基于ERP系統(tǒng)的物料編碼應(yīng)用與研究

（貴州航天控制技術(shù)有限公司 貴州 貴陽(yáng) 550009）

1 引言

物料編碼是企業(yè)信息化的基礎(chǔ)，建立公司共享物料信息庫(kù)和物料管控流程，能夠使物料在TC、ERP、MES等應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)施中實(shí)現(xiàn)編碼一致、信息共享，更好地為整個(gè)公司信息化服務(wù)，從而降低科研生產(chǎn)制造成本，提高公司科研生產(chǎn)效率。物料編碼屬于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中最基本的數(shù)據(jù)，是ERP系統(tǒng)實(shí)施能否成功的關(guān)鍵因素，俗話說(shuō)：“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)，”這是中外企業(yè)信息化建設(shè)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)得出的真理，從中可見(jiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要性。

2 物料編碼的意義與原則

2．1 物料編碼的意義

物料編碼是用字符串或數(shù)字表示的唯一性代碼來(lái)標(biāo)識(shí)物料。物料編碼涉及物料的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、材質(zhì)和計(jì)量單位等基本特性，還包括物料的采購(gòu)方式、存放地點(diǎn)、稅率、價(jià)格和評(píng)估級(jí)別等。物料編碼伴隨著物料的整個(gè)業(yè)務(wù)周期，物料編碼的好壞直接影響公司的生產(chǎn)計(jì)劃、庫(kù)存管理、采購(gòu)管理、銷(xiāo)售管理、成本核算等工作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。對(duì)于實(shí)施ERP系統(tǒng)的公司，規(guī)范地物料編碼體系是實(shí)現(xiàn)管理精細(xì)化管理的基礎(chǔ)，更是成功實(shí)施ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)。

2．2 物料編碼的原則

⑴唯一性

唯一性是物料編碼最基本的原則。物料編碼要求各個(gè)物料的編碼能夠唯一識(shí)別，不可重復(fù)。保證相同的物料使用同一個(gè)編碼，一個(gè)編碼對(duì)應(yīng)一種物料，避免一物多碼或一碼多物的現(xiàn)象。

⑵規(guī)范性

物料編碼開(kāi)始時(shí)，對(duì)物料進(jìn)行分析，制定統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)、格式，采用行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或者國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則進(jìn)行編碼，規(guī)則一旦確定，所有的業(yè)務(wù)部門(mén)都要遵循。

⑶簡(jiǎn)單化

設(shè)置合理、簡(jiǎn)單易懂的編碼規(guī)則，減少編碼的出錯(cuò)率。不必要把物料的所有屬性都反映到編碼中，對(duì)編碼的長(zhǎng)度進(jìn)行合理的預(yù)計(jì)，便于人員的操作。

⑷快捷性

設(shè)置能夠被快速識(shí)別、快速輸入和被計(jì)算機(jī)快速處理的屬性。在利于后期擴(kuò)充的基礎(chǔ)上盡量減少編碼的長(zhǎng)度，增加計(jì)算機(jī)的運(yùn)行速度。

⑸系統(tǒng)性

建立完整、系統(tǒng)地物料編碼體系，不易頻繁變動(dòng)，盡可能保持編碼系統(tǒng)的相對(duì)穩(wěn)定性，有助于公司長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

⑹可擴(kuò)展性

編碼規(guī)則應(yīng)留有余地，需考慮到未來(lái)物料物品增加及更新的情況，需在規(guī)劃內(nèi)，增加擴(kuò)編的余地，保證物料編碼在將來(lái)能被有效地?cái)U(kuò)充使用。

3 基于ERP系統(tǒng)公司物料編碼規(guī)則及流程管理

3．1 公司編碼規(guī)則

參照各類(lèi)國(guó)家、航天標(biāo)準(zhǔn)，公司物料編碼結(jié)構(gòu)由分類(lèi)標(biāo)識(shí)碼和特征標(biāo)識(shí)碼組成。分類(lèi)標(biāo)識(shí)碼采用8位數(shù)字，參照標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)物品分類(lèi)情況予以唯一指定。特征標(biāo)識(shí)碼采用6位數(shù)字，按發(fā)布先后順序生成。

參照標(biāo)準(zhǔn)，將常用物料分為電子元器件、非金屬材料、金屬材料、機(jī)電產(chǎn)品及產(chǎn)品等四大類(lèi)，分類(lèi)層級(jí)分為大類(lèi)、中類(lèi)、小類(lèi)和細(xì)類(lèi)四層。其中大類(lèi)、中類(lèi)規(guī)定了索引碼，大類(lèi)索引碼由一個(gè)字母表示，中類(lèi)索引碼由兩個(gè)字母表示采取有序編碼方式。

