展。

3.5 正確應對信息化給檔案管理帶來的機遇與挑戰

檔案信息化是在檔案管理活動中充分利用現代化的信息手段和處理技術，對檔案信息資源進行處理、分析和管理。信息化對于檔案管理是一把雙刃劍，帶來了機遇同時也提出了挑戰。檔案管理工作人員要勇于接受信息化帶來的機遇，充分利用信息化給檔案管理保存、歸檔方式、服務模式、共享與利用等方面帶來的機遇，同時也要積極應對信息化對檔案安全、人員素質提出的挑戰。醫院檔案管理信息化是大勢所趨，是提高醫院整體競爭力的歷史必然，只有充分利用好信息化這一把雙刃劍，使檔案管理向規范化、標準化發展，才能提高醫院整體競爭水平，保證醫院的可持續發展。

增加對檔案管理工作的資金投入，資金投入不僅限于對檔案設施、檔案用具的投入，更應包括對檔案管理人員繼續教育等的投入。資金的投入可以改善檔案管理工作軟硬件條件——不僅可以改善檔案管理工作的工作條件，還可以提高檔案管理工作人員的素質。

3.6 拓展檔案資源服務范圍和利用效率

醫院檔案最終要服務于醫院管理、醫療服務等各個方面，加強檔案資源的開發與利用是檔案工作的最終目標。新醫改形勢下，醫院檔案管理人員應積極向醫院內各部門提供檔案資源服務，有計劃的開展檔案資源編研，建立規范、系統、完整的檔案資源體系，從而更好地為醫院管理、教育、科研工作提供服務。

4 結語

總的來說，加強檔案的保密管理，提高檔案的保密性，是保證穩定發展的重要前提，也是加強對知識產權以及核心技術的保護措施，所以企業必須要充分認識到檔案保密管理的重要性，重視檔案保密工作。