淺析人力資源檔案管理

徐芳

四川省渠縣人力資源和社會保障局 四川達州 635200

1 人力資源檔案管理現狀

1.1 紙質檔案數量巨大，中小企業檔案管理認識欠缺

在我國，傳統的檔案管理模式已經運用了幾十年，所以很多企事業單位都積累了大量的紙質檔案；如果將這些檔案轉化為數字檔案，需要投入大量的人力物力；另外，由于部分中小企業自身條件較差，很難拿出足夠的資金建立起完善的人力資源檔案數字化管理系統，企業缺少數字化的設備也沒有對數字化檔案管理形成一定的認識，這些企業只能利用人工管理的模式開展人事管理工作[1]。

1.2 檔案管理系統各項設施不完善

目前，我國企事業單位采用的人力資源檔案數字化管理系統尚不完善，軟件設計存在漏洞，容易被黑客作為攻擊的目標，從而導致信息的損毀、流失、被惡意盜取。另外，客觀環境也會對信息的傳輸產生影響，從而導致“丟包”等問題的出現，為信息傳輸埋下隱患。很多企事業單位信息傳輸以及信息存儲采用開放性系統或開放性網絡，這就給網絡病毒的入侵提供了便利條件。很多企業并不重視網絡安全設施建設，采購的設備以及建設的網絡系統質量偏低，也沒有引進安全性較高的管理系統或網絡安全軟件，這些問題都導致信息安全環境不斷惡化。

1.3 檔案管理人員信息技術水平欠佳

目前，我國仍有很多老一輩的檔案管理人員在崗，這些檔案管理人員信息技術水平欠佳，導致數字化檔案管理系統難以得到有效推廣。另外，還有部分年輕的檔案管理人員同樣也沒有掌握足夠的信息技術，操作仍然不夠熟練。由于操作失誤而導致的信息丟失的事件頻發。并且，很少有企業能組織人事管理人員學習檔案管理信息技術，工作人員養成的不良操作習慣也得不到及時的矯正。及時企業引進了先進的檔案管理設備與系統，由于這些問題的存在，數字化檔案管理系統也很難充分發揮其作用，并降低了檔案管理系統整體的安全性[2]。

2 做好檔案的篩查工作，做好檔案分類

對檔案進行審查和分類是做好檔案管理的安全性和保密性的重要工作。在目前的檔案管理中，主要存在兩種類型的檔案，分別是普通檔案和保機密檔案，保密檔案有根據其保密性的要求，可以分為秘密和絕密的區分。由于不同級別的檔案針對的對象不同，所以在檔案管理過程中，需要對所接受和管理的檔案進行細致的審查，對其機密性進行區別，按照機密性的程度按照相關要求進行管理，通過這樣的方式會提升檔案管理的安全性和保密性。

3 加強約束，專人專管

目前對于檔案管理中的制度還不是很完善，造成了檔案管理中安全性和保密性程度不強。所以要提升檔案管理的安全性和保密性，就需要對相應的管理制度進行完善。在制度建設方面，首先要完善責任制度，對于檔案的管理需要設置專門的人員來承擔相應的責任，明確責任范圍。其次需要對監管制度進行完善。在對檔案管理進行監管的過程中，監管人員要發揮監管的作用，對檔案的一系列過程進行監督，在檔案，促進檔案管理工作的提升，加強檔案管理工作的安全性和保密性。

4 重新制定檔案管理的相關規章制度

每個管理活動，都必須有管理規章制度的制約。所以，重新制定檔案管理的相關規章制度，是非常有必要的。當然，如果想要有效的開展檔案管理工作，有一系列嚴謹的規章制度，是必不可少的。以便于來保證檔案的收集、甄別、移交、查詢等工作的運行。怎樣才能提高檔案的質量？一個檔案長久不更新，那么這個檔案和本人的實際情況，肯定相差甚遠。甚至，可能會有檔案作廢的情況出現。所以，為了杜絕這種現象，提高檔案的質量，檔案管理人員應該及時的與時俱進的收集并更新，職工的個人信息檔案[3]。

當然只收集信息也不行。得看這些信息哪些是有用的，哪些是無用的。以免編寫的檔案過于冗長繁雜，不能及時地找到關鍵信息。所以應該刪繁就簡，讓人一目了然。檔案管理人員，不僅要具備能夠篩選有用信息的能力，還要火眼金睛，辨別這些消息是否屬實。準確明了的檔案要注意歸納。不符合標準的檔案，要退回到有關部門，讓其及時糾正后再歸檔。檔案管理有關部門要保持不遺失、不積壓的工作態度。所以檔案管理有關部門，應該制定并完善規章制度。依照規章制度去工作，才能夠，保證檔案管理工作的具體實施。

5 加強硬件軟件建設，實行規范化管理

對于軟硬件的建設是加強檔案管理中安全性和保密性的另一重要措施，是實現檔案管理規范化和標準化的重要保證。由于互聯網技術的快速發展，目前檔案管理中數字化形式所占比例越來越大，這種形式的管理需要依靠計算機設備來進行。從目前的情況來看，計算機的軟件和硬件都存在受到病毒攻擊的風險，如果計算機一旦受到病毒的入侵，檔案的安全性和保密性就會受到很大的影響。所以應該及時消除存在的隱患，對計算機的軟件和硬件進行提升并定期進行維護和檢查，使得檔案管理工作在安全性和保密性的前提下安全運行[4]。

6 提高服務質量，保證利用需求的實現

檔案工作人員作為滿足用戶需求的直接參與者，責任重大，檔案部門要強化服務意識，強化服務機能，健全服務制度，適應時代發展，利用網絡時代的先進技術，拓寬服務渠道，改變單一的服務模式，實現檔案數字化、信息化管理；此外，檔案人員要樹立良好的職業道德，不斷提升自身的綜合素質，更新業務知識，與時俱進，掌握先進的科學技術，才能將服務水平和質量提上一個新的臺階。