3．2 公司編碼流程管理

公司物料編碼申請(qǐng)流程：用戶在電子表格庫(kù)中查找是否存在需要的物料編碼，如果不存在就按照預(yù)制模板填寫(xiě)好提交數(shù)據(jù)管理員，數(shù)據(jù)管理員在ERP系統(tǒng)中生成物料編碼導(dǎo)入各個(gè)系統(tǒng)使用。

4 基于ERP系統(tǒng)的物料編碼存在的問(wèn)題

4．1 手工查找速度慢

十院物料編碼多達(dá)十幾萬(wàn)條，手工在電子表格中搜索查找物料各個(gè)屬性速度緩慢、光靠肉眼識(shí)別不準(zhǔn)確，計(jì)算機(jī)負(fù)荷重，經(jīng)常死機(jī)，降低了工作效率，影響用戶使用心情。

4．2 模板填寫(xiě)不規(guī)范

物料模板眾多，每個(gè)模板要填寫(xiě)十幾個(gè)左右的屬性值。用戶對(duì)物料分類(lèi)的模板理解有差異，填寫(xiě)電子表格不規(guī)范，無(wú)嚴(yán)格地約束條件，導(dǎo)致申請(qǐng)編碼流程反復(fù)。

4．3 存在一物多碼問(wèn)題

ERP項(xiàng)目上線初期，未對(duì)物料進(jìn)行嚴(yán)格地清洗，導(dǎo)致系統(tǒng)中重碼率很高。經(jīng)常由于計(jì)量單位的一字之差而發(fā)不出料，無(wú)法開(kāi)展科研生產(chǎn)工作，影響公司整體經(jīng)營(yíng)水平。

4．4 各系統(tǒng)間未有效集成

各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)有效集成，每天產(chǎn)生大量的光盤(pán)進(jìn)行導(dǎo)入導(dǎo)出操作，既耗費(fèi)人力、物力、財(cái)力又降低了工作效率，失去了系統(tǒng)集成的意義。

5 基于ERP系統(tǒng)的物料編碼解決方案

5．1 開(kāi)發(fā)搜索工具，加快搜索速度

開(kāi)發(fā)自動(dòng)匹配和搜索物料屬性的工具，提高搜索速度。在申請(qǐng)物料編碼時(shí)與系統(tǒng)中物料編碼庫(kù)進(jìn)行匹配，匹配失敗可以直接提交申請(qǐng)，自動(dòng)進(jìn)行相似性物料的查找，方便用戶和數(shù)據(jù)管理員對(duì)重復(fù)物料的判斷，從而提高圖紙?jiān)O(shè)計(jì)效率，縮短研發(fā)周期，節(jié)約設(shè)計(jì)成本。

5．2 開(kāi)發(fā)填寫(xiě)工具，規(guī)范模板填寫(xiě)

開(kāi)發(fā)規(guī)范性地填寫(xiě)物料編碼的工具，對(duì)每個(gè)物料編碼屬性值進(jìn)行規(guī)范性約束，嚴(yán)格按照模板進(jìn)行填寫(xiě)。在數(shù)據(jù)源頭控制重復(fù)物料的出現(xiàn)，保證進(jìn)入ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)的具有唯一性和規(guī)范性。

5．3 成立數(shù)據(jù)小組，清理重碼物料

首先應(yīng)當(dāng)在系統(tǒng)上線前成立物料編碼小組，集中對(duì)物料進(jìn)行整理與清洗工作，保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；其次在出現(xiàn)一物多碼時(shí)，及時(shí)梳理并完善編碼，提出重碼；最后可組建清理編碼小組，集中時(shí)間、集中辦公將所有的一物多碼問(wèn)題從頭清理干凈，降低重碼率。

5．4 實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成，保證數(shù)據(jù)源統(tǒng)一

協(xié)商各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)廠商開(kāi)發(fā)接口，實(shí)現(xiàn)在ERP系統(tǒng)中生成物料編碼自動(dòng)返填到TC系統(tǒng)的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)同步更新物料編碼，保證數(shù)據(jù)的一致性。

6 結(jié)論

物料編碼是ERP系統(tǒng)乃至企業(yè)整個(gè)信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程非常重要的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。隨著公司各個(gè)系統(tǒng)應(yīng)用的不斷深入，對(duì)統(tǒng)一的物料編碼的需要越來(lái)越明顯，保證數(shù)據(jù)源頭的一致性刻不容緩。物料編碼工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、重要地、長(zhǎng)期地工作，不容松懈，需要將此項(xiàng)工作常態(tài)化，才能保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和唯一，才能建好、管好、用好ERP系統(tǒng)。